Sistema de Gestión. Incidentes-Accidentes

Para crear un accidente nuevo, hay que cumplimentar una serie de campos. Todos ellos son obligatorios (*).

• Tipo: de accidente a elegir del desplegable. Se definen, previamente, en Tablas Maestras.
• Origen: de la incidencia a elegir del desplegable. Se definen, previamente, en Tablas Maestras.
• Nº Accidente: el usuario puede definir el nº de incidencia, sin tener que ser auto numérica. El campo es alfanumérico (Ej: INC-PR-05022009)
• Centro de Trabajo, en el que se produce el accidente.
• Emisor: la persona emisora de la incidencia (puede ser el mismo usuario que la registra) de la lista de personal interno
• Fecha Accidente: que permite seleccionar una fecha de alta de la incidencia.
• Tipos Incidentes- Accidentes, a elegir del desplegable. Se definen, previamente en Tablas Maestras
• Resultados, a elegir del desplegable. Se definen en Tablas Maestras

Cuando se cumplimentan los campos obligatorios, se habilitan otra serie de campos en la parte inferior de la pantalla:

• Consecuencias, del accidente. Definidas en Tablas Maestras.
• Clase de lesión que ha producido el accidente. Definidas en Tablas Maestras.
• Localización. Definido en Tablas Maestras.
• Descripción. Permite añadir una descripción de lo sucedido.
• Causas. Permite añadir una explicación de las causas que han provocado el accidente.

Para limpiar los campos cumplimentados, se pulsará en . Para guardar el accidente, debe pulsarse en .

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Desde la pestaña Búsqueda, permite localizar los accidentes ya creados, utilizando los diferentes filtros si se busca alguna concreta o pulsando en para consultar todos los accidentes.

Los filtros de búsqueda son:

• Nº de Accidente: si se conoce el número de accidente que se quiere buscar.
• Descripción del accidente
• Causas del accidente
• Estado, puede estar ser:
  • Anulada
  • Cerrada
  • Pendiente Gestionar
  • Pendiente Anular
  • Pendiente Cerrar
  • Pendiente Eliminar
  • Pendiente Validar
  • Publicar
• Origen: desplegable, definido en Tablas Maestras. 
• Prioridad: desplegable, definido en Tablas Maestras.
• Tipo: desplegable, definido en Tablas Maestras.
• Resultados, desplegable, definido en Tablas Maestras
• Fecha alta: fecha en la que se creó el accidente en la aplicación.
• Centro de trabajo: en el que se ha producido la incidencia.
• Departamento: en el que se ha producido la incidencia.
• Puesto de trabajo, en el que se ha producido la incidencia.
• Empresa, asociada al accidente
• Tipo Trabajador, si es propio o ajeno
• Trabajador, asociado al accidente
• Fecha Incidente
• Clase de Lesión, desplegable definido en Tablas Maestras
• Localización, de la lesión, desplegable definido en Tablas Maestras
• Consecuencias del accidente, desplegable definido en Tablas Maestras
• Causa Baja, si el trabajador ha necesitado una baja laboral
• Nº Días Baja
• Emisor: usuario que ha creado la incidencia.
• Administrador: del accidente. Tiene permiso para crear el accidente, validarlo y gestionarlo.
• Responsable: del accidente. Tiene permiso para crear el accidente y gestionarlo.
• Consultor del accidente. Sólo tiene permiso de consulta sobre el accidente.
• Entrevistados, en la investigación del accidente
• Investigador de las causas
• Tipo Etiqueta: tipos de factores, definidos en Tablas Maestras.
• Etiqueta
• Metadatos. En caso de que se haya configurado alguno de este tipo. Pulse aquí para ver el funcionamiento del filtro de metadatos

Este campo aparecerá si se han configurado para este tipo.

Si quiere modificar los campos de búsqueda, debe pulsarse en . Si se realizan habitualmente, búsquedas con los mismos filtros, puede usarse los Filtros Personalizados.

El resultado de la búsqueda aparece en la parte inferior de la pantalla, dividida en varias columnas:

• • Pulsando en este icono, se abre la ficha del accidente
  • Icono del estado de la incidencia:

• Estado del accidente. Puede estar Anulada, Cerrada, Pendiente de Validar, Pendiente Gestionar, Publicar.
• Fecha de alta: fecha en la que se ha creado el accidente.
• Fecha Incidente
• Nº Accidente.
• Trabajador afectado
• Tipo Incidente-Accidente
• Origen Incidencia.
• Centro Trabajo, en el que se ha producido la incidencia.
• Departamento, en el que se ha producido la incidencia.
• Descripción: de la incidencia.
• Causa: de la incidencia.
• Notas/Propuestas.
• Emisor de la incidencia.
• Administrador, de la incidencia.
• Responsable de la incidencia.

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Las fichas de los accidentes se dividen en varias pestañas. Según el estado en el que esté la incidencia, habrá mas o menos pestañas.

FICHA

Tiene tres pestañas:

• • FICHA: En ella se ven los datos introducidos. Permite diferentes acciones, según el estado en el que se encuentre el accidente:
    • Pasar a Validar: Esta pestaña solo aparece cuando se crea la incidencia. Al pulsasr en este botón, se pasa la incidencia a los administradores de este tipo de incidencia, para este origen y en este centro de trabajo. Desde el momento que se tramita, los gestores dejaran de ver la incidencia hasta que los administradores den el ok a su gestión. Si se cierra la ficha de incidencia sin pasarla a validar, después se podrá buscar en Incidencias Pendientes, en el estado PUBLICAR, en la pantalla principal y se podrá tramitarla igualmente.
    • Eliminar Incidencia: Pulsando en este botón, se elimina de la aplicación la incidencia, sin que quede ningún registro en la herramienta. Si se ha configurado este estado, a nivel de notificaciones, llegará un correo electrónico con la eliminación de la incidencia.
    • Reclasificar Incidencia: una vez creada la incidencia, permite modificar el Tipo, Origen, Centro, Nº Incidencia, Emisor incluso la fecha de alta.
      
      Cuando se guardan los cambios, se abre una ventana en la que se explica las acciones que provocan la reclasificación. Por un lado, el accidente anterior se anulará, guardando como motivo de anulación el nuevo accidente. Y por otro, los dos accidentes serán asociadas mutuamente.
      
      Se debe elegir entre Aceptar las acciones explicadas o Cancelar la Reclasificación. Al aceptar los cambios, se debe indicar los campos que se quieren duplicar:

• • Gestionar: Si la incidencia se ha pasado a Validar, la opción que aparece es Gestionar. Al pulsar en este botón,se pasará la incidencia a los responsables para esta incidencia concreta. En ese momento, se iniciará también el FLUJO DE ANÁLISIS de la incidencia, pasando al estado PENDIENTE DE PRE-ANÁLISIS y notificando a los usuarios definidos del inicio del flujo. No se puede pasar a Gestionar una incidencia que no tenga asociados RESPONSABLES…
  • Imprimir el Informe Completo
  • Guardar, los cambios que se hagan.
• COSTES: En esta pestaña se agrupan todos los costes asociados al accidente, bien procedentes de sus acciones y tareas asociadas como los costes propios del accidente. Esta pestaña solo aparece cuando la incidencia ha sido gestionada. Los tipos de Costes se definen en Tablas Maestras
• METADATOS: son los datos configurables a cada tipo de accidentes.

IMPLICADOS

Permite asociar la incidencia con los diferentes elementos de la aplicación para que, después, en cada una de las fichas de esos elementos (centros de trabajo, empresas, trabajadores…), se pueda acceder a sus incidencias relacionadas.

Por defecto, siempre que se crea una incidencia, se asocia de forma automática en Implicados al Centro de Trabajo al que pertenece la incidencia.

• Pulsando en el botón Asociar, se puede asociar manualmente otros elementos a los Implicados de la incidencia.
• Aparece la ventana para elegir el tipo de elemento a asociar.
• Seleccionar del tipo de elemento, los elementos disponibles y pulsar en guardar.
• Si se quiere quitar implicados de la incidencia, hay que pulsar en el icono Desasociar.

BIBLIOTECA

Al seleccionar la pestaña Biblioteca de la Incidencia, se puede asociar documentos que estén en el gestor documental de la herramienta o bien cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario.

Pestaña inferior Biblioteca: permite asociar fichas documentales del gestor documental.

• Asociar Documentos: En la nueva ventana, filtrar las fichas documentales por Código, Título del documento o Carpeta. Seleccionar y guardar. Permite consultar los documentos pulsando en el clip o en el título.
• Desde el listado de fichas documentales asociadas a la Biblioteca de la incidencia, permite eliminar la asociación, ver la ficha o los ficheros.

Pestaña inferior Ficheros: permite cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario.

• Pulsar en el icono Añadir. Buscar en la ventana de búsqueda. Indicar un nombre descriptivo del fichero.
• En la lista ficheros cargados, permite acceder al fichero pulsando en el clip o eliminar el fichero pulsando en el icono de la papelera.

ACCIDENTES

Permite realizar una investigación sobre lo sucedido en el accidente, específicando:

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• Qué trabajadores y/o equipos están relacionados con el accidente
• Las causas del accidente
• Los factores relacionados con el accidente
• Las conclusiones finales a las que se han llegado después de la investigación
• Los trabajadores a los que se ha entrevistado en la investigación del accidente
• Quienes han sido los investigadores
• Observaciones, incluso añadir entrevistados externos e investigadores externos a la empresa

FACTORES

Permite indicar qué factores han podido influir en el accidente. Los factores y tipo de factores se definen en Tablas Maestras.

• Asociar
• Desasociar

PLAN DE ACCIÓN

Si, cuando se ha creado la incidencia, se ha añadido una acción propuesta y es validada, a la hora de gestionar en esta pestaña aparecerá el plan de acción. Desde aquí, se puede crear una tarea relacionada con la acción.

Para crear una nueva tarea se debe cumplimentar:

• Tipo de Tarea. Es un desplegable definido en Tablas Maestras.
• Responsable. Debe elegirse un responsable de la tarea. Puede ser un perfil, un departamento o un usuario interno.
• Fechas de inicio y fin previstas. Se debe indicar las fechas previstas en las que se va a realizar la tarea.
• Descripción. Permite indicar una explicación de la tarea que se debe realizar.
• Recursos. Permite indicar los recursos con los que se cuentan para realizar la tarea.
• Observaciones. Permite indicar alguna observación sobre la tarea a realizar.
• Coste Previsto. Debe indicarse el coste que se ha previsto para la realización de la tarea

PLAN DE TAREAS

Si en Plan de Acción se ha creado una tarea, se verá en esta pestaña.

Incluso permite crear una tarea nueva pulsado en . Para crear una nueva tarea se debe cumplimentar:

• Tipo de Tarea. Es un desplegable definido en Tablas Maestras.
• Responsable. Debe elegirse un responsable de la tarea. Puede ser un perfil, un departamento o un usuario interno.
• Fechas de inicio y fin previstas. Se debe indicar las fechas previstas en las que se va a realizar la tarea.
• Descripción. Permite indicar una explicación de la tarea que se debe realizar.
• Recursos. Permite indicar los recursos con los que se cuentan para realizar la tarea.
• Observaciones. Permite indicar alguna observación sobre la tarea a realizar.
• Coste Previsto. Debe indicarse el coste que se ha previsto para la realización de la tarea.

IMÁGENES

Permite cargar ficheros desde el propio ordenador del usuario en formatos .png, .jpg, .bmp

• Pulsando en Subir Imagen, se abre la ventana de Imágenes.
• Pulsando en seleccionar archivo, se buscan las imágenes de el propio ordenador del usuario.
• Se debe indicar un nombre descriptivo.
• Pulsar en Guardar imagen.

Las imágenes aparecen en un listado de previsualización de las mismas. Pulsando en cada una de ellas aparecerá la imagen a la derecha en mayor tamaño. Y, desde esta última se puede:

• Mostrar Información:
  • Nombre descriptivo
  • Tamaño
  • Fecha de carga

• Funcionalmente permite:
  • Eliminar la imagen
  • Consultar la imagen en su tamaño original

• Ocultar información de la imagen

LISTA DISTRIBUCIÓN

Permite indicar qué usuarios, perfiles y/o departamentos, van a recibir correos electrónicos, dependiendo del estado de la incidencia. La aplicación diferencia los permisos de Administradores, Responsables y Consultores.

• Administrador: crea, gestiona y valida la incidencia.
• Responsable: crea y gestiona la incidencia.
• Consultor: solo puede consultar la incidencia.

Para indicar qué notificaciones va a recibir cada permiso, se deben seguir estos pasos:

• • Se pulsará en el permiso que se quiere gestionar.

• • Después debe elegirse una fase de la estructura de la incidencia, en la que se quiere que se notifique al permiso que se está gestionando:

• • A la derecha se habilitan tres pestañas:

• • Internos. Mediante el icono , se añadirán los usuarios internos, administradores de la incidencia, a los que se quiere mandar notificación cuando la incidencia pase al estado que se está gestionando.
  • Otros. Pulsando en , permite añadir direcciones de correo electrónico de personas que no tiene acceso a la plataforma.
  • Contenidos. Desde esta pestaña se define en el idioma en el que se va a realizar las notificaciones.

PERMISOS

Al seleccionar la pestaña Permisos, por defecto aparecen los usuarios, perfiles y departamentos con permisos de administración, responsables o consultores definidos para este tipo de incidencia, con este origen y en este centro de trabajo, dentro de las tablas maestras de asignaciones de permisos

Los permisos pueden ser:

• Administrador: Crea, gestiona y valida la incidencia.
• Responsable: Crea y gestiona la incidencia.
• Consultor: Solo puede consultar la incidencia.

Al pulsar en Asociar :

• Aparecerán todos los usuarios, perfiles y departamentos de la herramienta
• Seleccionar los que se deseen añadir a la lista de permisos
• Pulsar en el rol que se quiere que tengan esos elementos asociados:
  • Asociar Administradores
  • Asociar Responsables
  • Asociar Consultores

INCIDENCIAS ASOCIADAS

Permite relacionar incidencias. Al pulsar en Asociar , se abre un buscador de incidencias.

Si se pulsa enDesasociar, permite desasociar las incidencias marcadas.

ACCIONES PROPUESTAS

Permite proponer acciones relacionadas con el accidente.

• • Pulsando en Nueva, se abre una ventana en la que hay que especificar el tipo de acción a realizar, las fechas en las que se va a realizar y una descripción de la misma.

• • En la siguiente ventana, se puede Rechazar o Autorizar la acción propuesta. Además, permite indicar

• • Los usuarios, perfiles y/o departamentos, tendrán permiso sobre la acción propuesta.
  • Los costes que pueden conllevar la realización de la acción propuesta.
  • Añadir un fichero, relacionado con la acción propuesta.

• Pulsando en este icono, permite modificar datos de la acción propuesta, incluso Rechazar o Autorizar la acción.
• En el listado de acciones propuestas, aparecen cómo están valoradas estas acciones: Pendiente de analizar: la acción no se ha evaluado. Rechazada: la acción propuesta no se va a realizar Aceptada: la acción pasará al plan de acción propuesto.

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