Administración. Parámetros Generales. Control de Gestión. Intranet

• Actualización AUTOMATICA: La creación de nuevas versiones de fichas documentales del gestor. asociadas a documentos de coordinación, caducarán estos documentos y se enviarán las nuevas versiones de las ficha documentales a los elementos afectados (empresas, trabajadores, equipos, centros)
• Actualización MANUAL por FICHA DOC. Cada vez que se cree una versión de una ficha documental del gestor, asociada a algún documento de coordinación, la aplicación nos pregunta si queremos actualizar los documentos de coordinación asociados a dicha ficha, en caso afirmativo, nos dará la opción de determinar que documentos de coordinación pasarán a histórico y se volverán a enviar. También podremos realizar una Actualización Manual Genérica en caso negativo.
• Actualización MANUAL Genérica La aplicación permite visualizar de forma general, todas las nuevas versiones de fichas documentales del gestor asociadas al proceso de coordinación por cada tipo de elemento.

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Opciones Parametrización:

Si, por Centro de Trabajo. Será obligatorio asocial al menos un Centro de Trabajo cuando se dé de alta un elemento(empresa, trabajador o equipo).

Si, por Actividad. Será obligatorio asociar al menos una Actividad cuando se dé de alta un elemento (empresa, trabajador, equipo).

No, por Centro de Trabajo. Será opcional la asociación al Centro cuando se dé de alta un elemento (empresa, trabajador, equipo).

No, por Actividad. Será opcional la asociación a una Actividad cuando se dé de alta un elemento (empresa, trabajador, equipo).

No, Ocultar. Será opcional la asociación a un Centro o Actividad cuando se dé de alta un elemento (empresa, trabajador, equipo). Se ocultará la opción.

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Opciones:

Este parámetro permite autorizar o rechazar los comunicados emitidos por la plataforma a todos los usuarios, tanto internos como externos.

• SI: Será obligatorio aprobar o rechazar explícitamente la publicación de los comunicados emitidos por la plataforma desde el Gestor de Comunicados. Si esta operación de autorización/rechazo, no se realiza en un período de 7 días desde  la fecha de inicio, el sistema publicará automáticamente el comunicado.
• NO: Los comunicados emitidos por la plataforma se publicarán de forma automática, sin necesidad de autorización por los administradores.

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Éste parámetro deja definir si se quiere asignar como obligatoria la asociación de un puesto de trabajo en la creación de nuevos trabajadores:

• Seleccionando la opción SI, a la hora de crear un nuevo trabajador será obligatorio asignarle algún puesto de trabajo.
• Seleccionando la opción NO, a la hora de crear un nuevo trabajador no será obligatorio asignarle algún puesto de trabajo.

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Control de lectura para Autorizar/Rechazar Documentos

Tiempo de Espera para Autorizar/Rechazar Documentos

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Para configurar los parámetros de control de vigencias de envío de documentos, seleccionaremos en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerán los parámetros en la zona de la derecha.

El parámetro de Control de Vigencias de Envío de Documentos, permite determinar como se comportarán los documentos enviados que van a caducar en fechas próximas. Como se puede apreciar en la siguiente pantalla se gestionan dos parámetros:

• Caducidad próximos días: Para expresar el número de días que faltan para que caduquen los documentos.
• Frecuencia Notificación; Para expresar cada cuantos días se va a hacer la notificación.

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Para configurar los parámetros de control de vigencias de recepción de documentos, seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerán los parámetros en la zona de la derecha.

El parámetro de Control de Vigencias de Recepción de Documentos, permite determinar como se comportarán los documentos recibidos que van a caducar en fechas próximas. Como se puede apreciar en la siguiente pantalla, se gestionan dos parámetros:

• Caducidad próximos días: Para expresar el número de días que faltan para que caduquen los documentos.
• Frecuencia Notificación; Para expresar cada cuantos días se va a hacer la notificación.

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Este parámetro permite que la creación de usuarios externos de subcontratas lo haga automáticamente la aplicación.

Es decir, seleccionando la opción SI, al dar de alta una nueva empresa en la aplicación se generará automáticamente un nuevo usuario externo asociado a dicha empresa. Los datos por defecto (que se enviarán al correo electrónico de la empresa) serán:

• Nombre: «Razón social de la empresa creada»
• Usuario: «CIF empresa»
• Contraseña: Aleatoria que genera el sistema (la primera vez que entren al sistema se les obligará a que la cambien)

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Con este parámetro, se puede definir el comportamiento que tendrá el sistema con la documentación recibida/enviada de elementos (empresas, trabajadores, equipos) que se desactivan en la aplicación.

• Seleccionando la opción SI, cuando se desactive una empresa, trabajador o equipo, el comportamiento del sistema respecto de los documentos recibidos/enviados vigentes será de la siguiente forma:
  1. Se caducarán los documentos
  2. Pasarán los documentos al estado de Histórico Recibidos / Histórico Enviados
  3. La fecha de fin de cada documento se actualizará a la fecha de desactivación del elemento

• Seleccionando la opción NO cuando se desactive una empresa, trabajador o equipo, los documentos de dicho elemento se mantendrán en ENVIADOS o RECIBIDOS hasta que se caduquen, momento en el que los documentos pasarán al estado histórico

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Con este parámetro, se puede definir el comportamiento que tendrá el sistema con la documentación recibida/enviada de elementos (empresas, trabajadores, equipos) que se desasocian de los centros de trabajo dentro de la aplicación.

• Seleccionando la opción SI, cuando se desasocie una empresa, trabajador o equipo de un Centro de trabajo, el comportamiento del sistema respecto de los documentos recibidos/enviados vigentes será de la siguiente forma: la fecha fin de los documentos relacionados con ese centro que estén vigentes se actualizará a la facha de desactivación y pasarán al estado de Históricos.

• Seleccionando la opción NO cuando se desasocie una empresa, trabajador o equipo de un Centro de trabajo, los documentos de dicho elemento relacionados con ese centro se mantendrán en ENVIADOS o RECIBIDOS hasta que se caduquen, momento en el que pasarán al estado HISTORICO

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Esta definición afectará únicamente a la gestión. Las estadísticas no se verán afectadas. Si el numero de periodos es 0, indica que las visitas se conservarán. ¡¡¡¡CUIDADO!! Esto no puede ir en contra del RGPD.

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Mediante este parámetro se puede decidir si al crear una incidencia el campo prioridad es obligatorio.

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Parámetro utilizado en la agenda legislativa que permite definir el periodo de tiempo (en días) anterior a la fecha de hoy que permite identificar los eventos legislativos vencidos y mediante icono de color ROJO

Define dos intervalos:

• Eventos ya vencidos. ICONO ROJO. Eventos con fecha de vencimiento comprendida entre el rango inferior y la fecha de hoy
• Eventos no mostrados. Eventos ya vencidos cuya fecha de vencimiento es anterior al rango inferior definido

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Parámetro utilizado en la agenda legislativa que permite definir el periodo de tiempo (en días) a partir de la fecha de hoy que permite identificar los eventos legislativos por iconos de color en función de su vencimiento.
Define dos intervalos:

• Eventos con vencimiento a corto plazo. ICONO AMARILLO. Eventos con fecha de vencimiento desde hoy y en un plazo inferior al rango superior
• Eventos con vencimientos a medio – largo plazo. ICONO VERDE. Eventos cuya fecha de vencimiento sea superior al plazo marcado por el rango superior

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Parámetro que se utiliza para poder filtrar los documentos según las zonas de interés que se quieran gestionar.

• Si se selecciona la opción SI, en el filtrado de la documentación de coordinación, los usuarios podrán filtrar los documentos según las zonas de interés que quieran gestionar.
• Si se selecciona la opción NO, en el filtrado de la documentación de coordinación no aparecerán los filtros de tipos de zonas y zonas.

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Seleccionando la opción de la parte izquierda, y pulsando sobre ella , aparece el parámetro. Opciones disponibles dentro de él:

• SI: Se activa el flujo documental y por tanto se aplican flujos de validación documental según la configuración que se hayan determinado: por tipo de documento, por origen documental o por resultados de vigilancia de la salud y de la formación de prevención de riesgos laborales.
• NO: Modo de trabajar normal. No se activa la posibilidad de utilizar flujos documentales, en los tipos de documentos de coordinación. La autorización de la validez de los documentos se realiza por un único usuario, pasando el documento a pendiente si se rechaza o a vigente si se autoriza.

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Para configurar el parámetro del gestor documental de publicaciones, seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

Este apartado indica que, en el estado resumen (pestaña Gestor Documental/Publicación), aparecerán los documentos que se hayan publicado en el intervalo de tiempo indicado.

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Para configurar los parámetros de control de vigencias del gestor documental, seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerán los parámetros en la zona de la derecha.

El parámetro de Control Documental de Vigencias, permite determinar como se comportarán las fichas documentales con vigencias del Gestor que van a caducar en fechas próximas. Como se puede apreciar en la siguiente pantalla gestionaremos dos parámetros:

Se pueden añadir o quitar periodos:

• Añadir periodos pulsando en el más . Saldrá la siguiente ventana emergente, hay que definir Caducidad Próximos Días y la Frecuencia de Notificación y guardar los cambios .

• Quitar periodos, seleccionar los periodos que se quieren quitar y pulsar en la papelera .

No se pueden modificar periodos, si se quieren cambiar, hay que eliminarlos y volvemos a crear.

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Con este parámetro, se define el comportamiento que tendrá el sistema a nivel de idiomas, es decir, cualquier nuevo usuario que se cree en la herramienta, tendrá por defecto el idioma principal aquí definido, si no se modifica de forma particular por cada usuario.

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A través de este parámetro se configuran si los permisos sobre las incidencias van a tener en cuenta los centros de trabajo o no.

Observaciones:

• Opción SI: Se podrán configurar los permisos sobre las incidencias en base a los centros de trabajo.
• Opción NO: Los permisos sobre las incidencias no tendrán en cuenta los centros de trabajo.

¡¡IMPORTANTE!!

1. Si va a desactivar (NO):
   • Se eliminarán todos los permisos existentes hasta este momento en función de los centros de trabajo.
   • ¡¡No será posible recuperar la configuración anterior!!
2. Si va a activar (SI):
   • Se asignarán los permisos configurados en las asignaciones de las incidencias a todos los centros de trabajo para que los usuarios puedan seguir realizando lo mismo que hasta este momento.
   • En el caso de querer gestionar permisos por centros, hay que ir a Administración/Tablas Maestras/ Incidencia

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Para configurar el parámetro de Mostrar destinatarios en los correos, hay que seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

El parámetro de Mostrar destinatarios en los correos, permite definir el encabezado de las notificaciones por correo electrónico determinando si son visibles los destinatarios o no.

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Para determinar el número máximo de resultado en los buscadores de equipos/ trabajadores externos/ trabajadores internos/ empresas/ centros trabajo, debe indicarse un número en la parte izquierda.

Si no se indica ningún valor se mostrarán todos los resultados. En caso contrario, se limitará el número de resultados al indicado. El cambio será efectivo a partir de la próxima sesión.

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Mediante este parámetro, en base a la configuración de los tipos de incidencia, se elige si se comunicará a los administradores el cierre de la última acción.

Clicando en el botón   se puede modificar las plantillas de las notificaciones del cierre de las acciones.

Clicando en el botón se podrá escoger en que tipo de proceso se enviara dicha notificación.

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Con este parámetro se selecciona si desde Administración/Coordinación /Documentación se van a mostrar o no los tipos de documentos de las Actividades.

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• Si se selecciona la opción SI, se pueden configurar los permisos sobre los documentos de coordinación en base a tipo de documento, usuario o perfil.
• Si se selecciona la opción NO, todos los usuarios internos podrán ver todos los documentos de coordinación generados en la aplicación, según los permisos sobre las pestañas documentales de su perfil de acceso a la aplicación.

¡¡IMPORTANTE!!

• Recomendación: Si va a activar este parámetro de control de permisos:
  • Primero configurar en Administración/Coordinación/Permisos, por cada documento, por perfil o por usuario los permisos.
  • Segundo, hay que activar este parámetro en esta pestaña: SI
• Si se activa este parámetros, hay que tener en cuenta que los usuarios deben tener asignados a priori y de forma explícita los permisos sobre los documentos que le corresponden, de lo contrario, no visualizará ningún documento.
• Esta funcionalidad de seguridad por documento también esta relacionada con los permisos sobre las pestañas documentales de cada usuario al acceder a la aplicación dependiendo de su perfil de acceso.

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Con este parámetro se decide de que forma se asignarán los permisos relacionados con la Seguridad y la Salud. Hay dos opciones:

• AUTOMÁTICO: Los permisos se asignarán de forma automática. Cuando se asignen elementos (empresas, trabajadores o equipos) a centros, automáticamente dichos elementos serán visibles en la extranet para Empresarios Principales/ Titulares o Coordinadores de Seguridad y Salud.
• MANUAL: Los permisos serán gestionables de forma manual desde la ficha del Empresario Principal/ Titular o Coordinador de Seguridad y Salud.

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Para configurar el parámetro de Tratamiento de documentos de Autogeneración, seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

El parámetro permite definir el periodo de control de vigencia de la documentación de autogeneración que no tenga fecha concreta de vigencia.

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Mediante este parámetro se elige si los usuarios externos pueden gestionar las acciones de las incidencias correspondientes. 

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Mediante este parámetro se puede decidir si se realiza la impresión automática del carnet cuando se registra una visita.

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Mediante este parámetro se decide si, por defecto, al dar de alta a una nueva visita, ésta se registra mediante el DNI/NIF o un numero automático aleatorio correlativo.

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Mediante este parámetro se decide si, por defecto, la persona a visitar es un trabajador interno, externo o ambos.

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