Gestor Documental. Gestor Documental. Árbol Documental.

El Árbol Documental aparece cuando se selecciona Gestor Documental en el menú principal de la aplicación.

Los usuarios visualizarán en el árbol aquellas carpetas y documentos a los que se les haya permitido el acceso. Dependiendo del tipo de acceso asignado, el usuario podrá únicamente visualizar el tipo de documento (permisos de consulta) o realizar alguna operación con él (permisos de gestión).

Estas carpetas y documentos se pueden estructurar en diferentes niveles. Partiendo de la carpeta raíz (se pueden crear tantas carpetas raíz como se quiera) es posible crear diferentes niveles de subcarpetas y documentos.

Creación de Carpetas

CREACIÓN DE CARPETAS

Al comenzar a trabajar con el árbol la pestaña aparece vacía puesto que todavía no existe ninguna carpeta. Lo primero que debemos hacer es crear una carpeta raíz. Para ello, debe pulsarse

Nueva Carpeta Raíz. (esta opción será únicamente visible para los administradores del sistema. Los usuarios que tengan dicho perfil serán los únicos que puedan crear carpetas raíz).

Pulsando aparece una ventana donde introducir el nombre de la carpeta. También se puede indicar si tiene flujo. Al pulsar el botón Aceptar la aplicación indica que la nueva carpeta se ha creado y se muestran cuatro pestañas: Permisos, Administradores Carpeta, Comunicación y Publicación.

1. Permisos

El gestor documental permite a sus administradores definir permisos, tanto de consulta como de gestión, de cada una de las carpetas y documentos que se introducen en el sistema.

Los permisos se asignan en UNA ÚNICA PESTAÑA y en un SOLO PROCESO de GESTIÓN.

Asignar permisos

Para dar permisos a otros elementos se pulsa en el botón y aparecerá el listado que se puede apreciar en pantalla, recogiendo todos los departamentos, perfiles y usuarios que todavía no tengan asignados permisos y que su carpeta padre los tenga asignados anteriormente.

NOTA: Los permisos se heredan de carpeta padre a carpeta hija y a las fichas documentales. Una carpeta o una ficha documental NUNCA podrán tener más permisos que su carpeta padre. LA GESTIÓN DE PERMISOS ES RESTRICTIVA A MEDIDA QUE DESCENDEMOS POR EL ÁRBOL DOCUMENTAL

Para asignar el permiso a un elemento, debe seleccionarse el elemento y marcar consulta o gestión . Al pulsar sobre estos iconos se pasa de consulta a gestión y viceversa.

Una vez seleccionados los elementos y asignados sus permisos, debe pulsarse en el botón guardar

Restringir Permisos

Esta opción permitirá quitar permisos de una carpeta hija, aunque su carpeta padre los tenga asignados, es decir se restringen los permisos en la carpeta.

Para realizar este proceso se pulsa en el botón y aparecerá la ventana con todos los permisos asignados, para elegir cuál se quiere eliminar.

Si se quiere cambiar a un elemento el permiso de Gestión a Consulta:

1º se elimina de la gestión de permisos

2º se vuelve a asignar con el permiso deseado

2. Administradores de Carpeta

El concepto de ADMINISTRADOR de Carpeta, indica quienes son los responsables ÚLTIMOS DE PUBLICAR los documentos y de AUTORIZAR modificaciones y borrados de los mismos.

Los usuarios seleccionables para ser administradores son los USUARIOS asignados individualmente con permiso de gestión en esta carpeta, junto con los usuarios que estén en DEPARTAMENTOS y PERFILES que tengan PERMISOS DE GESTIÓN

Al pulsar en el botón aparecerá la lista de usuarios que tienen permisos de gestión sobre la carpeta / ficha documental y que al seleccionarlos se convertirán en administradores de la carpeta. El sistema pregunta si se quiere propagar el premiso de administrador de carpeta a todas las subcarpetas que se vayan a crear.

Al pulsar en el botón de saldrá el listado de usuarios que son actualmente administradores y por tanto se les podrá quitar dicho rol de esa carpeta / ficha documental.

¡¡RECOMENDACIÓN!!

Se recomienda diferenciar ROLES de ACCESO a la aplicación (acceso a pestañas, sub pestañas, menús, submenús) de los ROLES del GESTOR DOCUMENTAL.

Esta diferenciación de ROLES (perfiles) permite gestionar de forma más limpia los permisos que se asignan a un usuario o conjunto de usuarios, al poder ASOCIARLES VARIOS ROLES (Acceso + Gestión Documental).

3. Comunicación

De forma similar funciona la asignación de Comunicaciones, donde se indica el tipo de comunicaciones que se desea que lleguen a cada usuario. Estas pueden ser de dos tipos:

Vigencias recoge las notificaciones de los documentos cuya vigencia ha caducado dentro de la carpeta seleccionada
Movimientos recoge las notificaciones de los documentos que hayan tenido cambios en su estado documental (pendientes de aprobar, pendientes de revisar etc.)

Para poder asociar comunicaciones a un usuario, éstos deben de disponer de permisos sobre la carpeta (bien de consulta o bien de gestión) y al pulsar en el icono de aparecerá la lista de usuarios a los que se puede asignar a las comunicaciones.

4. Publicación

Permite a los administradores de la carpeta o de la ficha documental, indicar qué Usuarios, Perfiles y/o Departamentos recibirán notificación de las publicaciones que se lleven a cabo en el gestor documental.

El sistema realiza este proceso de forma automática, el notificar a todo usuario, departamento y/o perfil que tenga permiso de consulta o gestión sobre la carpeta y/o ficha documental

El proceso de asociar nuevos usuarios, perfiles o departamentos a la lista de usuarios que recibirán notificación por correo electrónico se realiza pulsando en el icono . Aparecerán los usuarios, perfiles o departamentos todavía no asignados a la lista de notificación. Se seleccionan los que interesen y se pulsa en el botón de guardar .

Para eliminar usuarios, perfiles o departamentos de la lista de notificaciones de publicaciones de fichas documentales, se pulsa en el icono Aparecerá la ventana con los elementos activos en la lista, se seleccionan los que se quiere quitar y se pulsa en el botón de guardar .

CREACIÓN DE SUBCARPETAS

Una vez creada la carpeta raíz, se pueden crear sub-carpetas dentro de ella y/o documentos (si se tienen permisos de gestión sobre esa carpeta!). Pulsando el botón derecho del ratón encima de la carpeta raíz aparece un menú con las siguientes opciones:

Documentos: permite crear un nuevo documento de dos maneras: de forma simplificada o de forma completa.
Carpetas: permite crear una sub-carpeta o modificar/eliminar en la que nos encontramos.
Permisos internos – Permisos externos: muestran las opciones de asignación de permisos en esa carpeta (consulta, gestión, administración, comunicación). Esta pestaña será visible únicamente para los usuarios con el perfil administrador o para los que el administrador les haya adjudicado permisos de administración en la carpeta.
Mover: permite desplazar una documento de una carpeta a otra.

Al crear una nueva sub-carpeta se puede indicar en cada una de ellas si los documentos que contendrá tendrán flujo documental o no. El flujo se establece por carpeta, es decir, aunque una carpeta tenga señalado que sus documentos llevarán flujo, una sub-carpeta de la anterior puede contener documentos que no lo tengan.

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Creación de Documentos

Documentos sin flujo

Al pulsar con el botón derecho del ratón en una carpeta sin flujo y elegir Documentos, se puede crear un nuevo documento de dos formas: simplificada (nuevo) y completa (nuevo avanzado).

1. Si se elige la opción Nuevo, se abre una ventana con el título de la carpeta donde se quiere crear el documento. Se pueden introducir los siguientes datos:

Código Documento: campo obligatorio.
Versión: valor numérico obligatorio
Título del documento: campo obligatorio.
Ruta: Aparece reflejado el nombre de la carpeta donde se ha creado el documento
Vigencia: si se selecciona esta opción, se desplegarán dos fechas (inicio y fin) para indicar la caducidad del documento.

Una vez introducidos los datos y pulsado el botón Guardar , aparecerán las siguientes pestañas:

Ficha: Pestaña que permite consultar y gestionar los campos:
- Código
- Versión
- Ruta. Este campo no se puede gestionar, es solo de consulta e indica en qué carpeta está el documento.
- Vigencia. Permite quitar la vigencia del documento
- Fecha de Publicación. Este campo no se puede gestionar, es solo de consulta. Aparece cumplimentado cuando el documento es publicado.
- Fechas de Inicio y Fin Vigencia. Se pueden modificar. Aparecen visibles si el documento está definido con vigencia.
- Tipo Documento. Permite elegir entre los tipos de documentos definidos en Tablas Maestras.
- Ámbito: Permite elegir entre los diferentes ámbitos definidos en Tablas Maestras.
- Temática. Permite elegir entre las diferentes temáticas definidas en Tablas Maestras.
- Resumen. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc..
- Palabras Clave. Permite añadir palabras clave que ayuden a su posterior búsqueda.
- Modificaciones. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc.
- Indica que la ficha documental está marcada como favorita. Al situar el ratón encima, se despliega y pulsando se quita de favorita
- Indica que la ficha documental no es favorita. Al situar el ratón encima, se despliega y pulsando se añade a fichas documentales favoritas
Metadatos. Se ha incorporado la pestaña Metadatos, desde donde se podrán introducir, editar y consultar los valores de los metadatos de cada ficha documental.Los metadatos de cada ficha documental, dependerán de la configuración realizada en la administración de los metadatos pudiendo ser definidos a cuatro niveles:1.- Para cualquier ficha documental del gestor2.- Para una ficha de un ámbito concreto3.- Para una ficha de un estado concreto4.- Para una ficha de una temática concreta.

Al clasificar la ficha documental, el sistema nos mostrará todos los metadatos de esos cuatro niveles y nos exigirá introducir sus valores si hay alguno obligatorio.
Ficheros: Permite identificar de qué tipo de archivo se trata (Word, PDF, Excel….), el título y el tamaño en Kb del mismo además de mejorar gráficamente la carga de nuevos ficheros con el botón añadir fichero .
Permisos de consulta: Permite añadir con o eliminar con permisos de consulta a Usuarios, Perfiles y Departamentos. Se seleccionan los usuarios con Permisos de gestión, es decir, que pueden gestionar el documento (modificarlo, eliminarlo, etc).
Asociar: Permite asociar la ficha documental con un elemento de gestión (equipos, empresas, trabajadores, centros, incidencias, etc.) se ha modificado la asociación de equipos para mejorar los filtros y la información de los mismos, incorporando campos de nº de serie, matrícula, tipo de equipo etc.

Para ello, dentro de la subpestaña deseada, se pulsa de la parte inferior de la ventana y se seleccionan los elementos a los que se quiere asociar el documento, pulsando a continuación. Al realizar esta acción, el documento aparecerá en la pestaña de Biblioteca del elemento al que se haya asociado. (únicamente cuando haya sido publicado!). En la sub-pestaña Resumen aparecerá posteriormente el listado de elementos (de todas las pestañas) a los que está asociado el documento.

Estas dos últimas pestañas serán visibles únicamente para los usuarios con el perfil administrador o para los que el administrador les haya adjudicado permisos de administración en la carpeta a la que pertenece el documento.

2. Si se elige la opción Nuevo Avanzado, además de lo indicado para la opción Nuevo, permite introducir los siguientes campos:

Resumen. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc..
Palabras clave que faciliten la búsqueda del documento
Modificaciones. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc..
Tipo documento, ámbito y temática. Definidos en Tablas Maestras. Su finalidad es poder agrupar los documentos por diferentes características para una mejor búsqueda.

En cuanto el documento esté correcto, el usuario pulsará el botón Pasar pendiente de validar para que el usuario administrador lo valide y lo publique para el resto de usuarios. Si el administrador lo rechaza, el documento vuelve de nuevo al usuario editor para que lo modifique. El documento pendiente publicar se verá de color azul.

Los usuarios van creando documentos a lo largo de las diferentes carpetas. Estos documentos no estarán visibles para aquellos usuarios que, aun teniendo los permisos oportunos, no han sido primeramente validados y publicados por los Administradores Documentales.

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Documentos con flujo documental

Un documento con flujo documental debe ser revisado y autorizado por otros usuarios, diferentes al editor.

Todas las carpetas, subcarpetas y documentos que se creen heredarán los permisos que tenga la carpeta en la que se creen. Los únicos que podrán gestionar estos permisos serán los administradores documentales.

Todo documento que se incluya dentro de una carpeta que disponga de flujo documental, dispondrá de un mecanismo de control del documento editado hasta que finalmente sea visible por los usuarios con los permisos adecuados para ello. Este mecanismo consta de los siguientes pasos:

Edición: el usuario que edite (cree) un documento indicará qué usuarios revisarán y autorizarán dicho documento y lo enviará a revisión cuando lo haya definido.
Revisión: el usuario que el editor haya indicado en el campo Revisor podrá modificar el documento y aceptarlo o rechazarlo. En caso de que lo acepte pasará al usuario indicado como autorizador y, en caso de rechazo, volverá al editor.
Autorización: el usuario señalado como autorizador podrá modificar el documento y aceptarlo o rechazarlo. En caso de que lo acepte pasará al usuario que tenga permisos para publicarlo (administrador) y, en caso de rechazo, volverá al revisor.
Publicación: el usuario con permisos de administrador podrá validar el documento para que sea visible para todos los usuarios que tengan permisos para visualizarlo.

Para crear un documento se pulsará el botón derecho del ratón en una carpeta con flujo y se elegirá Documentos. Se puede crear un nuevo documento de dos formas: simplificada (nuevo) y completa (nuevo completo).

1. Si se elige la opción Nuevo, se abre una ventana con el título de la carpeta donde queremos crear el documento. Permite introducir los siguientes datos:

Código Documento: campo obligatorio.
Versión: valor numérico obligatorio
Título del documento: campo obligatorio.
Vigencia: si se selecciona esta opción, se desplegarán dos fechas (inicio y fin) para indicar la caducidad del documento.
Ruta: campo no gestionable, en el que se indica en qué carpeta se está creado el documento.
Editado por: por defecto aparecerá el usuario que ha iniciado la creación del nuevo documento, aunque es posible cambiarlo
Revisado por: indicar quién va a revisar el documento
Autorizado por: indicar quién va a autorizar el documento

Únicamente se podrán seleccionar como editores, revisores o autorizadores aquellos usuarios que tengan permisos de gestión de la carpeta a la que pertenece dicho documento.

Una vez introducidos los datos y pulsando el botón Guardar, aparecerán las siguientes pestañas:

Ficha: Pestaña que permite consultar y gestionar los campos:
- Código
- Versión
- Ruta. Este campo no se puede gestionar, es solo de consulta e indica en qué carpeta está el documento.
- Vigencia. Permite quitar la vigencia del documento
- Fecha de Publicación. Este campo no se puede gestionar, es solo de consulta. Aparece cumplimentado cuando el documento es publicado.
- Fechas de Inicio y Fin Vigencia. Se pueden modificar. Aparecen visibles si el documento está definido con vigencia.
- Editado por: Indica qué usuario ha creado el documento y la fecha de edición
- A revisar por: Indica qué usuario debe revisar el documento y, cuando lo haga, aparecerá la fecha de la revisión.
- A autorizar por: Indica qué usuario debe autorizar el documento y, cuando lo haga, aparecerá la fecha de la autorización.
- Indica que la ficha documental está marcada como favorita. Al situar el ratón encima, se despliega y pulsando se quita de favorita.
- Indica que la ficha documental no es favorita. Al situar el ratón encima, se despliega y pulsando se añade a fichas documentales favoritas.
Metadatos. Permite definir todos los tipos de datos que se necesiten para todas las fichas documentales o bien por ámbito, temática y tipo de documento, según la configuración realizada en la administración de los metadatos.Los metadatos de cada ficha documental, dependerán de la configuración realizada en la administración de los metadatos pudiendo ser definidos a cuatro niveles:1.- Para cualquier ficha documental del gestor2.- Para una ficha de un ámbito concreto3.- Para una ficha de un estado concreto4.- Para una ficha de una temática concreta.

Al clasificar la ficha documental, el sistema nos mostrará todos los metadatos de esos cuatro niveles y nos exigirá introducir sus valores si hay alguno obligatorio.
Ficheros: Permite elegir ficheros para asociarlos al documento, identificar de qué tipo de archivo se trata (Word, PDF, Excel….), el título y el tamaño en Kb del mismo. Estos ficheros se adjuntan con el botón «Seleccionar Archivo». Una vez seleccionado el archivo se pulsa . Se pueden subir tantos ficheros como se quiera por cada documento. Mientras el documento no esté publicado se puede eliminar el o los ficheros adjuntados pulsando en . Una vez publicado el documento habría que modificar la versión del mismo para poder eliminar ficheros.
Permisos de consulta: Permite añadir con o eliminar con permisos de consulta a Usuarios, Perfiles y Departamentos. Se seleccionan los usuarios con Permisos de gestión, es decir, que pueden gestionar el documento (modificarlo, eliminarlo, etc).
Asociar: Permite asociar este documento a Empresas, Trabajadores Internos, Trabajadores Externos, Centros de Trabajo y Equipos. Se ha modificado la asociación de equipos para mejorar los filtros y la información de los mismos, incorporando campos de nº de serie, matrícula, tipo de equipo etc.

Para ello, dentro de la subpestaña deseada, se pulsa de la parte inferior de la ventana y se seleccionan los elementos a los que se quiere asociar el documento, pulsando a continuación. Al realizar esta acción, el documento aparecerá en la pestaña de Biblioteca del elemento al que se haya asociado. (únicamente cuando haya sido publicado!). En la sub-pestaña Resumen aparecerá posteriormente el listado de elementos (de todas las pestañas) a los que está asociado el documento.
Recomendaciones: Permite recomendar el documento a algún usuario.

Una vez que el usuario haya completado la creación/edición, el usuario pulsará el botón Pasar a Revisar para que el usuario revisor lo valide. El documento queda en color amarillo

El revisor puede modificar el documento, rechazarlo o validarlo. Si lo rechaza, el documento vuelve al usuario editor para que lo modifique.

Si el revisor está de acuerdo con el documento, pulsará el botón Pasar a autorizar para que el usuario definido como Autorizador lo valide. El documento queda en color marrón

El autorizador puede modificar el documento, rechazarlo y validarlo. Si lo rechaza, el documento vuelve al usuario revisor para que lo modifique.

Si el autorizador está de acuerdo con el documento, pulsará el botón Pasar a pendiente de Publicar (el documento pasa a color azul) para que el administrador lo valide y lo Publique para el resto de usuarios con la pestaña Publicar.

Si el administrador lo rechaza, el documento vuelve al autorizador para que lo modifique.

Los usuarios van creando documentos a lo largo de las diferentes carpetas. Estos documentos no estarán visibles para aquellos usuarios que, aun teniendo los permisos oportunos, no han sido primeramente validados y publicados por los Administradores Documentales.

Una vez publicado aparece en verde, es decir, en estado Visible. Los estados por los que pasan los documentos se reflejan en colores:

2. Si se elige la opción Nuevo Avanzado, además de lo indicado para la opción Nuevo, permite introducir los siguientes campos:

Resumen. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc..
Palabras clave que faciliten la búsqueda del documento
Modificaciones. Campo multimedia que permite incorporar hipervínculos a ficheros externos, imágenes, textos, vídeos, etc..
Tipo documento, ámbito y temática. Definidos en Tablas Maestras. Su finalidad es poder agrupar los documentos por diferentes características para una mejor búsqueda.

Los administradores podrán ver y gestionar todos los documentos en todos sus estados. Existe también posibilidad de que determinados usuarios sean administradores únicamente de una carpeta en concreto.

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Modificación Documentos

MODIFICACIÓN DOCUMENTOS

Los documentos públicos pueden ser modificados por aquellos usuarios que tengan permisos de gestión sobre ellos. Este proceso de modificación no será efectivo mientras el Administrador no valide dicha modificación.

Para modificar los documentos, se debe de entrar en la ficha del documento. En la parte inferior existen el botón Modificar. Pulsando en él, da la opción de que la modificación implique una nueva versión del documento o no.

Atención: Si el documento ya está asociado a un documento de coordinación no se podrá modificar y sólo dejará crear una nueva versión. Si el documento no está asociado se podrá modificar o crear nueva versión del mismo según se prefiera.

Si no se crea una nueva versión, una vez aprobada la modificación, el documento original se borraría, quedando únicamente el nuevo documento (con las modificaciones). Si se crea una nueva versión, aunque se apruebe, se podrán ver las versiones antiguas, hasta que sean eliminadas.

Para poder validar la modificación de un documento y sus ficheros anexos, es necesario que un administrador apruebe esa modificación. En el caso de tener flujo documental deberá ser revisado y autorizado por los usuarios/perfiles correspondientes.

Publicar modificación: el documento pasaría al estado publicado
Rechazar modificación: el documento volvería a estar visible como antes de que solicitasen la modificación, eliminándose la nueva versión creada

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Borrado de Documentos

BORRADO DE DOCUMENTOS

Los usuarios, siempre que tengan permiso de gestión sobre una carpeta o sobre un documento, podrán eliminarlo. Este proceso de eliminación no será efectivo mientras el Administrador no valide dicha eliminación.

Para ello, deben de entrar en la ficha del documento y pulsar Eliminar (se puede realizar en cualquier estado del documento). En este momento, el sistema preguntará si se está seguro de querer eliminarlo.