Sistema Gestión. Procesos de Gestión. Procesos de Gestión.

Para crear un nuevo proceso de gestión, hay que cumplimentar una serie de campos. Unos son obligatorios (*) y otros optativos.

Los campos obligatorios vienen señalados con (*):

• Tipo: de proceso de gestión a elegir del desplegable. Se definen, previamente, en Tablas Maestras.
• Origen: del proceso de gestión a elegir del desplegable. Se definen, previamente, en Tablas Maestras.
• Nº Proceso: el usuario puede definir el nº de proceso, sin tener que ser auto numérico. El campo es alfanumérico (Ej: INC-PR-05022009)
• Fecha Alta: que permite seleccionar una fecha de alta del proceso.
• Centro: asignar por defecto un centro de trabajo al proceso.
• Emisor: usuario interno que crea el proceso en la plataforma.

Campos optativos:

• Departamento: departamento responsable donde se ha producido el proceso
• Prioridad: del proceso
• Descripción: del proceso, es un campo de texto alfanúmerico en el que podemos escribir.
• Causa: que ha provocado el proceso, es un campo de texto alfanúmerico en el que podemos escribir. .
• Notas: permite añadir notas u observaciones al proceso, es un campo de texto alfanúmerico en el que podemos escribir.

Para limpiar el proceso, se pulsará en . Para guardar el proceso, debe pulsarse en .

Pulsar aquí para comprimir el apartado

Desde la pestaña búsqueda permite permite localizar los procesos ya creados. Se pueden utilizar los difernetes filtros para realizar una busqueda concreta.

Los filtros de búsqueda son:

• Nº de Proceso:  el número de proceso que se quiere buscar.
• Descripción: del proceso.
• Causas: del proceso.
• Tipo: desplegable, definido en Tablas Maestras.
• Origen: desplegable, definido en Tablas Maestras. 
• Estado del proceso. Puede ser: 
  
• Prioridad: desplegable, definido en Tablas Maestras.
• Fecha alta: fecha en la que se creó el proceso en la aplicación.
• Centro de trabajo: en el que se ha producido el proceso.
• Departamento: en el que se ha producido el proceso.
• Emisor: usuario interno que ha creado el proceso en la aplicación.
• Administrador: del proceso.
• Responsable: del proceso.
• Tipo Etiqueta: tipos de factores, definidos en Tablas Maestras.
• Metadatos. En caso de que se haya configurado alguno de este tipo.Pulse aquí para ver el funcionamiento del filtro de metadatos

Si quiere modificar los campos de búsqueda, debe pulsarse en . Si se realizan búsquedas con los mismos filtros, puede usarse los Filtros Personalizados.

El resultado de la búsqueda aparece en la parte inferior de la pantalla, dividida en varias columnas:

• Pulsando en este icono, se abre el proceso.
• Icono del estado del proceso:
  
• Estado del proceso. Puede estar Anulada, Cerrada, Pendiente de Validar, Pendiente Gestionar, Publicar.
• Fecha de alta: fecha en la que se ha creado el proceso en la aplicación.
• Nº Proceso, asignado al proceso.
• Tipo Proceso.
• Origen Proceso.
• Centro Trabajo, en el que se ha producido el proceso.
• Departamento, en el que se ha producido el proceso.
• Descripción: del proceso.
• Causa: que ha provocado el proceso.
• Notas/Propuestas.
• Emisor del proceso: usuario interno que ha creado el proceso en la aplicación.
• Administrador, del proceso. 
• Responsable de la incidencia.

Pulsar aquí para comprimir el apartado

Los procesos se dividen en varias pestañas:

FICHA

Tiene dos o tres pestañas, dependiendo del estado del proceso.

• • FICHA: En ella se ven los datos introducidos. Permite:
    • Pasar a Validar: se publica el proceso para que lo vean los usuarios que tengan permiso. Los administradores, recibirán un correo electrónico indicando que se ha creado un nuevo proceso. Este debe ser validado y pasado a Pendiente de Gestionar por los responsables. Esta acción aparece en los procesos recién creadas, sobre los que no ha habido ninguna gestión.
    • Gestionar: Si el proceso se ha pasado a Validar, la opción que aparece es Gestionar. Al pulsar en este botón,se pasará el proceso a los responsables para este proceso concreto. En ese momento, se iniciará también el FLUJO DE ANÁLISIS del proceso, pasando al estado PENDIENTE DE PRE-ANÁLISIS y notificando a los usuarios definidos del inicio del flujo. No se puede pasar a Gestionar un proceso que no tenga asociados RESPONSABLES.
    • Eliminar Proceso: Al pulsar en este botón, se eliminará de la aplicación el proceso, sin que quede ningún registro en la herramienta. Si se ha configurado este estado a nivel de notificaciones, llegará un correo electrónico con la eliminación del proceso.
    • Anular Proceso. Si el proceso ya ha sido gestionado, permite anularlo. Pero sigue estando en la aplicación.
    • Cerrar Proceso. Si el proceso ya ha sido gestionada, permite cerrarlo. 
    • Reclasificar Proceso: una vez creado el proceso, permite modificar el Tipo, Origen, Centro, Nº Proceso, Emisor incluso la fecha de alta en la aplicación.
      
      Por un lado, el proceso anterior se anulará, guardando como motivo de anulación el nuevo proceso. Y por otro, los dos procesos serán asociadas mutuamente.
      
      Se debe elegir entre Aceptar las acciones explicadas o Cancelar la Reclasificación. Al aceptar los cambios, se debe indicar los campos que se quieren duplicar:

• • • Imprimir el Informe Completo
    • Guardar, los cambios que se hagan.

• METADATOS. Esta pestaña aparece si se han creado metadatos para los procesos, desde el menú Metadatos
• COSTES: En esta pestaña se agrupan todos los costes asociados al proceso, bien procedentes de sus acciones y tareas asociadas como los costes propios del proceso. Esta pestaña solo aparece si el proceso ya ha sido gestionado. Los tipos de Costes se definen en Tablas Maestras

IMPLICADOS

Permite asociar el proceso con los diferentes elementos de la aplicación para que, después, en cada una de las fichas de esos elementos (centros de trabajo, empresas, trabajadores…), se pueda acceder a sus procesos relacionados.

Por defecto, siempre que se crea un proceso, se asocia de forma automática en Implicados al Centro de Trabajo al que pertenece el proceso.

• Pulsando en el botón Asociar, se puede asociar manualmente otros elementos a los Implicados del proceso.
• Aparece la ventana para elegir el tipo de elemento a asociar.
• Seleccionar del tipo de elemento, los elementos disponibles y pulsar en guardar.
• Si se quiere quitar implicados del proceso, hay que pulsar en el icono Desasociar.

BIBLIOTECA

Al seleccionar la pestaña Biblioteca del Proceso, se puede asociar documentos  que estén en el gestor documental de la herramienta o bien cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario

Pestaña inferior Biblioteca:  permite asociar fichas documentales del gestor documental.

• Asociar Documentos: En la nueva ventana, filtrar las fichas documentales por Código, Título del documento o Carpeta. Seleccionar y guardar. Permite consultar los documentos pulsando en el clip o en el título.
• Desde el listado de fichas documentales asociadas a la Biblioteca del proceso, permite eliminar la asociación, ver la ficha o los ficheros.

Pestaña inferior Ficheros: permite cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario.

• Pulsar en el icono Añadir. Buscar en la ventana de búsqueda. Indicar un nombre descriptivo del fichero.
• En la lista ficheros cargados, permite acceder al fichero pulsando en el clip o eliminar el fichero pulsando en el icono de la papelera.

ACCIDENTES

Esta pestaña solo aparece cuando el proceso es de tipo Accidente. Permite especificar:

• qué trabajadores y/o equipos están relacionados con el accidente
• las causas del accidente
• los factores relacionados con el accidente
• las conclusiones finales a las que se han llegado después de la investigación
• los trabajadores a los que se ha entrevistado en la investigación del accidente
• quienes han sido los investigadores
• observaciones, incluso añadir entrevistados externos e investigadores externos a la empresa

FACTORES

Permite indicar qué factores han podido influir en el proceso.

Los factores y tipo de factores se definen en Tablas Maestras.

• Asociar
• Desasociar

PLAN DE ACCIÓN

Si, cuando se ha creado el proceso, se ha añadido una acción propuesta y es validada, a la hora de gestionar en esta pestaña aparecerá el plan de acción. Desde aquí, se puede crear una tarea relacionada con la acción.

Para crear una nueva tarea se debe cumplimentar: 

• Tipo de Tarea. Es un desplegable definido en Tablas Maestras.
• Responsable. Debe elegirse un responsable de la tarea. Puede ser un perfil, un departamento o un  usuario interno.
• Fechas de inicio y fin previstas. Se debe indicar las fechas previstas en las que se va a realizar la tarea.
• Descripción. Permite indicar una explicación de la tarea que se debe realizar.
• Recursos. Permite indicar los recursos con los que se cuentan para realizar la tarea.
• Observaciones. Permite indicar alguna observación sobre la tarea a realizar.
• Coste Previsto. Debe indicarse el coste que se ha previsto para la realización de la tarea

PLAN DE TAREAS

Si en Plan de Acción se ha creado una tarea, se verá en esta pestaña.

Incluso permite crear una tarea nueva pulsado en . Para crear una nueva tarea se debe cumplimentar:

• Tipo de Tarea. Es un desplegable definido en Tablas Maestras.
• Responsable. Debe elegirse un responsable de la tarea. Puede ser un perfil, un departamento o un  usuario interno.
• Fechas de inicio y fin previstas. Se debe indicar las fechas previstas en las que se va a realizar la tarea.
• Descripción. Permite indicar una explicación de la tarea que se debe realizar.
• Recursos. Permite indicar los recursos con los que se cuentan para realizar la tarea.
• Observaciones. Permite indicar alguna observación sobre la tarea a realizar.
• Coste Previsto. Debe indicarse el coste que se ha previsto para la realización de la tarea.

IMÁGENES

Permite cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario en formatos .png, .jpg, .bmp

-Pulsando en Subir Imagen, se abre la ventana de Imágenes.

-Pulsando en seleccionar archivo, se buscan las imágenes del propio ordenador del usuario.

-Se debe indicar un nombre descriptivo.

-Pulsar en Guardar imagen.

Las imágenes aparecen en un listado de previsualización de las mismas. Pulsando en cada una de ellas aparecerá la imagen a la derecha en mayor tamaño. Y, desde esta última se puede:

• Mostrar Información:
  • Nombre descriptivo
  • Tamaño
  • Fecha de carga

• Funcionalmente permite:
  • Eliminar la imagen
  • Consultar la imagen en su tamaño original

• Ocultar información de la imagen

LISTA DISTRIBUCIÓN

Permite modificar la configuración copiada de la plantilla de lista de distribución general para esta insatisfacción concreta, a nivel de administradores, a nivel de responsables y también de consultores, para cada estado del flujo general del proceso

• Administrador: crea, gestiona y valida el proceso.
• Responsable: crea y gestiona el proceso.
• Consultor: solo puede consultar el proceso.

Para indicar qué notificaciones va a recibir cada permiso, se deben seguir estos pasos:

• • Se pulsará en el permiso que se quiere gestionar.
    
  • Después debe elegirse una fase de la estructura del proceso, en la que se quiere que se notifique al permiso que se está gestionando:
    
  • A la derecha se habilitan tres pestañas:

• • Internos. Mediante el icono , se añadirán los usuarios internos, administradores del proceso, a los que se quiere mandar notificación cuando el proceso pase al estado que se está gestionando.
  • Otros. Pulsando en , permite añadir direcciones de correo electrónico de personas que no tiene acceso a la plataforma.
  • Contenidos. Desde esta pestaña se define en el idioma en el que se va a realizar las notificaciones.

PERMISOS

Al seleccionar la pestaña Permisos, por defecto aparecen los usuarios, perfiles y departamentos con permisos de administración, responsables o consultores definidos para este tipo de incidencia, con este origen y en este centro de trabajo, dentro de las tablas maestras de asignaciones de permisos.

Los permisos pueden ser: 

• Administrador: crea, gestiona y valida el proceso.
• Responsable: crea y gestiona el proceso.
• Consultor: solo puede consultar el proceso.

Al pulsar en Asociar :

• Aparecerán todos los usuarios, perfiles y departamentos de la herramienta
• Seleccionar los que se deseen añadir a la lista de permisos
• Pulsar en el rol que se quiere que tengan esos elementos asociados:
  • Asociar Administradores
  • Asociar Responsables
  • Asociar Consultores

PROCESOS ASOCIADOS

Permite relacionar procesos. Al pulsar en Asociar , se abre un buscador de procesos.

Si se pulsa en Desasociar, permite desasociar los procesos marcados.

ACCIONES PROPUESTAS

Permite proponer acciones relacionadas con el proceso. Sólo se pueden proponer en el momento que se crea el proceso, antes de pasar a validar. Una vez creadas las acciones propuestas y pasado a validar, estas acciones se verán en la pestaña Plan de Acciones.

• • Pulsando en Nueva, se abre una ventana en la que hay que especificar el tipo de acción a realizar, las fechas en las que se va a realizar y una descripción de la misma.
    
  • En la siguiente ventana, se puede Rechazar o Autorizar la acción propuesta. Además, permite indicar

• • los usuarios, perfiles y/o departamentos, tendrán permiso sobre la acción propuesta.
  • los costes que pueden conllevar la realización de la acción propuesta.
  • añadir un fichero, relacionado con la acción propuesta.
• Pulsando en este icono, permite revisar una acción propuesta. En la ficha de la acción propuesta se puede modificar cualquier dato antes de autorizar o rechazar la acción:
  • Tipo de acción
  • Fechas previstas
  • Descripción de la Acción
  • Responsables de la acción en la pestaña Permisos
  • Gestionar los costes previstos de la acción
  • Cargar ficheros asociados
• En el listado de acciones propuestas, aparecen cómo están valoradas estas acciones:
  • Pendiente de analizar: la acción no se ha evaluado.
  • Rechazada: la acción propuesta no se va a realizar
  • Aceptada: la acción pasará al plan de acción propuesto.

Pulsar aquí para comprimir el apartado