Administración. Parámetros Generales. Control de Gestión. Extranet

Desde aquí se define si la Extranet puede dar de alta nuevas actividades o no.

Si se selecciona la opción SI, en la extranet se permitirá el alta de nuevas actividades

Si se selecciona la opción NO, la extranet no podrá dar de alta nuevas actividades.

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Desde aquí se configura que la Extranet, a la hora de dar de alta una empresa, la tenga que asociar obligatoriamente al Centro de Trabajo o Actividad o no.

Las opciones que ofrece la aplicación son:

• Si, por Centro de Trabajo: al dar de alta a la empresa, se obliga a asociarla a un centro de trabajo.
• Si, por Actividad: al dar de alta a la empresa, se obliga a asociarla a una actividad.
• No, por Centro de Trabajo: al dar de alta a la empresa, es opcional asociarlo a algún centro de trabajo.
• No, por Actividad: al dar de alta a la empresa, es opcional asociarlo a alguna actividad.
• No, Ocultar: al dar de alta a la empresa, no será obligatorio asociarlo ni a centro de trabajo ni a actividad. Incluso se ocultará dicha opción.

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Desde aquí se configura si, a la hora de dar de alta un equipo por parte de la Extranet, será obligatorio asociarlo al Centro de Trabajo o Actividad o no.

Las opciones que ofrece la aplicación son:

• Si, por Centro de Trabajo: al dar de alta al equipo, se obliga a asociarla a un centro de trabajo.
• Si, por Actividad: al dar de alta al equipo, se obliga a asociarla a una actividad.
• No, por Centro de Trabajo: al dar de alta al equipo, es opcional asociarlo a algún centro de trabajo.
• No, por Actividad: al dar de alta al equipo, es opcional asociarlo a alguna actividad.
• No, Ocultar: al dar de alta al equipo, no será obligatorio asociarlo ni a centro de trabajo ni a actividad. Incluso se ocultará dicha opción.

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Permite definir si, a la hora de dar de alta un trabajador por parte de la Extranet, será obligatorio asociarlo al Centro de Trabajo o Actividad o no.

Las opciones que ofrece la aplicación son:

• Si, por Centro de Trabajo: al dar de alta al trabajador, se obliga a asociarla a un centro de trabajo.
• Si, por Actividad: al dar de alta al trabajador, se obliga a asociarla a una actividad.
• No, por Centro de Trabajo: al dar de alta al trabajador, es opcional asociarlo a algún centro de trabajo.
• No, por Actividad: al dar de alta al trabajador, es opcional asociarlo a alguna actividad.
• No, Ocultar: al dar de alta al trabajador, no será obligatorio asociarlo ni a centro de trabajo ni a actividad. Incluso se ocultará dicha opción.

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El parámetro de Control de Agrupación de Extranet, permite definir como se comportarán los documentos que han sido marcados como Agrupación Extranet, en la parametrización de los documentos en Administración, Coordinación, a la hora de gestionar los envíos desde la extranet.

Para configurar el parámetro de control de agrupación de extranet, se debe seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

Hay dos opciones para elegir:

• Agrupado por Tipo Documento

Cuando una empresa quiera enviar un documento desde la extranet (marcado como Agrupable en Administración, Coordinación, Documentación) solo le aparecerán documentos (marcados como agrupables) de ese Tipo de Documentos

Ej. Si se quiere enviar el Seguro de Responsabilidad Civil, el sistema solo ofrecerá los documentos de las empresas hijas que sean de SRC

• Agrupado por General

Cuando una empresa quiera enviar un documento desde la extranet (marcado como Agrupable en Administración, Coordinación, Documentación) le aparecerán TODOS los documentos agrupables que estén en la extranet

Ej. Si se quiere enviar el Seguro de Responsabilidad Civil, el sistema ofrecerá todos los documentos agrupables que se puedan o deban enviar

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El parámetro de Confirmación de Envío de Documentación de la extranet, permite definir como se comportará la aplicación cuando los usuarios de extranet envíen documentación de coordinación, enviando un correo o no avisando del envío del documento.

Para configurar el parámetro de Confirmación de Envío de Documentación de la extranet, se debe seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

Permite seleccionar dos opciones:

• Seleccionando la opción SI, en el momento en que se suba un documento en la extranet, se generará un correo de confirmación de dicha subida tanto a la empresa que lo ha subido como a la empresa licenciataria.
• Seleccionando la opción NO, en el momento en que se suba un documento en la extranet, NO se generará ningún correo de confirmación de dicha subida.

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El parámetro de Control de Visado de Doc. Árbol de Subcontratación de la extranet, permite definir la forma de gestionar la documentación con o sin la intervención de las subcontratas padres.

Se pueden elegir dos opciones:

1. Control de visado: La gestión de documentación de árbol de subcontratación, antes de llegar ser autorizada por nosotros, debe estar revisada por las empresas de nivel superior del árbol:
• Documento de nivel: La subcontrata de nivel superior tendrá que visar (revisar) el documento cargado por la empresa hija, antes de autorizarlo.
• Documento de Árbol Completo de Subcontratación: Todas las subcontratas de nivel superior de la rama de subcontratación deberán visar (revisar) el documento cargado por la empresa hija, antes de autorizarlo.
2. Sin visado: El proceso de gestión de la documentación de árbol de subcontratación, enviada por la subcontrata lo realizamos desde los documentos pendientes de autorizar, sin intervención de las subcontratas padre.

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Permite decidir si la Extranet puede activar elementos directamente, si tiene que solicitarlos y ser revisada la petición o no puede hacer la solicitud de activación.

• Revisión Manual: Indica que la extranet debe solicitar la activación del elemento. Esta solicitud se debe revisar y autorizar por parte del cliente, antes de poder realizar la acción.
• Solicitud No Permitida: Indica que no se va a poder realizar desde la extranet ni la solicitud ni la activación del elemento.
• Sin revisión. Proceso Automático: Indica que automáticamente, en cuanto la empresa solicita la activación, se reactivará el elemento seleccionado y se le solicitará la documentación correspondiente.

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Con ella se puede definir si desde la Extranet se podrán desactivar directamente los elementos, si tiene que solicitarlos y ser revisada la petición o no puede hacer la solicitud de activación.

• Revisión Manual: Indica que la desactivación del elemento se debe revisar y autorizar por parte nuestra, antes de poder realizar la acción.
• Solicitud No Permitida: Indica que no se va a poder realizar desde la extranet ni la solicitud ni la desactivación del elemento.
• Sin Revisión. Proceso Automático: Indica que automáticamente, en cuanto la empresa solicita la desactivación el elemento seleccionado se desactiva (pueden verse afectos otros elementos) y se le deja de solicitar.

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Con este parámetro se puede definir si desde la Extranet se podrán des-asociar directamente los elementos, no se permitirá o esta deberá ser revisada desde la intranet.

• Revisión Manual: Indica que la des-asociación del elemento se debe revisar y autorizar por parte nuestra, antes de poder realizar la acción.
• Solicitud No Permitida: Indica que no se va a poder realizar desde la extranet ni la solicitud ni la des-asociación del elemento.
• Sin Revisión. Proceso Automático: Indica que automáticamente, en cuanto la empresa solicita la des-asociación, el elemento seleccionado se elimina del centro de trabajo (pueden verse afectados otros elementos) y se le deja de solicitar documentación propia del centro.

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Con esta opción se puede definir si desde la Extranet se podrán des-asociar directamente la relación trabajador-equipo, esta no será permitirá o se deberá revisar previamente por la intranet.

• Revisión Manual: Indica que la des-asociación del elemento se debe revisar y autorizar por parte nuestra, antes de poder realizar la acción.
• Solicitud No Permitida: Indica que no se va a poder realizar desde la extranet ni la solicitud ni la desasociación del elemento.
• Sin Revisión. Proceso Automático: Indica que automáticamente, en cuanto la empresa solicita la des-asociación, el elemento seleccionado se elimina del centro de trabajo ( pueden verse afectados otros elementos) y se le deja de solicitar documentación propia del centro.

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Este parámetro permite controlar si se va a dejar a la Extranet la posibilidad de eliminar elementos directamente, de eliminarlos tras la aprobación de la solicitud después de hacerlo la Intranet, o de no permitir ni siquiera su solicitud.

• Revisión Manual: Indica que la eliminación del elemento se debe revisar y autorizar por parte nuestra, antes de poder realizar la acción.
• Solicitud No Permitida: Indica que no se va a poder realizar desde la extranet ni la solicitud ni la eliminación del elemento.
• Sin Revisión. Proceso Automático: Indica que automáticamente, en cuanto la empresa solicita la eliminación, el sistema eliminará toda referencia documental y de información del elemento de forma automática.

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Este parámetro permite a las subcontratas la creación de empresas hijas en los centros donde está está subcontratada.

• SI: Permite la creación de empresas hijas solo si puede subcontratar en alguno de los centros de trabajo donde está asociado.
• NO: Permite crear empresas hijas.

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Las subcontratas en su extranet, pueden también analizar la trazabilidad de la información que se ha realizado de cada documento de coordinación, esta información en sus diferentes tipos de acciones (solicitudes de documentación, envíos, autorizaciones y rechazo documentales, cambios de estado) muestra el usuario que desarrollo la acción. Con este parámetro, se puede determinar que información se obtiene del usuario en cada una de las acciones:

Se pueden seleccionar dos opciones:

• General: Permite mostrar a las subcontratas, una información de tipo general, indicando quién realizó la acción. Para definir los datos generales de usuario, hay que pulsar en el icono de Información de Usuario, y aparecerá la ventana de Información de Trazabilidad de Documentación de Coordinación donde hay que indicar:
• Nombre y Apellidos generales del usuario
• Teléfono de contacto (puede ser el teléfono de prevención, de la empresa…)
• Correo electrónico al que se quiere que respondan por defecto
• Personalizado: En la trazabilidad de los documentos de coordinación en la extranet se mostrará el usuario concreto que ha realizado el proceso con sus datos de contacto

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Con esta opción se puede dejar ver desde la Extranet la columna de CA, desde la pantalla de «Enviar Doc. Pte.».

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Para configurar el parámetro de Tamaño Archivos Extranet, hay que seleccionar en la zona izquierda la opción adecuada y pulsando en ella, aparecerá el parámetro en la zona de la derecha.

El parámetro Tamaño Archivos Extranet permite indicar el tamaño máximo de los documentos que se pueden subir desde la extranet

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Con la configuración de este parámetro se determina cómo se comporta la aplicación en el momento en que los usuarios internos rechazan los documentos enviados por cada subcontrata desde la extranet:

• Mantener en la aplicación indica que aunque se rechace el documentos y su fichero adjunto, éste se almacenará en el sistema como justificante de rechazo junto con los motivos de rechazo de la acción
• Eliminar de la aplicación indica que si se rechaza el documento solo se almacenará en la trazabilidad de la acción los motivos del rechazo pero no el fichero que llegó adjunto.

El parámetro Tratamiento Ficheros Documentos Rechazados permite definir cómo se quieren tratar los ficheros de la documentación rechazada, ya sea conservándolos o eliminándolos.

Si se quiere consultar todos los documentos rechazados de forma global, debe pulsarse en el icono de Documentos donde aparecerá la información, recogiendo los siguientes datos:

• Documento de coordinación de actividades empresariales
• Elemento afectado en el proceso de coordinación (Empresa, Trabajador, equipo)
• Empresa a la que pertenece el equipo
• Centro de trabajo para el que se envió el documento
• Fecha y hora en la que se rechazó el documento
• Motivos del rechazo
• Fichero adjuntado. Pinchando en el icono del clip se accederá al fichero
• Icono de selección de ficheros rechazados que permite eliminar los seleccionados, pulsando el icono de Eliminar al final del listado

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Este parámetro permite determinar la información que puede ver una contrata que haya creado subcontratas, trabajadores y equipos de las mismas pero que actualmente estos elementos ya no estén asociados a árboles de subcontratación de la contrata en nuestros centros de trabajo y/o actividades.

• Desactivado. El comportamiento de la herramienta permitirá ver, a la contrata que HAYA CREADO elementos, toda la información/documentación de los mismos independientemente de que estos elementos (subcontratas, trabajadores, equipos) ya no estén en cadenas de subcontratación de la contrata.
• Activado. En este caso, cada día mediante un proceso nocturno automático, la herramienta eliminará cadenas de relación de subcontratas, trabajadores y equipos de las mismas con la contrata que creó estos elementos pero que en ese instante ya no pertenecen a sus cadenas de subcontratación. La contrata ya no podrá consultar ni gestionar las fichas de los elementos ni su documentos asociados, preservando el RGPD de los trabajadores de las subcontratas frente a 3ª empresas donde ya no existe relación de subcontratación dentro de la aplicación.

¡¡IMPORTANTE!! En el modo activado, la contrata no podrá volver a crear esos elementos (empresas, trabajadores, equipos) porque ya existirán en la aplicación aunque no dependan de ella y tendrá que ser desde la intranet desde donde se realice el proceso de creación de la relación de subcontratación entre contrata y los elementos que formen parte de sus árboles de subcontratación.

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