Coordinación. Actividades. Gestión

Esta pestaña consta de diferentes apartados, al pinchar en cada uno se quedará en color naranja para indicar en que apartado estamos :

• Datos: En este apartado es posible modificar los datos introducidos a la hora de dar de alta la actividad, a excepción del nombre de la actividad, por lo tanto los campos que aparecen son:
  
  • Tipo – Familia – Grupo de la Actividad
  • Código y Nombre de la Actividad
  • Planificación de la Actividad, en el caso de planificaciones periódicas, se definirá el Intervalo-Duración y repeticiones de la Actividad
• Metadatos: Este apartado solo aparecerá si se ha establecido alguna asociación para la Entidad «Actividad» a través de la definición de algún metadato desde Administración/Metadatos.

• Parámetros Generales: Permite:
  
  • Controlar la desactivación finalización de la actividad, de forma automática o manual. Debe marcarse la opción deseada.
  • Mostrar el estado de la actividad próxima a finalizar, indicando el número de días de antelación.
  • Activar el proceso documental. Se debe indicar cuantos días antes del inicio de la actividad, se van a solicitar los documentos.

  Se puede configurar dos tipos de notificaciones:

  • 1ª Notificación de Próximo Inicio de Actividad. Se debe indicar:
    • cuándo notificar la primera vez (cuando queden 2 días o 1 año para el inicio de la actividad, por ejemplo)
    • cada cuánto mandar un recordatorio del próximo inicio de la actividad.
  • 1ª Notificación de Próximo Fin de Actividad. Se debe indicar:
    • cuándo notificar la primera vez (cuando queden 2 días o 1 año para el fin de la actividad, por ejemplo)
    • cada cuánto mandar un recordatorio del próximo fin de la actividad

  Además, se puede configurar la lista de destinatarios, pudiendo elegir entre:

  • Permisos- Administración
  • Permisos- Gestión
  • Permisos- Consulta
  • Lista Distribución- Centros Trabajo
  • Lista Distribución- Empresas
  • Lista Distribución- Nivel Subcontratación
  • Lista Distribución- Trabajadores
  • Lista Distribución- Equipos

  Una vez definida la configuración de las notificaciones, debe pulsarse en Guardar . Esta parametrización, será exclusiva para esta actividad en concreto.

• Configuración Documental: Desde esta pestaña, se definen los documentos que se quieren solicitar y/o enviar por esta actividad. Siguiendo la configuración previa que se haya hecho para el tipo-familia-grupo al que pertenezca esta actividad, aparecerán ya como predeterminados los documentos que se hubieran definido.
  
  No obstante, también permite añadir documentos para esta actividad.

La información que muestra es:

• Origen: Indica que el documento que se solicita/envía se requiere por ser un documento de Empresa/Trabajador/Equipo o por alguno de estos elementos en Centro de Trabajo. A la izquierda del Origen aparecerá la imagen que define el origen visualmente.
• Tipo Documento: el nombre del documento.
• Si es un Documento de Recibo (el cliente espera Recibir este documento por parte de las subcontratas)
• Si es un Documento de Envio (Se ha definido que el Cliente Envía este documento a sus subcontratas)
• Si es un Documento requerido para cumplir el Control de Accesos
• Actividad: En el momento de asociar un documento, se puede definir que se genere uno nuevo para esta Actividad en concreto, y entonces se pasaría a llamar: Tipo documento (nombre actividad). Si no se marca nada, entonces se asociará el documento pero no se generará uno nuevo para solo esta actividad.Por otro lado, se podrán modificar sus características en Administración-Coordinación – Documentación , siempre y cuando se haya configurado el parámetro de la Intranet «Ocultar tipos documentos de actividades» = NO
  • SI : Indica que es un documento asociado a esta actividad. Es decir, si se asocia el documento «01. Acuse de información de los trabajadores» a esta actividad, y se marca que se genere un documento «nuevo» para la actividad de Limpieza de Ventanas, en este columna aparecerá SI, y el documento se denominará «01. Acuse de informacion de los trabajadores (Limpieza Ventanas)».
  • NO : Se asocia un documento genérico, no se genera un documento especifico para esta actividad
• Desasociar: Previamente hay que seleccionar el documento que se desea eliminar, y una vez pulsando sobre el icono hay que pulsar a Desasociar.
• Asociar. Al pulsar en este icono, aparece una ventana con los documentos disponibles para asociar a esta actividad:
  

• Notificaciones: Permite definir el asunto y cuerpo del correo que se enviará ya sea para el Inicio de la Actividad como para el Fin de la Actividad
  
• Trazabilidad: Permite consultar los movimientos que se han hecho en la gestión de la actividad seleccionada
• Idiomas: Permite traducir el nombre de la actividad a diferentes idiomas

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En esta pestaña se asocian los Centros de trabajo donde se realizará la actividad seleccionada, indicando:

• El Código y Nombre del Centro.
• El tipo de Centro.
• Fechas de Inicio y final de la Actividad en cada Centro.
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Permite Desasociar y/o Asociar un nuevo Centro de Trabajo:

• Desasociar: Solamente sera posible Desasociar aquellos centros en los que la Actividad aun no haya comenzado. Para ello hay que seleccionar el centro pulsando en el y luego al icono Desasociar.
• Asociar: Pulsando en este icono, se abre la pantalla donde se ve el Codigo-Tipo -Descripcion de cada centro, así como la empresa padre de dicho centro, y al final esta el icono para indicar la fecha de Inicio y final de esta actividad en el centro que se esta asociando:
  

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Permite asociar las Empresas que realizarán la actividad seleccionada. Indicando:

• Ruta de subcontratación
• Centro de trabajo, dónde se desarrolla la actividad
• Fecha Inicio y Final de dicha actividad en el Centro, el cual habrá sido previamente seleccionado en la pestaña anterior.
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  .

Hay que tener en cuenta que solo se verán las distintas Rutas de Subcontratación que haya en el Centro elegido. Desde esta pantalla no se pueden añadir nuevas empresas y rutas en el centro.

.

Permite

• Asociar. Pulsando aquí se seleccionan los campos anteriormente indicados.
• Guardar la selección hecha
• Asignar de forma masiva
• Obligatorio rellenar Fecha Inicio y Fecha Final

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En esta pestaña se asocian los Trabajadores que van a realizar la actividad seleccionada. Indica:

• El Centro de trabajo dónde se realiza la actividad
• Ruta de subcontratación
• Nombre y DNI del trabajador
• Fechas de Inicio y final de la Actividad en cada Centro.
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Solo se pueden asociar los trabajadores que estén en ese Centro de Trabajo seleccionado. Desde esta pantalla SI se pueden añadir nuevos trabajadores a dicho centro.

Es obligatorio cumplimentar Fecha Inicio y Fecha Final. Estas tienen que estar comprendidas dentro de las fechas en las que dicha empresa desarrolle la actividad en el centro.

Si se indica que la fecha fin de actividad del trabajador es mayor a la fecha fin actividad de su empresa en la actividad

, aparecerá el siguiente error.

Desde aquí se puede:

• Asociar a trabajadores
  
• Guardar la selección hecha
• Asignar de forma masiva
• Desde el icono de Acreditaciones se le podrán añadir nuevos puestos de trabajo al trabajador seleccionado para ese centro de trabajo.
• Desde este icono de Tipificación, en concreto de Trabajador en Centro, también se puede realizar un cambio en la tipificación asignada.

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Permite asociar los equipos que van a realizar la actividad seleccionada. Indica:

• El Centro de trabajo dónde se realiza la actividad.
• Ruta de subcontratación
• Código de la empresa
• CIF/NIF de la empresa a la que pertenece el equipo
• Razón Social de la empresa a la que pertenece el equipo
• Código del equipo
• Modelo del equipo
• Descripción del equipo
• Fechas de Inicio y final de la Actividad en cada Centro.
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  .

Desde aquí se puede:

• Asociar los equipos
• Guardar la selección hecha
• Asignar de forma masiva
• Desde este icono de Tipificación, en concreto de Equipo en Centro, también se puede realizar un cambio en la tipificación asignada
• Obligatorio rellenar Fechas de Inicio y Fin de la actividad.
  

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Permite realizar el seguimiento documental asociado a la actividad. Para ello, debe seleccionarse el estado de la documentación. También permite filtrar por varios criterios:

• Tipo Documento
• Centro Trabajo
• Empresa
• Trabajadores
• Equipos

Una vez definidos los filtros de búsqueda, se pulsará el icono

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En esta pestaña se determinaran los usuarios, perfiles y/o departamentos que tendrán acceso a dicha actividad, y a través de los iconos Desasociar / Asociar se podrá modificar el listado de permisos.

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