Administración. Seguridad. Usuarios Extranet

Al seleccionar la pestaña de Búsqueda, se pueden definir los criterios de filtrado de la información en función de los siguientes filtros:

• Nombre del Trabajador
• Apellidos del Trabajador
• EMAIL del usuario
• Usuario, nombre del usuario asignado
• Estado del usuario, puede estar activo o inactivo
• Bloqueado, el usuario puede estar bloqueado o no bloqueado
• Contraseña activa, puede estar contraseña activa o pendiente de gestión
• Apartado, tipo de rol del usuario, seleccionable desde la lista de departamentos existentes
• Empresa , a la que pertenece

Una vez introducidos los filtros, se debe pulsar en o en  para borrar todos los datos introducidos en el formulario de búsqueda. En la siguiente pantalla se pueden apreciar estos conceptos.

Aparece el listado de usuarios que cumplen con los filtros aplicados.

El listado de usuario dispone de las siguientes funcionalidades:

•  Pulsando este icono o en cualquiera de los campos Acceso a la ficha del usuario. 
• Bloquear/Desbloquear al usuario : Si el candado aparece cerrado  significa que el usuario esta bloqueado y no puede entrar en la aplicación. Esto suele ocurrir cuando el usuario ha superado el número de intentos de acceso a la aplicación de forma errónea. Para desbloquearlo se debe pinchar encima de dicho icono. Saldrá el mensaje «el usuario ha sido desbloqueado», el candado se abrirá y al usuario le llegara un email con nueva contraseña para poder acceder.
• Desactivar al usuario pulsando en el icono, nos solicitará confirmación de la activación y al confirmar nos aparecerá el usuario con el estado a  y el icono de desactivación

•  Activar al usuario pulsando en el icono , nos solicitará confirmación de la desactivación y, al confirmar aparecerá el usuario con el estado a y el icono de activación 
• El usuario está activo y puede acceder a la aplicación según sus perfiles.
  El usuario está desactivado y no puede acceder a la aplicación.
• Eliminar Usuario pulsando en el icono de la papelera . Pedirá confirmación de la acción y no se podrá eliminar un usuario que tenga incidencias, objetivos /o algún documento asociado a él.

Diferencia entre DESACTIVAR y ELIMINAR:

• DESACTIVAR. El usuario no puede entrar en la aplicación pero toda su actividad desarrollada dentro de la aplicación queda registrada y guardada, en cualquier momento se puede volver a activar para volver a tener acceso
• ELIMINAR. El usuario no puede entrar en la aplicación y además se pierde toda la actividad/trazabilidad de lo que este usuario haya desarrollado en la aplicación. Para volver a darle a acceso a la aplicación hay que volver a crear al usuario.

Ficha usuario

Tanto eligiendo un usuario del listado de usuarios como creando un nuevo usuario, accederemos a la ficha completa del usuario.

Ficha

Esta ficha es igual a la que se solicita a la hora de la creación de un nuevo usuario. En este caso, la ficha ya tendrá algunos campos cumplimentados:

En esta pantalla se pueden modificar algunos campos del usuario, una vez modificados clicando en , se enviara un nuevo correo al usuario con los parámetros modificados.

Al pulsarlo, se podrá desactivar el usuario con una previa confirmación.

   Al pulsarlo, se podrá activar el usuario con una previa confirmación.

es para regenerar la contraseña mediante un email, del mismo modo que cuando se entra por primera vez a la plataforma. Pichando en el enlace recibido mediante correo electrónico, le aparecerá la siguiente pestaña:

Una vez realizado el cambio de contraseña, el usuario recibirá un mail al correo electrónico indicando que la contraseña ha sido modificada.

  es una manera de ampliar la seguridad del acceso del usuario mediante la introducción de un código de autenticación adicional a la contraseña. 

• Una vez activada la verificación en dos pasos, el usuario verá un mensaje de confirmación.

• En su próximo inicio de sesión, tras introducir sus credenciales, se le mostrará una pantalla adicional para configurar el segundo factor de autenticación, que podrá realizarse mediante una aplicación de autenticación o a través del correo electrónico

• Si el usuario elige la opción de una aplicación, deberá escanear el código QR siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla, y recibirá un código de Autenticación.

Este paso solo será necesario la primera vez; en los accesos posteriores bastará con introducir las credenciales y, a continuación, el código generado por la aplicación.

• Si el usuario selecciona la opción de correo electrónico, recibirá en su bandeja de entrada un código de verificación. Este código será únicamente válido para un acceso inmediato y en cada posterior acceso el usuario recibirá un correo con un nuevo código.

En ambos casos, la pantalla que se mostrará al usuario será la siguiente:

. Este botón solo se muestra si la verificación en dos pasos está activada. Al pulsarlo, se podrá reiniciar todo el proceso de verificación mediante código de autenticación.

. Este botón solo se muestra si la verificación en dos pasos está activada. Al pulsarlo, se podrá desactivar la verificación tras un proceso de doble confirmación: primero, se solicitará confirmar si se desea desactivar la función.

Si la contraseña no ha cambiado no se enviará en el correo electrónico

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Perfiles

Al entrar en esta pantalla, se mostrarán los botones de añadir y desasociar.

En los usuarios externos por defecto se asigna un perfil de entre los 3 que vienen creados en la aplicación y dependiendo del tipo de empresa que se haya elegido: Administrador Extranet, Perfil cliente o Perfil Promotor. No obstante se pueden crear otros perfiles y asignárselos a aquellos usuarios que correspondan.

Para asignar un perfil, basta con seleccionar , a continuación, se abrirá una ventana emergente con el listado de perfiles disponibles.

Para completar la asociación del perfil, es necesario seleccionar el recuadro situado a la izquierda de la línea correspondiente y, posteriormente, pulsar en .

Para desasociar un perfil, se debe seleccionar el recuadro correspondiente a la línea del perfil que se desee quitar y, a continuación, pulsar en , Seguidamente, se mostrará una ventana emergente solicitando la confirmación de la acción. Esta misma acciona se puede realiza pulsando en , de la linea que desee desasociar.

 mostrara los permisos del perfil seleccionado.

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Trazabilidad

Al seleccionar la pestaña Trazabilidad, se muestra la siguiente pantalla:

Desde esta pestaña, se pueden consultar las actualizaciones realizadas sobre el usuario a nivel de:

• Ficha
• Perfiles
• Login

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Desde esta pestaña se podrá crear diferentes tipos de acceso Extranet. Una empresa puede tener tantos usuarios como personas necesiten acceder a la aplicación.

Se deberán rellenar los siguientes apartados:

• Seleccionar el apartado (subcontrata/contrata/promotor) en función de la empresa a la que pertenezca el usuario externo que estamos creando
• Seleccionar la empresa a través del icono de Búsqueda . 
• Nombre y Apellidos del Usuario de la Extranet.
• Teléfonos de contacto. 
• Correo electrónico, mail al que llegaran el correo con las credenciales de acceso de la plataforma.
• Usuario, Nombre del usuario con el que se accederá a la plataforma.
• Seleccionar Idioma, será con el idioma en el que el usuario vera la plataforma por defecto, aunque podrá cambiarlo posteriormente a cualquier idioma que tenga la plataforma.

Una vez introducidos todos los datos obligatorios, se debe pulsar en el botón de guardar para crear el usuario y enviarle un correo de bienvenida con sus datos de acceso. El nuevo usuario recibirá un email con un link, para que él mismo cree su contraseña con los criterios exigidos por la plataforma.

Posteriormente, el sistema mostrará la ficha del usuario. El sistema no permitirá guardar al nuevo usuario si faltan campos obligatorios por incorporar o no están introducidos correctamente o si el usuario que se ha puesto ya existiese, saldrá una ventana de advertencia. 

En esta ficha el estado de la contraseña inicialmente será «Pendiente de Gestión» hasta que el usuario que ha recibido los datos de acceso entre en la aplicación y termine el proceso de generación de la contraseña definitivo.

El usuario externo lleva asociado un perfil por defecto que se podrá cambiar en caso de que se considere necesario

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Desde esta pestaña, se pueden asociar documentos que serán enviados por correo electrónico a el usuario.

Estos documentos pueden ser subidos desde el gestor documental o un fichero externo a la plataforma.

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Desde apartado se pueden configurar el contenido de los correos que de forma automática generará la plataforma.

Como se indica en la pantalla, se pueden incluir en los campos un parámetro dinámico, utilizando la nomenclatura $x, que se sustituirá por el valor del parámetro correspondiente.

Los diferentes correos son:

• Bienvenida Usuario: El usuario externo recibe este correo cuando es dado de alta en la plataforma
• Recordar/regenerar contraseña: El usuario externo recibe este correo cuando se regenera su contraseña desde la pantalla de acceso o desde su ficha
• Usuario modificado: El usuario externo recibe este correo cuando se modifica algún dato de su ficha
• Usuario eliminado: El usuario externo recibe este correo cuando es eliminado de la plataforma.
• Bloqueo cuenta usuario: El usuario externo recibe este correo cuando se produce un bloqueo de su cuenta (según los parámetros establecidos en Parámetros Generales–Seguridad)
• Desbloqueo usuario: El usuario externo recibe este correo cuando se desbloquea su cuenta.
• Enviar correo de verificación en dos pasos: El usuario externo recibe este correo cuando elige la autenticación en dos pasos a través del correo electrónico.

Una vez finalizado las modificaciones se deberá .

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Desde esta pantalla se podrá añadir usuarios externo para el acceso a Emoviliza.

Para añadir usuarios debe pinchar en , se puede limitar en el tiempo el acceso de los usuarios externos a Emoviliza mediante las fechas de inicio y fin, posteriormente deberá seleccionar los usuarios y pulsar en. 

Para editar el periodo de acceso a Emovilza para un usuario concreto, deberá seleccionarlo y pulsar en editar , una vez modificado las fechas pulsar en

Para eliminar un usuario de la lista, deberá seleccionarlo y pulsar en  eliminar , la plataforma solicitará una confirmación.

Trazabilidad

Al seleccionar la pestaña Trazabilidad, se muestra la siguiente pantalla:

Desde esta pestaña, se pueden consultar las actualizaciones realizadas a los usuario con permiso a Emoviliza.

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Desde esta pestaña se podrán adjuntar los usuarios que quedan exentos del acceso con código de autenticación, con el fin de evitar su activación por error.

Una vez incluido el usuario en el listado de Excepciones no parecerá en su ficha correspondiente.

En caso de querer Añadir mas usuarios pulsando en aparecerá la lista de usuarios que no están añadidos.

En caso de querer quitar algún usuario de la lista deberá seleccionarlo y pulsar en . Posteriormente solicitara una confirmación.

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Al seleccionar la pestaña Trazabilidad, se muestra la siguiente pantalla:

Desde esta pestaña, se pueden consultar las actualizaciones realizadas por los usuario a nivel de:

• Ficha
• Acciones
• Perfiles
• Documentos por tipo de empresa
• Plantillas
• Login

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