Sistema de Gestión. Auditoria. Configuración

La configuración permite:

Crear y gestionar plantillas de las auditorias/inspecciones/encuestas etc….
Crear, modificar o eliminar categorías y sub-categorías que agrupen los diferentes tipos de auditorias y plantillas de coordinación.
Configurar patrones de respuestas que recojan las diferentes respuestas potenciales de las preguntas, bien de forma cualitativa (sin puntuaciones) como de forma cuantitativa (con puntuaciones).

Plantillas de Auditorias

¡¡NOTA IMPORTANTE!! Para poder crear plantillas de auditoria, primero se debe tener al menos una categoría que permita clasificar las auditorias.

La pestaña Plantillas de Auditorias recoge el listado de las plantillas creadas en el módulo. Hay dos estados para las plantillas:

Validado: Indica que el diseño de la plantilla está terminado y ya se puede crear auditorias concretas a partir de la plantilla. ¡¡Importante¡¡ Si hay auditorias creadas, no se puede volver al estado diseño.
Diseño: Indica que todavía no se ha cerrado el diseño de la plantilla y se pueden crear o modificar preguntas, nuevas áreas, modificar la estructura de la auditoria o del árbol de decisión. Para poder crear auditorias a partir de esta plantilla, es necesario pasarla a estado validado.

Los tipos de plantillas existentes son dos:

Normales: Preguntas secuenciales estructuradas en áreas. Pueden ser puntuadas.
Árboles de decisión: La siguiente pregunta depende de la respuesta de la pregunta anterior. NO tienen puntuación, porque de una misma plantilla puede haber auditorias con diferente número de preguntas (en función de las respuestas obtenidas).

Las acciones que se pueden realizar sobre una plantilla de auditoría son:

Editar/Consultar los datos de la plantilla pulsando en el icono asociado a cada plantilla
Eliminar las plantillas seleccionadas (activando el check asociado a cada plantilla ), pulsando en el icono . Solo se pueden eliminar aquellas plantillas que NO TENGAN NINGUNA INSTANCIA creada
Crear una nueva plantilla de auditoría pulsando en el icono de añadir

Crear plantilla

En la pantalla que se abre, se debe cumplimentar:

Nombre: el que se asigna a la nueva plantilla.
Tipo: si es normal o de árbol.
- Normal. Se estructura la plantilla en diferentes áreas que contienen preguntas y se van respondiendo de manera secuencial. Estas áreas y preguntas pueden tener diferente ponderación en el cumplimiento global de la plantilla. Las preguntas pueden tener puntuación, según los patrones de respuesta que se utilicen.
- Árbol de decisión. No existen áreas, solo preguntas. A partir de la 1ª pregunta definida como tal, se crea una jerarquía de preguntas, de manera que en función de las respuestas que va dando el auditado. se le realizarán unas u otras preguntas, de manera que la duración / secuencia de cada auditoria, podrán ser diferentes en función de las respuestas que se vayan ofreciendo. NO tienen puntuación, porque de una misma plantilla puede haber auditorias con diferente número de preguntas (en función de las respuestas obtenidas).

¡¡IMPORTANTE!! Aunque las preguntas de árbol se basen en patrones de respuesta con puntuación, éstas no se tienen en cuenta a la hora de realizar la auditoría.

Categoría: se debe elegir la clasificación de la plantilla de auditoria de la lista de categorías creadas.
Patrón de respuestas por defecto:
Seleccionar de la lista de patrones de respuesta el que se va a aplicar por defecto a todas las preguntas de la auditoria. En cada área y en cada pregunta, se permitirá modificar estos patrones o tipos de respuestas
Geolocalización: Si se marca esta opción se puede conocer exactamente (si el dispositivo desde el que se contestan las preguntas lleva GPS, y siempre que se autorice a que se conozca la ubicación de este

desde dónde los gestores van a contestar las preguntas de la auditoría y ver la información en un mapa de ubicación de Google Maps en cada pregunta contestada desde la funcionalidad de gestión.

Pulsar en el icono de guardar y dependiendo del tipo de plantilla definida, se tiene que rellenar el contenido de la misma (ver siguientes apartados).

Pulse aquí para comprimir el apartado

Plantilla Auditoria Normal

La plantilla de auditoria normal se compone de las siguientes pestañas:

Ficha: Permite clasificar y definir el tipo de auditora, modificar el nombre en idiomas, copiar la plantilla de la auditoria en el icono Copiar y validar el diseño una vez concluido en el icono de Validar.
Áreas: En esta pestaña se organiza la estructura de la plantilla en diferentes secciones de preguntas, según la estructura de áreas y sub-áreas que se necesiten. En esta pestaña de áreas al pulsar en el icono de añadir aparece la ventana para indicar los siguientes datos:
Preguntas: En esta pestaña, lo mismo que en la de áreas, permite editar o crear preguntas de cada sección con el patrón de respuesta por defecto o personalizada o incluso con tipos de respuestas no cuantitativas (fechas, textos).
Programaciones: Esta pestaña permite la planificación de la creación automática de auditorias concretas a nivel de entidad (Empresas, centros, trabajadores, equipos, actividades, etc…) o a nivel de permisos.
Auditorias: A través de ella se pueden ver/consultar todas las auditorias creadas a partir de esta plantilla, en cualquiera de sus distintos estados.(esta pestaña no saldrá si la plantilla no esta «validada»)
Permisos: En esta pestaña se define qué perfil, usuario y/o departamento puede administrar la plantilla, gestionarla o consultarla.
Trazabilidad donde se recogen todas las acciones realizadas por los usuarios en la plantilla.

Para ver en detalle la funcionalidad de cada una de las pestañas pulse sobre el título de cada una de ellas:

Ficha

Si la auditoría está en modo diseño, podemos gestionar y modificar los datos de la ficha:

Pulsando en el icono de idiomas podemos modificar el nombre de la auditoría en cualquiera de los idiomas definidos en la herramienta

Permite reclasificar la categoría de la auditoría, pulsando en el campo categoría y seleccionando del árbol de categorías y subcategorías la deseada.
Pulsando en el icono de Validar se valida el diseño de la auditoría y se podrán crear de forma automática (programación) o de forma manual auditorías, inspecciones, encuestas…basadas en esta plantilla.
Si la plantilla está en modo diseño podemos también copiarla, pulsando el icono de copiar para crear una plantilla de auditoría idéntica a ésta. Al copiar podemos modificar los siguientes datos de la nueva plantilla.
- Nombre de la platilla. Por defecto pondrá el mismo nombre de la plantilla actual seguido de un nº correlativo (Ejemplo _01)
- Categoría donde queremos clasificar el tipo de plantilla. Por defecto saldrá la misma categoría que la categoría de la plantilla origen, pulsando en el campo podemos modificar la categoría
- Patrón de respuesta. Por defecto saldrá el mismo patrón de respuesta que el seleccionado en la plantilla origen. Pulsando en el campo podemos modificar el patrón por defecto de la nueva plantilla
- Podemos determinar que elementos queremos copiar:
  - - Entidades sobre las que se han programado la plantilla origen.
    - Permisos sobre la plantilla nueva a partir de los permisos de la plantilla origen.
    - Áreas y preguntas de la plantilla origen.
  Si la auditoría está en modo validada, permite consultar los datos de la ficha pero no modificarlos, excepto crear una plantilla copia de ésta:
  - - Si la plantilla está validada pero todavía no se ha generado ninguna auditoría con esta plantilla, aparecerá el icono de Pasar a diseño permitiendo volver a modificar el contenido y estructura de la auditoría
    - Se puede consultar la información de la ficha, pero no se puede modificar nada de la misma ni de las pestañas de áreas y preguntas.
    - Si la plantilla está en modo validada también podemos también copiarla, pulsando el icono de copiar para crear una plantilla de auditoría idéntica a ésta. Al copiar podemos modificar los siguientes datos de la nueva plantilla ¡¡IMPORTANTE!! esta opción de copiar es la única forma de crear una plantilla nueva a partir de la plantilla origen que ya tiene auditorías realizadas y por tanto ya no se puede modificar
Nombre de la platilla. Por defecto pondrá el mismo nombre de la plantilla actual seguido de un nº correlativo (Ejemplo _01)
Categoría para clasificar el tipo de plantilla. Por defecto saldrá la misma categoría que la categoría de la plantilla origen, pulsando en el campo podemos modificar la categoría
Patrón de respuesta. Por defecto saldrá el mismo patrón de respuesta que el seleccionado en la plantilla origen. Pulsando en el campo podemos modificar el patrón por defecto de la nueva plantilla
Permite determinar que elementos se quieren copiar:
- Entidades sobre las que se han programado la plantilla origen
- Permisos sobre la plantilla nueva a partir de los permisos de la plantilla origen
- Áreas y preguntas de la plantilla origen

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Áreas

Esta pestaña sólo aparece en las auditorias de tipo normal y, en ella, se organiza la estructura de la plantilla en diferentes secciones que agrupan las diferentes preguntas. La estructura de áreas y subáreas la define cada usuario según sus necesidades.

Al pulsar en el icono de añadir aparece la ventana para indicar los siguientes datos:

- - Área padre, si el área que se va a crear depende de un área ya existente, debe seleccionarse de la estructura de áreas creada.
  - Nombre, campo obligatorio, que define el área que se quiere crear
  - Peso, campo obligatorio. Permite definir ponderaciones de las áreas dentro de la misma estructura, permitiendo establecer que área tendrá más impacto en el resultado de la auditoria que otra:
    - Ejemplo1: Todas las áreas del mismo nivel tienen la misma ponderación. Peso = 1 en todas ellas. Si hay 4 áreas, cada una valdrá el 25% dentro del resultado de ese nivel
    - Ejemplo2: Hay una área que vale el 50% del nivel y el resto el otro 50%. Suponiendo que hay 4 áreas del mismo nivel. Peso Área Principal = 3 , Peso del resto de áreas = 1 => Ponderación área 1 = 3 (peso del área)/6 (total de pesos) = 50% Ponderación del resto de áreas = 1/6 = 16,7 %
  - Patrón de respuesta por defecto. si se ha elegido un patrón de respuestas por defecto para la plantilla, aparecerá aquí, pero pulsando permite elegir otro patrón de respuestas por defecto, que se utilizará en las preguntas que formen parte del área (después en cada pregunta se puede utilizar el patrón por defecto o cambiarlo)

Una vez creada el área aparecerá la ventana emergente que permitirá incorporar las preguntas o modificar los datos del área.

De la misma forma si ya se ha creado el área, permite editar (en modo diseño únicamente) su estructura, pulsando en el icono del lapicero .

La ficha del área se divide en dos pestañas:

Pestaña de ficha donde permite modificar los datos del área pulsando en el icono de idiomas , su ponderación o peso, su árbol jerárquico
Pestaña de preguntas permite editar las preguntas existentes o crear nuevas preguntas que compondrán este área. Desde esta pestaña se puede:
- Añadir preguntas, pulsando en el icono de añadir , aparece una nueva ventana donde se debe definir la nueva pregunta:

Nombre de la pregunta
Ayuda campo multimedia de explicación de la pregunta, que puede incluir texto, imágenes, enlaces a ficheros, vídeos etc.
Peso: Permite definir ponderaciones de las preguntas dentro de este área permitiendo establecer que pregunta tendrá más impacto que otra en el resultado del área:
- Ejemplo1: Todas las preguntas del mismo área tienen la misma ponderación. Peso = 1 en todas ellas. Si hay 4 preguntas , cada una valdrá el 25% dentro del resultado de ese área
- Ejemplo2: Hay una pregunta que vale el 50% del área y el resto el otro 50%. Suponiendo que hay 4 preguntas en este área. Peso Pregunta Principal = 3 , Peso del resto de preguntas = 1 => Ponderación pregunta 1 = 3 (peso de la pregunta)/6 (total de pesos) = 50% Ponderación del resto de preguntas = 1/6 = 16,7 %
Tipo de respuesta se debe seleccionar entre 4 opciones:
- Patrón de respuestas: Por defecto aparecerá el patrón del área o el de la Auditoria, pero permite cambiarlo por cualquier patrón predefinido anteriormente
- Texto es una respuesta no cuantitativa, que recoge un texto como respuesta a la pregunta
- Fecha es una respuesta no cuantitativa que recoge una fecha como respuesta a la pregunta
- Firma es un campo táctil, donde el usuario que rellena la auditoría, bien con el ratón o bien con de forma táctil (tablet, smartphone, portátil táctil, etc.), firma la auditoría.
Obligatorio indica si es necesario de forma obligatoria responder la pregunta, para poder cerrar la auditoria.
Una vez introducidos los datos, debe pulsarse en el icono de guardar .
Editar la pregunta, pulsando en el icono de edición asociado a cada pregunta del listado. Las preguntas solo se pueden editar y cambiar su configuración en modo diseño. En modo validado solo se pueden consultar. Para cambiar tanto el nombre de la pregunta como la ayuda de la misma, pulsamos en el icono de idiomas (siempre en modo diseño).

La pestaña de áreas nos muestra el listado jerárquico de la estructura de la plantilla de coordinación y dispone de diferentes funcionalidades asociadas. La información que aparece es:

Tipo: Recoge si el registro consultado es un área o una pregunta
Nombre: Indica el nombre de la pregunta o del área según el tipo de elemento anterior
Patrón de respuestas: Si es un área, recoge el patrón por defecto definido para este área. Si es una pregunta, recoge el patrón de respuestas asociado a la pregunta en cuestión. Si en una pregunta está vacío indica que no hay patrón de respuesta y que la pregunta no tendrá valoración posible y será un campo de Texto, Fecha o Firma
Nivel: Indica el orden que ocupa el área o pregunta dentro de la jerarquía de la plantilla
Peso: Recoge el peso o ponderación asignado a esta pregunta (si tiene asociado patrón de respuesta con respuesta única y valoración) o asignado al área (solo afectarán las preguntas cuantitativas de respuesta única con valoración)
Peso total del nivel:
- A nivel de área: Recoge el peso que representa el área respecto del total de los pesos del resto de áreas del mismo nivel, es decir lo que aporta cada área a su nivel superior.
- A nivel de pregunta: Recoge el peso que representa la pregunta respecto del total de los pesos del resto de preguntas de este área , es decir lo que aporta esa pregunta al área a la que pertenece.
Porcentaje del nivel: es la misma información que el peso total del nivel pero en %
- A nivel de área: Recoge el % que representa el área respecto del resto de áreas del mismo nivel, es decir lo que aporta cada área a su nivel superior.
- A nivel de pregunta: Recoge el % que representa esa pregunta respecto del resto de preguntas de su área, es decir lo que aporta esa pregunta al área a la que pertenece.

Las opciones sobre este listado son:

Exportar a formato Excel o a CSV los resultados, pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquier columna.
En cada registro (área/pregunta) permite editar y modificar las áreas/preguntas siempre que la plantilla esté en modo diseño. En modo validado solo se puede consultar
Solo aparece en plantillas en modo diseño y permite seleccionar varias preguntas/áreas y eliminarlas de forma masiva pulsando en el icono . ¡¡IMPORTANTE!! Si se elimina un área que tengas subáreas o preguntas, se eliminarán todas
Pulsando en este icono, se crean nuevas áreas dentro de la plantilla
Pulsando en este icono de Restablecer Peso de Áreas Principales, la aplicación restablecerá al mismo peso a todas las áreas del 1º nivel de áreas de la plantilla
Si está marcada indica que se mostrarán las preguntas dentro de la estructura jerárquica de la plantilla
Al pulsar en este icono, se expandirá todo el árbol jerárquico de áreas y preguntas
Al pulsar en este icono, se contraerá todo el árbol jerárquico, reduciéndolo al 1º nivel

Para re-organizar la estructura de una plantilla existen diferentes posibilidades:

Aparece en cada elemento (área/pregunta) siempre que el elemento no sea el último de su grupo organizativo, pulsando en el icono nos permite bajar el área o pregunta dentro de su grupo organizativo
Aparece en cada elemento (área/pregunta) siempre que el elemento no sea el primero de su grupo organizativo, pulsando en el icono permite subir el área o pregunta dentro de su grupo organizativo

Con el ratón también se puede re-organizar la estructura:

PARA PREGUNTAS:
- Seleccionar con el click del ratón la pregunta que uuiere desplazar.
- Desplazar la pregunta con el ratón.
- Si se quiere mover la pregunta dentro de su misma área pero en otra posición:
  - Colocar el ratón encima de la pregunta, donde se quiere situar esta pregunta y pulsar el botón derecho.
  - Soltamos el botón y la pregunta seleccionada aparecerá por encima de la pregunta seleccionada
- Si se quiere mover la pregunta a otra área dentro de la estructura jerárquica:
  - Colocar el ratón encima del área donde se quiere situar esta pregunta y pulsar el botón derecho
  - Soltamos el botón derecho y la pregunta seleccionada aparecerá al final de las preguntas de ese área seleccionada
PARA AREAS:
- Seleccionar con el click del ratón el área que se quiere desplazar.
- Desplazar el área con el ratón
Si se quiere mover el área para que dependa de otra área:
- colocar el ratón encima del área de la que s quiere que dependa el área seleccionada y pulsar el botón derecho.
- Soltamos el botón y el área aparecerá como subárea del área seleccionada
Todas las preguntas que estaban en el área movida, se desplazan con ella

- Nombre de la pregunta
- Ayuda campo multimedia de explicación de la pregunta, que puede incluir texto, imágenes, enlaces a ficheros, vídeos etc.
- Peso: Permite definir ponderaciones de las preguntas dentro de este área permitiendo establecer que pregunta tendrá más impacto que otra en el resultado del área:
  - Ejemplo1: Todas las preguntas del mismo área tienen la misma ponderación. Peso = 1 en todas ellas. Si hay 4 preguntas , cada una valdrá el 25% dentro del resultado de ese área
  - Ejemplo2: Hay una pregunta que vale el 50% del área y el resto el otro 50%. Suponiendo que hay 4 preguntas en este área. Peso Pregunta Principal = 3 , Peso del resto de preguntas = 1 = Ponderación pregunta 1 = 3 (peso de la pregunta)/6 (total de pesos) = 50% Ponderación del resto de preguntas = 1/6 = 16,7 %
- Tipo de respuesta se debe seleccionar entre 4 opciones:
  - Patrón de respuestas: Por defecto aparecerá el patrón del área o el de la Auditoria, pero permite cambiarlo por cualquier patrón predefinido anteriormente
  - Texto es una respuesta no cuantitativa, que recoge un texto como respuesta a la pregunta
  - Fecha es una respuesta no cuantitativa que recoge una fecha como respuesta a la pregunta
  - Firma es un campo táctil, donde el usuario que rellena la auditoría, bien con el ratón o bien con de forma táctil (tablet, smartphone, portátil táctil, etc.), firma la auditoría.
- Obligatorio indica si es necesario de forma obligatoria responder la pregunta, para poder cerrar la auditoria.

Una vez introducidos los datos, pulsar en el icono de guardar . Si se quiere mover el área al nivel superior de la plantilla

- - Colocar el ratón en la zona inferior de la plantilla, zona en blanco, sin elegir ninguna área y pulsar el botón derecho.
  - Soltamos el botóny el área seleccionada aparecerá como 1º nivel de la jerarquía de la plantilla, al final de la misma.

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Preguntas

Pemite crear y editar preguntas desde la pestaña de preguntas de la ficha de la plantilla de auditoría.

- - Crear preguntas pulsando en el icono de añadir
  - Editar preguntas del listado de preguntas de la plantilla, siempre que estén en modo diseño. En modo validado solo se pueden consultar. Permite crear nuevas preguntas

En cualquiera de las dos acciones anteriores, se deben cumplimentar o editar los siguientes campos:

- - Área o sub- área en la que se colocará la pregunta. Permite asignar pesos (que unas respuestas valgan más que otras) a nivel individual (de pregunta) o a nivel colectivo (de área) de manera que dentro de un área pueda haber preguntas que valgan más que otras (peso a nivel de pregunta) y que todas las preguntas de un área puedan valer más que las de otra área (peso a nivel de área).
  - Nombre de la pregunta
  - Ayuda campo multimedia de explicación de la pregunta, que puede incluir texto, imágenes, enlaces a ficheros, vídeos etc.
  - Peso: Permite definir ponderaciones de las preguntas dentro de este área permitiendo establecer que pregunta tendrá más impacto que otra en el resultado del área:
    - Ejemplo1: Todas las preguntas del mismo área tienen la misma ponderación. Peso = 1 en todas ellas. Si hay 4 preguntas , cada una valdrá el 25% dentro del resultado de ese área
    - Ejemplo2: Hay una pregunta que vale el 50% del área y el resto el otro 50%. Suponiendo que hay 4 preguntas en este área. Peso Pregunta Principal = 3 , Peso del resto de preguntas = 1 => Ponderación pregunta 1 = 3 (peso de la pregunta)/6 (total de pesos) = 50% Ponderación del resto de preguntas = 1/6 = 16,7 %
  - Tipo de respuesta se debe seleccionar entre 4 opciones:
    - Patrón de respuestas: Por defecto aparecerá el patrón del área o el de la Auditoria, pero permite cambiarlo por cualquier patrón predefinido anteriormente
    - Texto es una respuesta no cuantitativa, que recoge un texto como respuesta a la pregunta
    - Fecha es una respuesta no cuantitativa que recoge una fecha como respuesta a la pregunta
    - Firma es un campo táctil, donde el usuario que rellena la auditoría, bien con el ratón o bien con de forma táctil (tablet, smartphone, portátil táctil, etc.), firma la auditoría.
  - Obligatorio indica si es necesario de forma obligatoria responder la pregunta, para poder cerrar la auditoria.
  - Una vez introducidos los datos, pulsamos en el icono de guardar

El listado de información de preguntas dispone de los siguientes campos:

- - Pregunta, recoge la descripción de la pregunta
  - Tipo Pregunta recoge el tipo de pregunta:
    - Fecha
    - Texto
    - Firma
    - Patrón de respuestas
  - Patrón de respuestas, donde se indica el patrón de respuestas utilizado en esta pregunta, siempre que el tipo de pregunta sea Patrón de Respuestas
  - Área, donde se recoge en que área se engloba la pregunta.
  - Jerarquía donde podemos apreciar todo la rama de áreas donde se encuentra estructurada la pregunta.
  - % del total donde se recoge lo que aporta la pregunta (siempre que sea de patrón de respuesta con selección única y con valoraciones en sus respuestas) al conjunto de la plantilla.

Permite exportar a excel o a CSV los resultados, pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquier columna.

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Programaciones

Las auditorias se pueden programar de dos formas:

- - - Por elemento: Empresa, Centro, Trabajador, Tipo documento, Actividad…
    - Por permisos: Por usuario, Perfil o Departamento

Por Entidades

Esta pestaña permite programar de forma automática las auditorias de elementos concretos, basados en esta plantilla. Esta programación se puede realizar tanto en modo diseño como en modo validado. En modo diseño aunque programemos auditorías, no se crearán hasta que pasemos la plantilla a validada.

PROCESO DE PROGRAMACIÓN:

En primer lugar hay que pulsar en .

Seleccionar tipo de entidad:

Tanto a nivel de elementos a nivel individual; Empresa, C Trabajo, Trabajor Interno, Trabajador Externo, Equipo, Actividad, Tipo Documento,

Como de estos elementos en sus relaciones a nivel de centro o de actividad; Empresa en CT, Trab Ext en CT, Trab Int en CT, Activ en CT, Activ Trab Interno en CT, Activ Trab Externo en CT, Activ Equipo en CT.

Selecciona nombre entidad; nombre del elemento y entre paréntesis el código de identificación

Tipo de planificación

Manual: No es una programación en sí, habría que crear por el administrador la auditoria en el menú de gestión. Se debe indicar si la auditoria tiene flujo de validación y en qué fecha se quiere la auditoria.

Intervalo: Son programaciones que se crean de forma periódica según el periodo que se determine:

Periodo: Hay que indicar el periodo (día, semana, mes, año) de creación la auditoría
Intervalo: Valor entero que indica la periodicidad de creación de la auditoría.
Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto según el intervalo y periodo definidos
Nº de ejecuciones restantes . Indica el nº de auditorías que se quieren crear en ese intervalo y periodo definidos.
Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, de la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como sean necesarios), pulsar en el icono de añadir e introducir:
- Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
- Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación

;

Cierre anterior: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se repiten un nº de veces. Al día siguiente de cerrar la auditoría del elemento se crea automáticamente una nueva auditoría de ese elemento. El proceso se repite tantas veces como nº de ejecuciones hayamos definido.

Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el nº de ejecuciones

Nº de ejecuciones restantes. Indica el nº de auditorías que se quieren crear

Ultimo día del mes: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se crean el último día de cada mes y se repiten un nº de veces que se hayan definido. La nueva auditoria se creará el último día del mes desde la fecha de inicio indicada y para el nº de repeticiones introducido.

Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la fecha de fin de ese mes donde se creará la primera auditoría

Nº de ejecuciones restantes . Indica el nº de auditorías que se quieren crear

Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, de la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como sean necesarios), pulsar en el icono de añadir e introducir:

Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación
Flujo de validación. Si se marca esta opción se indica que la auditoría concreta deber ser revisada por alguno de los administradores definidos en los permisos de la programación, cuando el gestor la haya cerrado antes de aprobarla o rechazarla

Si no se marca la opción, indica que el usuario que tenga permisos de gestión cuando realic y cierren la auditoría esta pasará automáticamente a estado cerrada y aprobada, sin pasar por ningún otro usuario que tenga que validarla.

PERMISOS: Hay que asignarle los distintos permisos. Pulsar en

INTRANET donde se definen los perfiles, departamentos y usuarios internos que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en tres zonas diferentes:

Perfil En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.

Pulsando en el icono de añadir sale sale una ventana para seleccionar los perfiles que se quieren asociar. Se marcan estos y se pulsa en seleccionar . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada perfil es:

Consulta para poder ver las auditorías de esta programación, una vez aprobadas
Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera .

UsuarioEn esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que se quieran asociar. Se seleccionan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada usuario es:

Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera .

Departamento. En esta zona se puede añadir o eliminar departamentos que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles que se quieren asociar. Se marcan estos y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada departamento es:

Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera

EXTRANET donde se definen perfiles, usuarios de las empresas externas que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en dos zonas diferentes:

Perfil, En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles de extranet que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.
- Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles extranet disponibles que se quieran asociar.Se marcan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. Solo pueden tener uno de los dos roles:
  - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
- Para eliminarlos, se seleccionan y se pulsa en el icono de papelera

Usuario En esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría

- Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que se quieran asociar. Se marcan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva
- Se pueden seleccionar para su eliminación , marcando estos y pulsando en el icono de papelera .

Una vez seleccionados los perfiles, y/o departamentos y usuarios, pulsar en el icono de guardar , para almacenar la configuración de permisos de la programación

También desde aquí se pueden eliminar, seleccionando estos y pulsando posteriormente en el icono .

VER VIDEO EXPLICATIVO

Programaciones de Auditorias Por Entidades

ICONOS DE ESTA PANTALLA

Icono de candado asociado a cada programación o masivo de las programaciones seleccionadas, para configurar individualmente/colectivamente qué perfiles, usuarios y/o departamentos juegan algún rol de administrador, consultor o gestor de esas auditorias que se generarán en las programaciones. La ventana de permisos se divide en dos subpestañas:

Icono papelera general, permite eliminar las programaciones seleccionadas. Esta eliminación se puede realizar estando la plantilla en diseño o validada.

Icono editar, permite modificar las programaciones seleccionadas. Se aplicación la misma programación a todas las programaciones realizadas, como se puede apreciar en la siguiente imagen

NOTIFICACIONES QUE SE GENERAN a los usuarios involucrados en su gestión:

- - Nueva auditoría disponible: Notificación que se envía a los administradores y gestores de la auditoría, indicando que se ha creado la auditoría concreta y que la tienen que gestionar
  - Auditoría finalizada: Notificación que se envía a los administradores, indicando que el gestor ha finalizado la auditoría concreta y que la tienen que verificar para autorizar o rechazar
  - Recordatorio de auditorías en progreso que están pendientes de gestionar. Correo que se envía a los gestores
  - Notificación de próxima creación de auditorías, según las programaciones realizadas y los preavisos definidos (en las de tipo de planificación: intervalo y último día del mes)
  - Auditoría aprobada: Notificación que se envía a los gestores de la auditoría, indicando que se ha aprobado su auditoría por parte de los administradores y con observaciones de la aprobación
  - Auditoría rechazada: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha rechazado, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos del rechazo
  - Auditoría reabierta: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha reabierto, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de la reapertura

Pulse aquí para comnprimir el apartado

Por Permisos

Se pueden programar también las auditorias partiendo en vez de «por entidades» por «permisos».

Proceso de Programación:

- - En primer lugar hay que pulsar en .
  - A continuación el permiso al tipo de elemento: (usuario, perfil o dpto)

- - En función de la opción elegida se selecciona «elemento«

- - Posteriormente el «tipo de entidad» sobre el que se va a programar la auditoria. Tanto a nivel de elementos a nivel individual; Empresa, C Trabajo, Trabajor Interno, Trabajador Externo, Equipo, Actividad, Tipo Documento,

En función de ese tipo habrá que seleccionar en el siguiente desplegable el nombre de esta entidad

- - Flujo de validación. Si se marca esta opción se indica que la auditoría concreta deber ser revisada por alguno de los administradores definidos en los permisos de la programación, cuando el gestor la haya cerrado antes de aprobarla o rechazarla

El «tipo de planificación«.

Permite seleccionar entre las tres potenciales planificaciones, dependiendo de lo elegido nos saldrá unos campos u otros:

Intervalo: Son programaciones se crean de forma periódica según el periodo que se determine:

Periodo: Indica el periodo (día, semana, mes, año) de creación la auditoría

Intervalo: Valor entero que indica la periodicidad de creación de la auditoía.

Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el intervalo y periodo definidos

Nº de ejecuciones. Indica el nº de auditorías que se quieren crear en ese intervalo y periodo definidos.

Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como necesitemos), pulsar en el icono de añadir e introducir:

- Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
- Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación

Cierre anterior: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se repiten un nº de veces. Al cerrar la auditoría del elemento se crea automáticamente una nueva auditoría de ese elemento. El proceso se repite tantas veces como nº de ejecuciones hayamos definido.

- Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el nº de ejecuciones
- Nº de ejecuciones. Indica el nº de auditorías que se quieren crear

- - Ultimo día del mes: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se crean el último día de cada mes y se repiten un nº de veces que se hayan definido. La nueva auditoria se creará el último día del mes desde la fecha de inicio indicada y para el nº de repeticiones introducido.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la fecha de fin de ese mes donde se creará la primera auditoría
    - Nº de ejecuciones. Indica el nº de auditorías que se quieren crear
    - Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como necesitemos), pulsar en el icono de añadir e introducir:
      - Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
      - Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación
  - Manual: No es una programación en sí, habría que crear por el administrador la auditoria en el menú de gestión. Se debe indicar si la auditoria tiene flujo de validación y en qué fecha se quiere la auditoria.

Una vez se cumplimenten los campos para su programación, hay que darle a «guardar»

Se pueden ver en la parte izquierda los distintos permisos para los que se ha creado dicha planificación

Si se clicka sobre uno de dichos permisos aparece a la derecha la siguiente pantalla

En esta linea hay varios ICONOS :

Icono papelera general, permite eliminar las programaciones seleccionadas. Esta eliminación se puede realizar estando la plantilla en diseño o validada.

Icono editar, si se selecciona saldrán los datos parametrizados de la programación, y estos desde aquí podrán ser modificados

- - PERMISOS

INTRANET donde se definen los perfiles, departamentos y usuarios internos que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en tres zonas diferentes:

- - Perfil; En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.
    - Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles que se quieren asociar. Se seleccionan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles s saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada perfil es:
      - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
      - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
      - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores
    - Seleccionando los perfiles que se quieren eliminar, se pulsaen el icono de papelera .

- - UsuarioEn esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.
    - Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que se quieran asociar. Se seleccionan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada usuario es
      - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
      - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
      - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores
    - Se pueden seleccionar los os usuarios que se quieren eliminar, pulsando en el icono de papelera .

- - Departamento: En esta zona se puede añadir o eliminar departamentos que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.
    - Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles que se quieren asociar. Se marcan estos y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada departamento es
      - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
      - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
      - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores
    - Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionandolos y, pulsando en el icono de papelera .

- - EXTRANET donde se definen perfiles, usuarios de las empresas externas que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en dos zonas diferentes:
    - Perfil, En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles de extranet que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles extranet disponibles que se quieran asociar. Se marcan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles aldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. Solo pueden tener uno de los dos roles:

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación

Para eliminarlos, se seleccionan y se pulsa en el icono de papelera .

- - UsuarioEn esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que se quieran asociar. Se marcan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva

Se pueden seleccionar para su eliminación , marcando estos y pulsando en el icono de papelera .

Una vez seleccionados los perfiles, departamentos y usuarios, pulsar en el icono de guardar , para almacenar la configuración de permisos de la programación

Icono papelera general, permite eliminar las programaciones seleccionadas. Esta eliminación se puede realizar estando la plantilla en diseño o validada.

Icono editar, permite modificar las programaciones seleccionadas. Se aplicación la misma programación a todas las programaciones realizadas, como se puede apreciar en la siguiente imagen

Las programaciones que se creen a partir de «por permisos», volcaran en la otra pestaña de «por entidades»

Programaciones-por-permisos-a-por-entidades

VER VIDEO EXPLICATIVO

Mejoras en la programación de Plantillas de Auditorias. Por entidades o por permisos

NOTIFICACIONES QUE SE GENERAN a los usuarios involucrados en su gestión:

- - Nueva auditoría disponible: Notificación que se envía a los administradores y gestores de la auditoría, indicando que se ha creado la auditoría concreta y que la tienen que gestionar
  - Auditoría finalizada: Notificación que se envía a los administradores, indicando que el gestor ha finalizado la auditoría concreta y que la tienen que verificar para autorizar o rechazar
  - Recordatorio de auditorías en progreso que están pendientes de gestionar. Correo que se envía a los gestores
  - Notificación de próxima creación de auditorías, según las programaciones realizadas y los preavisos definidos (en las de tipo de planificación: intervalo y último día del mes)
  - Auditoría aprobada: Notificación que se envía a los gestores de la auditoría, indicando que se ha aprobado su auditoría por parte de los administradores y con observaciones de la aprobación
  - Auditoría rechazada: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha rechazado, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos del rechazo
  - Auditoría reabierta: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha reabierto, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de la reapertura

Pulse aqui para comprimir

Auditorias

Esta pestaña solo aparece en plantillas de auditorías en estado validado y permite crear auditorias manualmente para esta plantilla en concreto, seleccionando la entidad o elemento al que queremos auditar.

La pestaña recoge el listado de todas las auditorías basadas en esta plantilla. La información de cada auditoría se recoge en las diferentes columnas:

- - Acciones que se pueden realizar sobre cada auditoría:

Editar: Pulsando en este icono, permite consultar/gestionar el resultado de la auditoría. Ver ficha de gestión de auditorías . Nos aparece una ventana con toda la información de la auditoría dividida en diferentes pestañas: Áreas, Preguntas, Notas, Incidencias, Permisos y Trazabilidad. Dependiendo del estado de auditoría y del rol que tengamos en la misma, podremos gestionar o consulta la información de la auditoría. Por ejemplo, si somos administradores o gestores de la auditoría y ésta se encuentra en estado En Progreso , desde aquí podremos realizarla, pulsando en el icono de Realización

Este icono PDF, sólo aparece en las auditorias aprobadas o en las auditorías en estado histórico. Pulsando en el icono, se genera un informe en formato PDF, con el resultado de la auditoria. Los informes PDF NO se almacenarán en el servidor, sino que simplemente se generarán en el momento en el que el usuario pulse sobre el icono de generación del informe.

- - Estado de la auditoria:

En progreso

Aprobada

Pendiente de revisión

Histórico

- - Entidad: nombre del elemento sobre el que realizamos la auditoría.
  - Tipo Entidad:;
    - Centro Trabajo
    - Empresa
    - Trabajadores Internos
    - Trabajadores Externos
    - Equipos
    - Actividad
    - Tipos de Documentos de coordinación
  - Fecha Creación: fecha en la que se ha creado la auditoria
  - Usuario Creador: nombre del usuario que ha creado la auditoria
  - Fecha Realización: fecha en la que se ha realizado la auditoria siempre que esté aprobada o en histórico.
  - Usuario Realizador: nombre del usuario que ha realizado la auditoria
  - Fecha Aprobación: fecha en la que se revisó y se aprobó la auditoría. Si la auditoría no tiene flujo de validación esta fecha es la misma que la fecha de realización
  - Usuario Aprobador: nombre del usuario que aprobó la auditoría. Si la auditoría no tiene flujo de validación este usuario es el mismo que el realizador
  - Puntuación. Si la auditoría tiene preguntas cuantitativas saldrá en esta columna el % de puntuación global obtenido en todas las áreas/preguntas cuantitativas.
  - Nº de rechazos donde se recoge el nº de rechazos que ha sufrido la auditoría. Pulsando en el icono que aparece la ventana con la información del rechazo, como se puede apreciar en la siguiente pantalla

- - Usuario que realizó el rechazo
  - Fecha del rechazo
  - Motivo del rechazo

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Permisos

En esta pestaña se define qué perfiles, usuario y/o departamento puede administrar, gestionar o consultar esta plantilla. ¡¡IMPORTANTE!! Esta seguridad es intrínseca a la plantilla, pero no afecta a la seguridad de cada auditoría, que se define, como hemos visto en el apartado de programaciones, en la propia auditoría.

Los roles que pueden tener los usuarios, perfiles o departamentos dentro de la plantilla de la auditoría son:

- - Administrador: Puede eliminar la plantilla y gestionar toda la auditoría en modo diseño. En modo validado, puede consultar la plantilla, crear o eliminar programaciones, crear instancia de auditorías de la plantilla de forma manual o consultar toda la información de trazabilidad
  - Gestor: Realmente para este caso de seguridad, no tiene diferencias notables frente al administrador, únicamente no puede modificar los permisos de la plantilla (no aparece la pestaña)
  - Consultor: Independiente de modo en que se encuentre la plantilla, solo podrán consultar la información de la misma, pero no la pueden modificar o eliminar

Para gestionar los perfiles, usuarios y departamentos, la pestaña se divide en tres zonas:

- - Perfiles
  - Usuarios
  - Departamentos

En cada uno de estas áreas, se muestra el listado de elementos que tienen acceso a la plantilla según el rol definido. La zona tiene a nivel global dos acciones que se pueden desarrollar en la misma:

Pulsando en este icono nos permite elegir otros elementos de ese tipo de elemento que van a tener permisos sobre la plantilla.

Pulsando en este icono, se quitarán los permisos asociados a los elementos seleccionados y se eliminará el elemento de la lista correspondiente y ya no tendrá acceso a la plantilla.

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Trazabilidad

Esta pestaña permite consultar todas las acciones realizadas sobre la plantilla, fecha en la que se realizaron, usuario que las llevó a cabo y las modificaciones que se realizaron en la plantilla. La información se encuentra dividida en las diferentes secciones de la plantilla. En el buscador inicial de la trazabilidad debemos filtrar al menos por una de las secciones.

Los campos de búsqueda son:

- - Fechas de la acción. Se debe elegir un intervalo desde cuando se podido producir la acción, hasta cuando.
  - Sección. Permite elegir una acción sobre las diferentes secciones:
    - Áreas: Recoge todas las acciones de creación, modificación o eliminación de áreas
    - Entidades: Recoge las programaciones realizadas sobre los diferentes tipos de elementos seleccionados: Creaciones de programaciones, eliminaciones o ediciones de las mismas.
    - Permisos de auditoria por defecto. Hace referencia a los permisos de las programaciones. Recoge acciones de creación, actualización y eliminación de permisos de usuarios, perfiles y departamentos con los roles de administración, gestión y consulta asociados a la auditoría de un elemento concreto
    - Fichas. Recoge la creación, modificación de la ficha o el cambio de estado de la auditoría
    - Permisos Recoge acciones de creación, actualización y eliminación de permisos de usuarios, perfiles y departamentos con los roles de administración, gestión y consulta sobre la propia plantilla
    - Preguntas Recoge todas las acciones de creación, modificación o eliminación de preguntas y el
    - Auditorias Borradas. Cuando una auditoria es eliminada de la aplicación, se queda una trazabilidad de quién y cuándo se ha eliminado.
    - En plantillas de coordinación (ver apartado inferior) también aparece dos trazabilidades adicionales que se explican en dicho apartado:
      - Configuración de coordinación
      - Tipos de documentos de coordinación

Dependiendo de la sección elegida de la trazabilidad, el resultado de la búsqueda aparece en la parte inferior de la pantalla, con la siguiente información:

Areas

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en las áreas de esta plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado un área
    - Crear si se ha creado un área
    - Actualizar idioma si se ha modificado el nombre del área en uno o varios idiomas
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Area creada, modificada o eliminada
  - Idioma en el que se ha creado o modificado el área
  - Area padre a la que pertenece o pertenecía el área
  - Nombre dado al área, creada o modificada tras la acción
  - Peso que se ha establecido para el área tras la acción
  - Patrón de respuestas por defecto que tiene el área tras la acción

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Entidades

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en las programaciones de las entidades sobre las que queremos realizar auditorías, basadas en esta plantilla, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado una programacion
    - Crear si se ha creado una nueva programación
    - Actualizar si se ha modificado la programación de una entidad
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de la programación
  - Planificación indica que tipo de programación se ha realizado:
    - Intervalo
    - Cierre anterior
    - Ultimo día del mes
    - NO. si ha sido una programación manual

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Permisos de auditoria por defecto

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en los permisos de las auditorías planificadas de las entidades sobre las que queremos realizar auditorías, basadas en esta plantilla, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado un permiso de un perfil, usuario o departamento sobre una auditoria de un elemento concreto
    - Actualizar si se ha modificado el permiso de un perfil, usuario o departamento sobre una auditoria de un elemento concreto
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento (centro, empresa, trabajador, equipo, actividad, documento…) y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de permisos
  - Planificación indica que tipo de programación tiene esa auditoría para esa entidad
    - Intervalo
    - Cierre anterior
    - Ultimo día del mes
    - NO. si ha sido una programación manual
  - Tipo donde se recoge el tipo de elemento al que se le da o quita el permiso
    - Perfil Interno
    - Usuario interno
    - Departamento
    - Perfil externo
    - Usuario externo
  - Elemento al que se le da o quita el permiso
  - Permiso tipo de rol que se ha asignado al elemento
    - Administración
    - Gestión
    - Consulta

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Ficha

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en la ficha de la plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Crear si se acaba de crear la plantilla de auditoría
    - Cambiar de estado si se ha cambiado el estado de Diseño a Validado o viceversa
    - Actualizar idioma si se ha modificado el nombre de la plantilla de auditoría
    - Copiar si se ha creado una nueva plantilla de auditoría partiendo de esta plantilla
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Nombre de la plantilla de auditoria a la que ha afectado la acción
  - Categoría asociada a la plantilla
  - Tipo de plantilla creada:
    - Normal
    - Arbol
  - Patrón de respuestas por defecto indicado
  - Estado de la plantilla
  - Campos orientados a la copia de la plantilla. Solo salen rellenados si se ha duplicado la plantilla y recogen cómo se ha realizado esa copia.
    - Copiar áreas: SI o NO
    - Copiar Entidades: SI o NO
    - Copiar permisos: SI o NO

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Permisos

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en los permisos de la plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado un permiso de un perfil, usuario o departamento sobre esta plantilla
    - Actualizar si se ha modificado el permiso de un perfil, usuario o departamento sobre esta plantilla
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo donde se recoge el tipo de elemento al que se le da o quita el permiso
    - Perfil Interno
    - Usuario interno
    - Departamento
    - Perfil externo
    - Usuario externo
  - Elemento al que se le da o quita el permiso
  - Permiso tipo de rol que se ha asignado al elemento
    - Administración
    - Gestión
    - Consulta

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Preguntas

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en las preguntas de esta plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado una pregunta
    - Crear si se ha creado una pregunta
    - Actualizar idioma si se ha modificado el nombre de la pregunta en uno o varios idiomas
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Area a la que pertenece la pregunta
  - Pregunta creada, eliminada o modificada
  - Idioma en el que se ha creado o modificado la pregunta
  - Nombre dado a la pregunta, creada o modificada tras la acción
  - Ayuda de la pregunta
  - Peso que se ha establecido para la pregunta tras la acción
  - Tipo de pregunta donde se recoge el tipo asignado a la pregunta tras la acción
    - Texto
    - Fecha
    - Firma
    - Patrón de respuestas

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Auditorías borradas

Al buscar la trazabilidad de las acciones de borrado realizadas en las auditorías existentes, basadas en esta plantilla, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada. En este caso siempre será borrar.
    - Borrar si se ha eliminado la auditoría concreta
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de borrado de su auditoría
  - Motivo de la eliminación de la auditoría

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Plantilla Auditoria Árbol de Decisión

Una auditoria de árbol, únicamente se diferencia de una auditoria normal en que no es necesario crear una estructura de áreas y sub-áreas, solo es necesario crear las preguntas (igual que en la normal) y después definir el árbol de decisión.

¡¡IMPORTANTE¡¡ Una de las preguntas tiene que ser la pregunta inicial del árbol de decisión, pulsando en la bola blanca de una pregunta se convierte en pregunta principal, apareciendo bola verde.

La plantilla de auditoria normal se compone de las siguientes pestañas:

- - Ficha. Permite clasificar y definir el tipo de auditora, modificar el nombre en idiomas, copiar la plantilla de la auditoria en el icono Copiar y validar el diseño una vez concluido en el icono de Validar.
  - Preguntas: En esta pestaña, permite editar o crear preguntas con el patrón de respuesta por defecto o personalizada o incluso con tipos de respuestas no cuantitativas (fechas, textos, firma).
  - Diagrama: En esta pestaña se define el árbol de toma de decisiones, en base a las respuestas de cada pregunta definida.
  - Programaciones: Esta pestaña permite la planificación de la creación automática de auditorias concretas en elementos específicos (Empresas, centros, trabajadores, equipos, actividades, etc…) o por permisos concretos (departamento, usuario, perfil)
  - Auditorias; donde se pueden ver todas las relacionadas con dicha plantilla, independientemente de su estado
  - Permisos: En esta pestaña se define qué perfil, usuario y/o departamento puede administrar la plantilla, gestionarla o consultarla.
  - Trazabilidad donde se recogen todas las acciones realizadas por los usuarios en la plantilla.

Ficha

Si la auditoría está en modo diseño, se puede gestionar y modificar los datos de la ficha:

- - Pulsando en el icono de idiomas se puede modificar el nombre de la auditoría en cualquiera de los idiomas definidos en la herramienta

- - Se puede reclasificar la categoría de la auditoría, pulsando en el campo categoría y seleccionando del árbol de categorías y subcategorías la deseada
  - Pulsando en el icono de Validar se valida el diseño de la auditoría y se podrán crear de forma automática (programación) o de forma manual auditorías, inspecciones, encuestas…basadas en esta plantilla
  - Si la plantilla está en modo diseño se puede también copiarla, pulsando el icono de copiar para crear una plantilla de auditoría idéntica a ésta. Al copiar se pueden modificar los siguientes datos de la nueva plantilla
    - Nombre de la platilla. Por defecto pondrá el mismo nombre de la plantilla actual seguido de un nº correlativo (Ejemplo _01)
    - Categoría donde queremos clasificar el tipo de plantilla. Por defecto saldrá la misma categoría que la categoría de la plantilla origen, pulsando en el campo se puede modificar la categoría
    - Patrón de respuesta. Por defecto saldrá el mismo patrón de respuesta que el seleccionado en la plantilla origen. Pulsando en el campo se puede modificar el patrón por defecto de la nueva plantilla
    - Geolocalización: : Si se marca esta opción se puede conocer exactamente (si el dispositivo desde el que se contestan las preguntas lleva GPS, y siempre que se autorice a que se conozca la ubicación de este
    - Se pueden determinar que elementos se quieren copiar:
      - Entidades sobre las que se han programado la plantilla origen
      - Permisos sobre la plantilla nueva a partir de los permisos de la plantilla origen
      - Áreas y preguntas de la plantilla origen

Si la auditoría está en modo validada, se pueden consultar los datos de la ficha pero no modificarlos, excepto crear una plantilla copia de ésta:

- - Si la plantilla está validada pero todavía no se ha generado ninguna auditoría con esta plantilla, saldrá el icono de Pasar a diseño permitiendo volver a modificar el contenido y estructura de la auditoría
  - Se puede consultar la información de la ficha, pero no se puede modificar nada de la misma ni de la pestañas de preguntas.
  - Si la plantilla está en modo validada también se puede , pulsando el icono de copiar para crear una plantilla de auditoría idéntica a ésta. Al copiar se pueden modificar los siguientes datos de la nueva plantilla. ¡¡IMPORTANTE!! esta opción de copiar es la única forma de crear una plantilla nueva a partir de la plantilla origen que ya tiene auditorías realizadas y por tanto ya no se puede modificar.
    - Nombre de la platilla. Por defecto pondrá el mismo nombre de la plantilla actual seguido de un nº correlativo (Ejemplo _01)
    - Categoría donde se quiere clasificar el tipo de plantilla. Por defecto saldrá la misma categoría que la categoría de la plantilla origen, pulsando en el campo podemos modificar la categoría
    - Patrón de respuesta. Por defecto saldrá el mismo patrón de respuesta que el seleccionado en la plantilla origen. Pulsando en el campo se puede modificar el patrón por defecto de la nueva plantilla
    - Geolocalización. Si se marca esta opción se puede conocer exactamente (si el dispositivo desde el que se contestan las preguntas lleva GPS, y siempre que se autorice a que se conozca la ubicación de este
    - Se puede determinar que elementos copiar
      - Entidades sobre las que se han programado la plantilla origen
      - Permisos sobre la plantilla nueva a partir de los permisos de la plantilla origen
      - Áreas y preguntas de la plantilla origen

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Preguntas

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Esta pestaña permite crear y editar preguntas. Se puede:

- - Crear preguntas pulsando en el icono de añadir .
  - Editar preguntas del listado de preguntas de la plantilla, siempre que estén en modo diseño. En modo validado solo se pueden consultar.
  - Identificar la pregunta inicial del arbol de decisión. Para ello hay que realizar los siguientes pasos
    - Todas las preguntas definidas tienen el icono de pregunta inicial con el icono blanco .
    - Se selecciona la pregunta que se quiere convertir en la pregunta inicial de la auditoría pulsando en el icono .
    - Se puede ver que el icono se ha convertido en una bola verde .
    - Si se desea poner otra pregunta como inicial, simplemente pulsar en su icono y automáticamente pasará a estar verde y ser la 1ª pregunta del árbol.

En cualquiera de las dos acciones anteriores, aparece una ventana como la siguiente donde hay cumplimentar o editar.

- - Nombre de la pregunta
  - Ayuda campo multimedia de explicación de la pregunta, que puede incluir texto, imágenes, enlaces a ficheros, vídeos etc.
  - Tipo de respuesta se debe seleccionar entre 4 opciones:
    - Patrón de respuestas: Por defecto aparecerá el patrón del área o el de la Auditoria, pero permite cambiarlo por cualquier patrón predefinido anteriormente
    - Texto es una respuesta no cuantitativa, que recoge un texto como respuesta a la pregunta
    - Fecha es una respuesta no cuantitativa que recoge una fecha como respuesta a la pregunta
    - Firma es un campo táctil, donde el usuario que rellena la auditoría, bien con el ratón o bien con de forma táctil (tablet, smartphone, portátil táctil, etc.), firma la auditoría

Una vez introducidos los datos, pulsamos en el icono de guardar .

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Diagrama

En la creación del árbol de decisión se parte siempre de la pregunta inicial:

- - Pregunta con respuesta única: Aparece en el arbol con un rombo azulado
  - Pregunta con respuesta múltiple. Aparece en el árbol con un recuadro morado.
  - Las respuestas de las preguntas de respuesta única, aparecen el árbol salen con un ovalo verde

Para crear el árbol de forma gráfica hay que seguir los siguientes pasos:

- 1. Si la primera pregunta es de respuesta única, hay que seleccionar una de las respuestas, pulsando en su óvalo verde, se pondrá en verde oscuro
    1. Para enlazar una nueva pregunta a esa respuesta, una vez realizado el paso 1, pulsando sobre la pregunta, bien en el rombo azulado bien en el recuadro morado
    2. Automáticamente se pinta en el diagrama la relación entre esa respuesta y la siguiente pregunta
    3. Se realiza el mismo proceso sobre el resto de respuestas de la pregunta
  2. Si la primera pregunta es de respuesta múltiple, se selecciona la pregunta, pulsando en ella, se pondrá en color morado oscuro
    1. Se elige la siguiente pregunta que se realizará a partir de esta, pulsando sobre la pregunta, bien en el rombo azulado bien en el recuadro morado
    2. Automáticamente se pinta en el diagrama la relación entre esa pregunta y la siguiente pregunta
  3. En ambos casos, hay que repetir el mecanismo de asociación hasta montar todo el árbol de decisión

Si se desea deshacer una rama del árbol de decisión, el proceso también es muy sencillo

- 1. Si se quiere desvincular una pregunta de una respuesta anterior, simplemente seleccionar la respuesta, aparecerá con un color verde oscuro.
  2. Pulsar sobre el recuadro blanco superior que indica Romper Asociación y automáticamente se romperá la relación y la pregunta ya no estará vinculada a esta respuesta

- 1. Si se quiere desvincular una pregunta de respuesta múltiple de la siguiente pregunta, simplemente seleccionar la pregunta de respuesta múltiple, aparecerá con un color morado oscuro.
  2. Pulsar sobre el recuadro blanco superior que indica Romper Asociación y automáticamente se romperá la relación y la pregunta de respuesta múltiple ya no estará vinculada a la pregunta asociada

Las opciones que hay para visualizar, exportar o imprimir el árbol son:

- - Mover el árbol: Pulsar con el botón izquierdo del ratón dentro del diagrama y sin soltar hay que desplazr el árbol a derecha, izquierda, arriba y abajo
  - Ampliar – contraer el árbol: Hay que situarse con el ratón dentro del diagrama y con la rueda del ratón o con el mecanismo que simule esa rueda del ratón desplazar la rueda hacia arriba (Ampliar gráfico APLICAR ZOOM) o desplazar la rueda hacia abajo (Reducir el diagrama, QUITAR ZOOM)
  - Exportar el árbol a un fichero. En la parte inferior de la pantalla del diagrama hay dos opciones:

Permite exportar el diagrama a un excel

Permite exportar el diagrama a un pdf

Pulse aquí para comprimir el apartado

Programaciones

Las auditorias se pueden programar de dos tipos:

- - Por elemento; Empresa, Centro, Trabajador, Tipo documento, Actividad…
  - Por permisos; Por usuario, Perfil o Departamento

Por Entidades

Esta pestaña se permite programar de forma automática las auditorias de elementos concretos, basados en esta plantilla de árbol. Esta programación se puede realizar tanto en modo diseño como en modo validado. En modo diseño aunque se programen las auditorías, no se crearán hasta que se pase la plantilla a validada.

- - En primer lugar hay que pulsar en .
  - Seleccionar tipo de entidad:
    - Tanto a nivel de elementos a nivel individual; Empresa, C Trabajo, Trabajor Interno, Trabajador Externo, Equipo, Actividad, Tipo Documento,
    - Como de estos elementos en sus relaciones a nivel de centro o de actividad; Empresa en CT, Trab Ext en CT, Trab Int en CT, Activ en CT, Activ Trab Interno en CT, Activ Trab Externo en CT, Activ Equipo en CT.
  - Selecciona nombre entidad; nombre del elemento y entre paréntesis el código de identificación
  - Flujo de validación. Si se marca esta opción se indica que la auditoría concreta deber ser revisada por alguno de los administradores definidos en los permisos de la programación, cuando el gestor la haya cerrado antes de aprobarla o rechazarla
  - Tipo de planificación
  - Manual: No es una programación en sí, habría que crear por el administrador la auditoria en el menú de gestión. Se debe indicar si la auditoria tiene flujo de validación y en qué fecha se quiere la auditoria.
  - Intervalo: Son programaciones que se crean de forma periódica según el periodo que se determine:
    - Periodo: Hay que indicar el periodo (día, semana, mes, año) de creación la auditoría
    - Intervalo: Valor entero que indica la periodicidad de creación de la auditoría.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto según el intervalo y periodo definidos
    - Nº de ejecuciones restantes . Indica el nº de auditorías que se quieren crear en ese intervalo y periodo definidos.
    - Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, de la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como sean necesarios), pulsar en el icono de añadir e introducir:
      - Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
      - Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación
  - Cierre anterior: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se repiten un nº de veces. Al día siguiente de cerrar la auditoría del elemento se crea automáticamente una nueva auditoría de ese elemento. El proceso se repite tantas veces como nº de ejecuciones hayamos definido.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el nº de ejecuciones
    - Nº de ejecuciones restantes. Indica el nº de auditorías que se quieren crear
  - Ultimo día del mes: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se crean el último día de cada mes y se repiten un nº de veces que se hayan definido. La nueva auditoria se creará el último día del mes desde la fecha de inicio indicada y para el nº de repeticiones introducido.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la fecha de fin de ese mes donde se creará la primera auditoría
    - Nº de ejecuciones restantes . Indica el nº de auditorías que se quieren crear
    - Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, de la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como sean necesarios), pulsar en el icono de añadir Añadir e introducir:
      - Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
      - Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación
  - PERMISOS: Hay que asignarle los distintos permisos. Pulsar en
  - INTRANET donde se definen los perfiles, departamentos y usuarios internos que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en tres zonas diferentes:
  - Perfil En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación, una vez aprobadas
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
  - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera

- - Usuario En esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
  - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera

- - Departamento En esta zona se puede añadir o eliminar departamentos que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
  - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Se pueden eliminar dichos permisos, seleccionándolos y, pulsando en el icono de papelera

- - EXTRANET donde se definen perfiles, usuarios de las empresas externas que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en dos zonas diferentes:
  - Perfil, En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles de extranet que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles extranet disponibles que se quieran asociar. Se marcan y se pulsa en el icono de seleccionar . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. Solo pueden tener uno de los dos roles:

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
  - Para eliminarlos, se seleccionan y se pulsa en el icono de papelera

- - Usuario En esta zona se pueden añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Se pueden seleccionar para su eliminación , marcando estos y pulsando en el icono de papelera

Una vez seleccionados los perfiles, y/o departamentos y usuarios, pulsar en el icono de guardar , para almacenar la configuración de permisos de la programación

También desde aquí se pueden eliminar, seleccionando estos y pulsando posteriormente en el icono .

ICONOS

Icono de selección de programaciones. Al seleccionar varias programaciones a la vez, se pueden eliminar de forma masiva pulsando en el icono de papelera de la zona inferior derecha, se pueden configurar los permisos de validadores de las auditorías (administradores), realizadores de las mismas (gestores) o consultores, seleccionando el icono de candado y eligiendo perfiles, departamentos o usuarios que desarrollan estos roles.

Icono papelera general, permite eliminar las programaciones seleccionadas. Esta eliminación se puede realizar estando la plantilla en diseño o validada.

Icono editar,permite modificar las programaciones seleccionadas. Se aplicación la misma programación a todas las programaciones realizadas, como se puede apreciar en la siguiente imagen

VER VIDEO EXPLICATIVO

Programaciones de Auditorias Por Entidades

Las notificaciones que se generan en la aplicación a los usuarios involucrados en su gestión son:

- - Nueva auditoría disponible: Notificación que se envía a los administradores y gestores de la auditoría, indicando que se ha creado la auditoría concreta y que la tienen que gestionar
  - Auditoría finalizada: Notificación que se envía a los administradores, indicando que el gestor ha finalizado la auditoría concreta y que la tienen que verificar para autorizar o rechazar
  - Recordatorio de auditorías en progreso que están pendientes de gestionar. Correo que se envía a los gestores
  - Notificación de próxima creación de auditorías, según las programaciones realizadas y los preavisos definidos
  - Auditoría aprobada: Notificación que se envía a los gestores de la auditoría, indicando que se ha aprobado su auditoría por parte de los administradores y con observaciones de la aprobación
  - Auditoría rechazada: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha rechazado, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos del rechazo
  - Auditoría reabierta: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha reabierto, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de la reapertura

Pulse aquí para comprimir el apartado

Por Permisos

Se pueden programar también las auditorias partiendo en vez de «por entidades» por «permisos».

Proceso de Programación:

- - En primer lugar hay que pulsar en .
  - A continuación el permiso al tipo de elemento: (usuario, perfil o dpto)

- - En función de la opción elegida se selecciona «elemento«

- - Posteriormente el «tipo de entidad» sobre el que se va a programar la auditoría;

Tanto a nivel de elementos a nivel individual; Empresa, C Trabajo, Trabajor Interno, Trabajador Externo, Equipo, Actividad, Tipo Documento,

- - En función de ese tipo habrá que seleccionar en el siguiente desplegable el nombre de esta entidad
  - Flujo de validación. Si se marca esta opción se indica que la auditoría concreta deber ser revisada por alguno de los administradores definidos en los permisos de la programación, cuando el gestor la haya cerrado antes de aprobarla o rechazarla
  - El «tipo de planificación«.
    
    Permite seleccionar entre las tres potenciales planificaciones, dependiendo de lo elegido nos saldrá unos campos u otros:
    - Manual: No es una programación en sí, habría que crear por el administrador la auditoria en el menú de gestión. Se debe indicar si la auditoria tiene flujo de validación y en qué fecha se quiere la auditoria.
  - Intervalo: Son programaciones se crean de forma periódica según el periodo que se determine:
    - Periodo: Indicamos el periodo (día, semana, mes, año) de creación la auditoría
    - Intervalo: Valor entero que indica la periodicidad de creación de la auditoía.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el intervalo y periodo definidos
    - Nº de ejecuciones restantes. Indica el nº de auditorías que se quieren crear en ese intervalo y periodo definidos.
    - Avisos de próxima creación. Permite avisar con antelación, a los responsables de la auditoría, la próxima creación de la nueva auditoría. Para crear un nuevo aviso (se pueden crear tantos como necesitemos), pulsar en el icono de añadir e introducir:
      - Periodo. Indica el periodo (día, semana, mes, año) de antelación de la notificación de próxima auditoría
      - Intervalo. Valor entero que indica con qué antelación se notificará la próxima creación
    - Cierre anterior: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se repiten un nº de veces. Al cerrar la auditoría del elemento se crea automáticamente al día siguiente una nueva auditoría de ese elemento. El proceso se repite tantas veces como nº de ejecuciones hayamos definido.
      - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la creación del resto de auditorías según el nº de ejecuciones
      - Nº de ejecuciones. Indica el nº de auditorías que se quieren crear

- - Ultimo día del mes: Son programaciones de auditorías que parten de una fecha inicial y se crean el último día de cada mes y se repiten un nº de veces que se hayan definido. La nueva auditoria se creará el último día del mes desde la fecha de inicio indicada y para el nº de repeticiones introducido.
    - Fecha inicio: Fecha de creación de la primera auditoría y que marca la fecha de fin de ese mes donde se creará la primera auditoría
    - Nº de ejecuciones. Indica el nº de auditorías que se quieren crear

Una vez se cumplimenten los campos para su programación, hay que darle a «guardar»

, se pueden ver en la parte izquierda los distintos permisos para los que se ha creado dicha planificación

Si se clicka sobre uno de dichos permisos aparece a la derecha la siguiente pantalla

En esta linea hay varios iconos:

Icono papelera general, permite eliminar las programaciones seleccionadas. Esta eliminación se puede realizar estando la plantilla en diseño o validada.

Icono editarsi se selecciona saldrán los datos parametrizados de la programación, y estos desde aquí podrán ser modificados

- - INTRANET donde definimos los perfiles, departamentos y usuarios internos que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en tres zonas diferentes:
    - Perfil En esta zona podemos añadir o eliminar perfiles que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.
      - Pulsando en el icono de añadir nos sale una ventana para seleccionar los perfiles que queremos asociar. Los seleccionamos y pulsamos en el icono de seleccionar . Los perfiles nos saldrán en pantalla y de cada uno de ellos tendremos que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada perfil es:
        
        Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
        
        Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
        
        Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores
      - Seleccionando los perfiles que queramos eliminar, pulsamos en el icono de papelera
      - Usuario En esta zona podemos añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.
        
        Pulsando en el icono de añadir nos sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que queremos asociar. Los seleccionamos y pulsamos en el icono de seleccionar . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos tendremos que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada usuario es
        
        Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
        
        Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
        
        Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores
        
        Seleccionando los usuarios que se quieren eliminar, pulsamos en el icono de papelera
    - Departamento En esta zona podemos añadir o eliminar departamentos que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Pulsando en el icono de añadir nos sale una ventana para seleccionar los perfiles que queremos asociar. Los seleccionamos y pulsamos en el icono de seleccionar . Los perfiles nos saldrán en pantalla y de cada uno de ellos tendremos que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. El rol que puede tener cada departamento es

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación
  - Administración para poder tanto rellenar/realizar la auditoría como para poder validar las auditorías realizadas por los gestores

Seleccionando los perfiles que queramos eliminar, pulsamos en el icono de papelera

- - Extranet donde se definen perfiles, usuarios de las empresas externas que pueden intervenir en la auditoría. La pestaña se divide en dos zonas diferentes:
  - Perfil En esta zona se pueden añadir o eliminar perfiles de extranet que jugarán diferentes roles dentro de la auditoria.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los perfiles extranet disponibles que se deseen asociar. Se seleccionan y se pulsa el icono . Los perfiles saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva. Solo pueden tener uno de los dos roles:

- - Consulta para poder ver las auditorías de esta programación
  - Gestión para poder rellenar y realizar las auditorías de esta programación

Seleccionando los perfiles que se quieren eliminar, pulsar en el icono de papelera

- - Usuario En esta zona se puede añadir o eliminar usuarios que jugarán diferentes roles dentro de la auditoría.

Pulsando en el icono de añadir sale una ventana para seleccionar los diferentes usuarios internos que se quieran asociar. Se seleccionan y se pulsa en el icono . Los usuarios saldrán en pantalla y de cada uno de ellos hay que elegir su rol, de forma individual o de forma masiva

Seleccionando los usuarios que se quieran eliminar, pulsar en el icono de papelera

Una vez seleccionados los perfiles, departamentos y usuarios, pulsar en el icono de guardar , para almacenar la configuración de permisos de la programación

Muestra los permisos actuales que tiene programación seleccionada. Desde esta pantalla también se podrán modificar estos.

Con se podrá eliminar esta programación programada.

Las programaciones que se creen a partir de «por permisos», volcaran en la otra pestaña de «por entidades»

VER VIDEO EXPLICATIVO

Mejoras en la programación de Plantillas de Auditorias. Por entidades o por permisos

NOTIFICACIONES QUE SE GENERAN a los usuarios involucrados en su gestión:

- - Nueva auditoría disponible: Notificación que se envía a los administradores y gestores de la auditoría, indicando que se ha creado la auditoría concreta y que la tienen que gestionar
  - Auditoría finalizada: Notificación que se envía a los administradores, indicando que el gestor ha finalizado la auditoría concreta y que la tienen que verificar para autorizar o rechazar
  - Recordatorio de auditorías en progreso que están pendientes de gestionar. Correo que se envía a los gestores
  - Notificación de próxima creación de auditorías, según las programaciones realizadas y los preavisos definidos (en las de tipo de planificación: intervalo y último día del mes)
  - Auditoría aprobada: Notificación que se envía a los gestores de la auditoría, indicando que se ha aprobado su auditoría por parte de los administradores y con observaciones de la aprobación
  - Auditoría rechazada: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha rechazado, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos del rechazo
  - Auditoría reabierta: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha reabierto, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de la reapertura

Pulse aqui para comprimir

Auditorias

La pestaña recoge el listado de todas las auditorías basadas en esta plantilla. La información de cada auditoría se recoge en las diferentes columnas:

- - Acciones que se pueden realizar sobre cada auditoría:

- - Estado de la auditoria:

En progreso

Aprobada

Pendiente de revisión

Histórico

- - Entidad: nombre del elemento sobre el que realizamos la auditoría.
  - Tipo Entidad:
    - Centro Trabajo
    - Empresa
    - Trabajadores Internos
    - Trabajadores Externos
    - Equipos
    - Actividad
    - Tipos de Documentos de coordinación
  - Fecha Creación: fecha en la que se ha creado la auditoria
  - Usuario Creador: nombre del usuario que ha creado la auditoria
  - Fecha Realización: fecha en la que se ha realizado la auditoria siempre que esté aprobada o en histórico.
  - Usuario Realizador: nombre del usuario que ha realizado la auditoria
  - Fecha Aprobación: fecha en la que se revisó y se aprobó la auditoría. Si la auditoría no tiene flujo de validación esta fecha es la misma que la fecha de realización
  - Usuario Aprobador: nombre del usuario que aprobó la auditoría. Si la auditoría no tiene flujo de validación este usuario es el mismo que el realizador
  - Puntuación. Si la auditoría tiene preguntas cuantitativas saldrá en esta columna el % de puntuación global obtenido en todas las áreas/preguntas cuantitativas.
  - Nº de rechazos donde se recoge el nº de rechazos que ha sufrido la auditoría. Pulsando en el icono que aparece la ventana con la información del rechazo, como se puede apreciar en la siguiente pantalla

- - Usuario que realizó el rechazo
  - Fecha del rechazo
  - Motivo del rechazo

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Permisos

En esta pestaña se define qué perfiles, usuario y/o departamento puede administrar, gestionar o consultar esta plantilla. ¡¡IMPORTANTE!! Esta seguridad es intrínseca a la plantilla, pero no afecta a la seguridad de cada auditoría, que se define, como hemos visto en el apartado de programaciones, en la propia auditoría.

Los roles que pueden tener los usuarios, perfiles o departamentos dentro de la plantilla de la auditoría son:

- - Administrador: Puede eliminar la plantilla y gestionar toda la auditoría en modo diseño. En modo validado, puede consultar la plantilla, crear o eliminar programaciones, crear instancia de auditorías de la plantilla de forma manual o consultar toda la información de trazabilidad
  - Gestor: Realmente para este caso de seguridad, no tiene diferencias notables frente al administrador, únicamente no puede modificar los permisos de la plantilla (no aparece la pestaña)
  - Consultor: Independiente de modo en que se encuentre la plantilla, solo podrán consultar la información de la misma, pero no la pueden modificar o eliminar

Para gestionar los perfiles, usuarios y departamentos, la pestaña se divide en tres zonas:

- - Perfiles
  - Usuarios
  - Departamentos

Pulsando en este icono nos permite elegir otros elementos de ese tipo de elemento que van a tener permisos sobre la plantilla

Pulsando en este icono, se quitarán los permisos asociados a los elementos seleccionados y se eliminará el elemento de la lista correspondiente y ya no tendrá acceso a la plantilla

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Trazabilidad

Los campos de búsqueda son:

- - Fechas de la acción. Se debe elegir un intervalo desde cuando se podido producir la acción, hasta cuando.
  - Sección. Permite elegir una acción sobre las diferentes secciones:
    - Entidades: Recoge las programaciones realizadas sobre los diferentes tipos de elementos seleccionados: Creaciones de programaciones, eliminaciones o ediciones de las mismas.
    - Permisos de auditoria por defecto. Hace referencia a los permisos de las programaciones. Recoge acciones de creación, actualización y eliminación de permisos de usuarios, perfiles y departamentos con los roles de administración, gestión y consulta asociados a la auditoría de un elemento concreto
    - Fichas. Recoge la creación, modificación de la ficha o el cambio de estado de la auditoría
    - Permisos Recoge acciones de creación, actualización y eliminación de permisos de usuarios, perfiles y departamentos con los roles de administración, gestión y consulta sobre la propia plantilla
    - Preguntas Recoge todas las acciones de creación, modificación o eliminación de preguntas y el
    - Auditorias Borradas. Cuando una auditoria es eliminada de la aplicación, se queda una trazabilidad de quién y cuándo se ha eliminado.
    - En plantillas de coordinación (ver apartado inferior) también aparece dos trazabilidades adicionales que se explican en dicho apartado:
      - Configuración de coordinación
      - Tipos de documentos de coordinación

Dependiendo de la sección elegida de la trazabilidad, el resultado de la búsqueda aparece en la parte inferior de la pantalla, con la siguiente información:

Diagrama

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en el diagrama de esta plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada, en este caso solo saldrá el tipo de acción actualizar
    - Actualizar idioma si se ha modificado la estructura del diagrama, indicando si se ha asociado una pregunta con otra o si se ha eliminado dicha asociación
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - FromQuestion recoge la pregunta de partida de la rama modificada, bien sea de respuesta única como de respuesta múltiple
  - FormAnswer en el caso de preguntas de respuesta única, recoge la respuesta inicial que precede a la siguiente pregunta dentro del diagrma
  - ToQuestion recoge la pregunta que se realizará bien a través de la respuesta anterior (pregunta respuesta única) como de la pregunta anterior (pregunta de respuesta múltiple. Si este campo está vacío indica que se ha rota la relación entre la pregunta/respuesta anterior y esta pregunta

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Entidades

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en las programaciones de las entidades sobre las que queremos realizar auditorías, basadas en esta plantilla, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado una programación
    - Crear si se ha creado una nueva programación
    - Actualizar si se ha modificado la programación de una entidad
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de la programación
  - Planificación indica que tipo de programación se ha realizado:
    - Intervalo
    - Cierre anterior
    - Ultimo día del mes
    - NO. si ha sido una programación manual

Este listado de auditorías se puede exportar a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Permisos de auditoria por defecto

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado un permiso de un perfil, usuario o departamento sobre una auditoria de un elemento concreto
    - Actualizar si se ha modificado el permiso de un perfil, usuario o departamento sobre una auditoria de un elemento concreto
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento (centro, empresa, trabajador, equipo, actividad, documento…) y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de permisos
  - Planificación indica que tipo de programación tiene esa auditoría para esa entidad
    - Intervalo
    - Cierre anterior
    - Ultimo día del mes
    - NO. si ha sido una programación manual
  - Tipo donde se recoge el tipo de elemento al que se le da o quita el permiso
    - Perfil Interno
    - Usuario interno
    - Departamento
    - Perfil externo
    - Usuario externo
  - Elemento al que se le da o quita el permiso
  - Permiso tipo de rol que se ha asignado al elemento
    - Administración
    - Gestión
    - Consulta

Este listado de auditorías se puede exportar a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Ficha

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en la ficha de la plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Crear si se acaba de crear la plantilla de auditoría
    - Cambiar de estado si se ha cambiado el estado de Diseño a Validado o viceversa
    - Actualizar idioma si se ha modificado el nombre de la plantilla de auditoría
    - Copiar si se ha creado una nueva plantilla de auditoría partiendo de esta plantilla
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Nombre de la plantilla de auditoria a la que ha afectado la acción
  - Categoría asociada a la plantilla
  - Tipo de plantilla creada:
    - Normal
    - Arbol
  - Patrón de respuestas por defecto indicado
  - Estado de la plantilla
  - Campos orientados a la copia de la plantilla. Solo salen rellenados si se ha duplicado la plantilla y recogen cómo se ha realizado esa copia.
    - Copiar áreas: SI o NO
    - Copiar Entidades: SI o NO
    - Copiar permisos: SI o NO

Este listado de auditorías se puede exportar a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Permisos

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en los permisos de la plantilla de auditoría, salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado un permiso de un perfil, usuario o departamento sobre esta plantilla
    - Actualizar si se ha modificado el permiso de un perfil, usuario o departamento sobre esta plantilla
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo donde se recoge el tipo de elemento al que se le da o quita el permiso
    - Perfil Interno
    - Usuario interno
    - Departamento
    - Perfil externo
    - Usuario externo
  - Elemento al que se le da o quita el permiso
  - Permiso tipo de rol que se ha asignado al elemento
    - Administración
    - Gestión
    - Consulta

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

Pulse aquí para comprimir el apartado

Preguntas

Al buscar la trazabilidad de las acciones realizadas en las preguntas de esta plantilla de auditoría, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada:
    - Borrar si se ha eliminado una pregunta
    - Crear si se ha creado una pregunta
    - Actualizar idioma si se ha modificado el nombre de la pregunta en uno o varios idiomas
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Pregunta creada, eliminada o modificada
  - Idioma en el que se ha creado o modificado la pregunta
  - Nombre dado a la pregunta, creada o modificada tras la acción
  - Ayuda de la pregunta
  - Tipo de pregunta donde se recoge el tipo asignado a la pregunta tras la acción
    - Texto
    - Fecha
    - Firma
    - Patrón de respuestas
  - AnswerGroupName. Nombre del Patrón de respuestas utilizado si el tipo de pregunta es de ese tipo
  - AnswerGroupType. Indica que tipo de patrón de respuestas es:
    - Selección única
    - Selección múltiple

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Auditorías borradas

Al buscar la trazabilidad de las acciones de borrado realizadas en las auditorías existentes, basadas en esta plantilla, nos salen las siguientes columnas:

- - Fecha Acción: Fecha en la que se realizó la acción
  - Acción: Indica el tipo de acción desarrollada. En este caso siempre será borrar.
    - Borrar si se ha eliminado la auditoría concreta
  - Usuario Acción: Usuario que ha realizado la acción
  - Descripción del usuario que ha realizado la acción, recoge los nombres y apellidos del usuario
  - Tipo de usuario donde se indica si la acción se ha realizado desde la extranet (externo) o desde la intranet (interno)
  - Idioma usuario acción
  - Plantilla de Auditoria a la que ha afectado la acción
  - Tipo de Entidad
  - Entidad recoge el nombre del elemento y su identificador (CIF, Código, DNI…) sobre el que se ha realizado la acción de borrado de su auditoría
  - Motivo de la eliminación de la auditoría

Este listado de auditorías podemos exportarlo a excel o a CSV pulsando con el botón derecho del ratón en el nombre de cualquiera de las columnas.

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Categorias

Toda plantilla de coordinación o de auditoría debe pertenecer a alguna categoría. Para crearlas, se debe pulsar en .

En la ventana que se abre, se debe cumplimentar:

Categoría Padre. Se cumplimenta si depende de otra categoría.
Nombre. La denominación que va a tener la categoría.
Código. Valor alfanumérico interno que se le quiera asignar.
Guardar la selección hecha.

Para poder eliminar una o varias categorías, debe seleccionarse con el check de la lista y pulsar en el icono de la papelera . Solo aparece el check si la categoría no tiene asignada todavía plantillas de auditorias

Permite reorganizar y visualizar de diferentes formas la estructura jerárquica de categorías:

Al pulsar en este icono, se expandirá todo el árbol jerárquico de categorías.

Al pulsar en este icono, se contraerá todo el árbol jerárquico, reduciéndolo al 1º nivel.

Para re-organizar la estructura de las categorías

Aparece en cada categoría siempre que no sea la última de su grupo organizativo, pulsando en el icono, permite bajar la categoría dentro de su grupo organizativo
Aparece en cada categoría siempre que no sea la primera de su grupo organizativo, pulsando en el icono, permite subir la categoría dentro de su grupo organizativo

Con el ratón también se puede re-organizar la estructura de categorías con los siguientes pasos:

Seleccionar con el click del ratón la categoría que se quiere desplazar..
Desplazar la categoría con el ratón

Si se quiere mover la categoría dentro de su misma estructura organizativa:

Colocar el ratón encima de la categoria de su mismo nivel y estructura donde se quiere situar esta categoría y pulsar el botón derecho.
Soltar el botón y la categoría aparecerá por encima de la categoría seleccionada.

Si se quiere mover la categoría a otra categoría de otra estrutura jerárquica

Colocar el ratón encima de la categoría de otra estructura, donde se quiere situar esta categoría y pulsar el botón derecho.
Soltar el botón y la categoría aparecerá al final de las categorías de ese categoría seleccionada.

Si se quiere mover la categoría al nivel superior de las categoría:

Colocar el ratón en la zona inferior de las categorías, zona en blanco, sin elegir ninguna categoría y pulsar el botón derecho.
Soltar el botón y la categoría aparecerá como 1º nivel de la jerarquía de las categorías, al final.

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Patrones de Respuestas

Permite crear respuestas predefinidas que el usuario podrá asignar a cada pregunta a la hora de crear plantillas de auditoria y por tanto permiten automatizar la creación de respuestas en las preguntas de las auditorias.

Los patrones de respuestas pueden ser de dos tipos:

Selección única: Solo se podrá elegir como respuesta un valor del patrón. En este caso permite asignar puntuaciones a cada respuesta, e incluso indicar si una respuesta no computará en el resultado de la auditoria (Ej. NO APLICA) y por tanto no tendrá puntuación
Selección múltiple: Se pueden elegir al menos uno de los valores del patrón

Para crear un patrón de respuesta, hay que pulsar en .

En la ventana que se abre, se deben cumplimentar los siguientes campos:

Nombre. Denominación del patrón de respuesta
Tipo. Se debe elegir:
- Selección única: Solo se podrá elegir como respuesta un valor del patrón. En este caso permite asignar puntuaciones a cada respuesta, e incluso indicar si una respuesta no computará en el resultado de la auditoria (Ej. NO APLICA) y por tanto no tendrá puntuación.
- Selección múltiple: Se pueden elegir al menos uno de los valores del patrón
Tiene puntuación: si se quiere cuantificar la pregunta se debe marcar esta opción, solo aplicable a selecciones únicas. Si la pregunta es cualitativa o es de selección múltiple, indicaremos que no es necesaria puntuación
Guardar la selección hecha.

En un patrón de respuesta en uso, pulsando en , permite modificar:

su nombre y su ayuda ,
los nombres y ayudas de las respuestas

Pero nunca se podrán modificar los valores de las respuestas siempre que ya se haya utilizado ese patrón en las plantillas de coordinación o de auditorías. Así mismo, solo se pueden eliminar patrones de respuestas si no se han utilizado todavía dentro de una auditoria o de una plantilla de auditoria, con el icono

La ficha del patrón de respuesta se divide en dos pestañas:

Ficha. En la que se ven los datos el patrón de respuesta. Si el patrón está en uso, no se pueden crear más respuestas, ni cambiar el valor de las mismas. El resto de textos y ayudas, se pueden editar y poner en idiomas
Respuestas. Permite añadir las respuestas pulsando en el icono de añadir . Se deben cumplimentar los siguientes campos:
- Nombre: Indicar la descripción corta de la respuesta
- Ayuda: Indicar la ayuda de la respuesta. Este campo es multimedia y permite incluir texto (nunca directamente desde Office, siempre plano), vídeos, imágenes, ficheros, enlaces externos etc.
- No Aplica: Si se marca este campo, indicará que al seleccionar esta respuesta en una auditoria, no se tendrán en cuenta en el resultado global de la misma.
- Puntuación: Si no se ha marcado No Aplica y se ha indicado que el patrón es cuantificable, permite incorporar el valor numérico entero de esta respuesta.