Sistema De Gestión. Auditorias. Gestión

Si no se han definido dentro de la pestaña Programaciones en el submenú de Configuración/Plantilla

O aunque estas ya se hayan establecido, desde este subapartado se pueden crear auditorias adicionales de forma manual.

Para ello es necesario que la «plantilla» a la que se va a asociar esta se haya previamente «validado» desde Configuración/Ficha .

Los pasos que hay que seguir son los siguientes:

1. Seleccionar
2. Elegir la plantilla que se va usar en a auditoria
   
3. Elegir Tipo Entidad sobre el que se va a aplicar dicha auditoria
   
4. Hay que concretar, según el tipo de entidad elegido, sobre cual o cuales de este tipo se va a aplicar. (este desplegable variará en función de dicha entidad)
   
5. Flujo Validación. Al marcar esta opción, se indica que el gestor al cerrar la auditoria, ésta pasará al estado pendiente de revisión para ser aprobada o rechazada por los administradores.
   
6. Permisos . A través de este icono se definen los distintos permisos que va a tener la auditoria
   
   Estos permisos pueden ser de tres tipos, y estos a su vez se puede dar a nivel de: perfil, usuario o departamento:

• Consulta. Este permiso permite consultar las auditorias ya realizadas.(Aprobadas o Históricas)
  

• Gestión. Este permiso permite realizar las auditorias ( estado «En progreso»)
  

• Administración. El administrador es quién aprueba, rechaza o elimina la auditoria. Este verá cualquiera de los estados antes vistos (En progreso, Aprobada e Histórica) y además el de pendiente de revisión.
  

Los permisos se dan tanto para la intranet, como para la extranet

Tras asignar los permisos correspondientes hay que seleccionar

Pulse aquí para comprimir este apartado.

Esta primera pantalla recoge mucha información de la auditoria en cuestión, ordenada en diversas columnas. A primera vista solo se aprecian unas cuantas, pero si se pulsa en la parte inferior del cuadro aparece un desplazador horizontal, el cual sirve para poder «moverse» por ellas.

Los estados de una auditoria son:

• En progreso: La auditoria está sin finalizar.
• Pendiente de revisión: La auditoria ha finalizado y está pendiente de valorar por un administrador. Si está en este estado es que la auditoria tiene flujo de validación.
• Aprobada: La auditoria está terminada. Si la auditoria tiene flujo de validación, debe ser verificada por un administrador para ser aprobada. Si no tiene flujo de validación, en cuanto es finalizada, pasa a estado Aprobada.
• Histórico: Auditoria finalizada.

Pulsando en cualquier texto de la auditoria y dependiendo del estado se pasará a gestionarla, consultarla o validarla si está se encuentra pendiente de revisión.

También es posible que el administrador, una vez que este Aprobada pueda pasarla a histórico o eliminarla. Para ello, hay que seleccionar en la linea correspondiente el icono para en la siguiente pantalla en la parte inferior de esta seleccionar:

La diferencia entre ellas es que si se pasa a histórico la auditoria, está se podrá consultar, si bien no se podrá realizar ninguna modificación sobre la misma. Se mantendría en el sistema.

Pero si se elige la opción de borrar, la auditoria desaparece del sistema totalmente y no se podría realizar ningún tipo de consulta sobre ella.

Se puede realizar la búsqueda utilizando filtros distintos.

Si se filtra por ejemplo, por «ESTADO» dependiendo de los permisos que tenga el usuario, aparecerán todas las auditorias:

• Aprobadas
• En progreso
• Pendiente de revisión
• Histórico

También se puede realizar la búsqueda por TIPO DE ENTIDAD:

Directamente introduciendo alguno de estos datos: PLANTILLA/ CATEGORIA/ ENTIDAD

Con GEOLOCALIZACIÓN, previamente se habrá tenido que configurar desde Auditorias/Configuración/Plantilla Auditorias: Crear plantilla

En este caso se puede conocer exactamente (siempre que el dispositivo desde el que se haya contestado tenga GPS) desde dónde los gestores han respondido las preguntas de la auditoría y ver la información en un mapa de ubicación de Google Maps en cada pregunta contestada

Seleccionando los distintos USUARIOS que han intervenido en la auditoría: Creador, Realizador, Aprobador

O incluso las diferentes FECHAS en las que la auditoría se ha: creado, realizado o aprobado

Este filtro tiene distintas opciones para realizar esta búsqueda:

• Introduciendo una fecha específica
  
• A través de un rango de fecha
  
• Delimitando un periodo concreto
  

Si selecciona (editar), en la línea de la auditoria aparecerá según sea el tipo, la siguiente pantalla.

.

Como se puede ver en ella, en el cabecero aparece la siguiente información: Estado/Tipo/Nombre/Tipo Entidad/ Nombre de este, y en caso de que la auditoría se encuentre finalizada o pendiente revisión y si esta tiene puntuación, su resultado.

En el pie hay iconos comunes para todos los estados de auditoría e iconos que variarán dependiendo de este estado

Los de la parte izquierda son comunes a todos ellos.

Breve explicación Iconos pie:

 

Breve comentario de las columnas seleccionadas y su significado

• Respuesta: Respuesta de la pregunta
• Puntuación: Valoración de la pregunta si fuese una pregunta cuantificable
• % propio: Indica el resultado % del cumplimiento de la auditoria global y de cada área/sub-área respecto de los valores contestados
• % del padre: Indica el resultado que aporta cada pregunta al área a la que pertenece, en función del valor máximo que puede aportar y su valor de respuesta.
• % del total: Indica lo que aporta cada área, sub-área y pregunta al cumplimiento global de la auditoría, en función del valor máximo que puede aportar (recogido en la siguiente pregunta) y de su valor de respuesta.
• % máximo de la auditoría: Indica en cada área, sub-área y pregunta el valor porcentual máximo que podría alcanzar cada elemento, si se contestasen los valores máximos de las preguntas cuantitativas.

Contrae los campos superiores

 

Expande los campos superiores

 

Si está marcado en la parte superior se pueden ver estas, dentro de cada área

 

Desde aquí se pueden elegir las columnas que se desean ver en la parte superior, y el nombre de estas y un breve comentario sobre las mismas son las que se podrán ver en el icono

Los iconos que se pueden ver en parte derecha del pie depende del estado en el que se encuentre la auditoria:

Si está esta Aprobada aparecerán estos (en el caso del administrador):

Pero si está Pendiente de revisión (también administrador)estos otros:

Si se encuenta En progreso;

Y en Histórico, solo se puede consultar. No se puede realizar ninguna acción sobre ellas

Cuando la auditoría esta en estado «APROBADA o HISTÓRICO» se muestra el icono . Este informe se genera al pulsar sobre él. Los informes PDF NO se almacenarán en el servidor. Permite descargar el informe en el propio ordenador del usuario que lo genera.

En él aparecerá la ubicación desde la que se ha respondido cada una de las preguntas:

Y si se pincha en el icono aparecerá la ubicación vía Google Maps

Si la auditoría es del tipo «NORMAL», las pestañas son las siguientes:

pero si es de tipo «ARBOL» son estas:

Como se puede apreciar en ambas la única diferencia está en la pestaña «Áreas», la cual no aparece en la de «Árbol»

Áreas

Recoge la estructura organizada de las preguntas en secciones (áreas y sub-áreas) y los resultados de las distintas preguntas y áreas en caso de está contestadas, incluyendo el resultado global de la auditoria. Las columnas que aparecen de resultados son:

• Respuesta de la pregunta
• Valoración de la pregunta si fuese una pregunta cuantificable
• % Propio indica el resultado % de cumplimiento de la auditoría global y de cada área/sub-área y pregunta, respecto de los valores contestados
• % del padre indica el resultado que aporta cada pregunta al área a la que pertenece en función del valor máximo que puede aportar y su valor de respuesta
• Porcentaje del Total indica lo que aporta cada área, subárea y pregunta al cumplimiento global de la auditoria, en función del valor máximo que puede aportar (recogido en la siguiente columna) y de su valor de respuesta
• % Máximo de la auditoria. Indica en cada área, sub-área y pregunta el valor porcentual máximo que podría alcanzar cada elemento si se contestasen los valores máximos de las preguntas cuantitativas.

Preguntas

Se muestran todas las preguntas de la auditoria y el estado de realización o contestación de las mismas, recogiendo los siguientes valores:

• Jerarquía, que recoge el área/sub-área donde está la pregunta
• Tipo de pregunta: Puede ser un texto o una fecha (valores si o si no cuantificables) o estar basado en patrones (cuantificables o no)
• Estado de la pregunta si está contestada y si está validada
• El resto de columnas recogen los cálculos % de cumplimiento de cada pregunta
• El icono indica que la pregunta está respondida con geolocalización. Clicando sobre este se podrá ver dicha ubicación desde el Google Maps. Para que este icono salga hay que marcar y seleccionarlo
  

  

Notas

En la pestaña de las notas, se recogen los ficheros, imágenes, fotos tomadas por el smartphone/iphone, observaciones. De cada nota se registra:

• Pregunta donde se ha editado la nota
• Jerarquía de la pregunta dentro de la auditoría

–Nota: Recoge el texto de la observación

–Fecha de creación de la nota

–Creador de la nota

–Acceso al fichero, imagen, foto pulsando en el icono del clip

Desde NOTAS, se podría ver si al ir rellenando el cuestionario, el gestor ha incluido alguna nota en relación con alguna de las respuestas dadas o ha adjuntado algún archivo e incluso si esta se ha realizado desde el móvil, si lleva alguna imagen (foto) relacionada con ella.

Igualmente se podría consultar si el gestor ha creado alguna INCIDENCIA relacionada con alguna de las preguntas

Pulsando en el icono de se accede a ella. .

En la pestaña ACCIONES se puede ver si a la hora de contestar la pregunta se ha creado alguna de ellas, bien de tipo; correctiva, de mejora o preventiva.

En estas tres últimas pestañas; NOTAS/INCIDENCIAS/ACCIONES, en la parte inferior se puede ver que mientras no esté aprobada dicha auditoria se permite crear nuevas. Y en el caso de NOTAS, incluso eliminar la ya creada

Desde PERMISOS se pueden ver los que tiene asignado la auditoria en cuestión

Desde TRAZABILIDAD se puede consultar esta, pudiéndose filtrar por fecha, a nivel de: permisos, acciones, respuestas y notas

Para rellenar el cuestionario de la auditoria, el gestor debe pulsar en

y se abriría la siguiente pantalla, con las preguntas de dicha auditoria que hay que ir rellenando:

Pulse aqui para comprimir

Para cumplimentar el cuestionario de la auditoria, esta se debe encontrar En progreso

Hay que pulsar en la linea correspondiente en y en la siguiente pantalla para cumplimentar el cuestionario de la auditoria, el gestor debe pulsar en

En la parte izquierda están todas las preguntas, en la derecha aparece el porcentaje de respuestas respecto del total, y el número de pregunta que se va a contestar, las barras para desplazarse por las preguntas.

El icono en cada una de las preguntas indicará si está activada la geolocalización.

Desde la parte inferior se podrían añadir notas/adjuntos o crear incidencias o acciones.

Para añadir la Nota o adjunto se pulsaría en la opción correspondiente, para ir posteriormente a otra pantalla desde donde se podría añadir, cualquier comentario sobre la pregunta en cuestión, subir algún archivo relacionado con la misma, e incluso, si la auditoría se está realizando con el móvil también se podría añadir una foto desde este.

En cada pregunta aparece el botón de Incidencias, al pulsar en este botón se va a una pantalla de creación de una incidencia, donde en función de los permisos, hay que rellenar:

• Tipo de incidencia y en base a esta selección el Origen de la no conformidad.
• Centro de trabajo afectado por la incidencia
• Nº de Incidencia: Puede configurarse para que aparezca automáticamente.
• Emisor: Aparecerá el usuario que crea la incidencia
• Fecha de alta fecha en la que se produjo la incidencia
• Departamento y prioridad de la incidencia (campos no obligatorios) . Hay que indicar la descripción, causas y notas adicionales de la incidencia, pulsar en guardar Nueva Incidencia y cerrar la ventana.

Acciones

También se puede ir creando una o varias acciones sobre cada una de las respuestas

Se pueden ir contestando las preguntas seleccionando en la parte izquierda la pregunta que se quiera contestar o de modo correlativo.

Cuando se han contestado todas las preguntas, debe pulsarse en , y finalmente en

Se pueden contestar algunas de las preguntas, dejando otras sin respuesta, para poder continuar en otro momento. Así mismo, mientras que no se conteste a todas las preguntas y se pulse finalizar se podrán modificar las ya contestadas.

La auditoría pasará en caso de tener flujo de validación al estado «Pendiente de Revisar» para aquel que tenga el permiso de Administrador

y esté podrá pulsar en aprobar, rechazar, cumplimentarla o eliminar la auditoria contestada

Una vez aprobada, en su caso, por el administrador la auditoría pasará al estado «Aprobada» y es entonces cuando el perfil Consultor podrá consultar los datos de la misma.

Una vez aprobada la auditoría, ya no se podrán modificar las preguntas de la plantilla sobre la que esta está basada.

A continuación un pequeño video sobre Gestión Auditorias:

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Las notificaciones que se generan en la aplicación a los usuarios involucrados en su gestión son:

• Nueva auditoría disponible: Notificación que se envía a los administradores y gestores de la auditoría, indicando que se ha creado a auditoría concreta y que la tienen que gestionar.
• Auditoría finalizada: Notificación que se envía a los administradores, indicando que el gestor ha finalizado la auditoría concreta y que la tienen que verificar para autorizar o rechazar.
• Recordatorio de auditorías en progreso que están pendientes de gestionar. Correo que se envía a los gestores.
• Notificación de próxima creación de auditorías, según las programaciones realizadas y los preavisos definidos.
• Auditoría aprobada: Notificación que se envía a los gestores de la auditoría, indicando que se ha aprobado su auditoría por parte de los administradores, y en su caso, con observaciones de la aprobación.
• Auditoría rechazada: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha rechazado, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de rechazo.
• Auditoría reabierta: Notificación que se envía a los gestores, indicando que se ha reabierto, por el administrador, la auditoría concreta, con los motivos de reapertura.

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