Inteligencia de Negocio Avanzada. Informes Excel (Power Pivot). Tipos de Informes. Tiempos de Respuesta

Una vez creado el informe, permite la edición de:

• Ficha: se pueden modificar los campos:
  • Informe: permite cambiar el nombre del informe.
  • Descripción: permite describir el informe o modificarlo.
• Parámetros: permite filtrar por diferentes campos:
  • Idioma: se puede elegir en qué idioma se quiere el informe. Por defecto, el informe se vuelva en español.
  • Acciones: permite determinar si en el informe se reflejan las dos acciones posibles, rechazar o autorizar, o sólo una de ellas.
  • Origen: permite elegir un origen documental o varios. Si no se elige ninguno, saldrán todos los orígenes documentales: Subcontrata, Subcontrata en CT, Trabajador Ajeno, Trabajador Ajeno en CT….
  • Tipos de documentos: permite elegir uno o varios tipos de documentos, de los definidos en Documentación. Si no se elige ninguno, saldrán todos.
  • Usuarios Envío: permite elegir uno o varios usuarios que suben documentación. Si no se elige ninguno, saldrán todos en el informe.
  • Fecha Envío: permite definir el informe en base a un intervalo de tiempo concreto o un periodo de tiempo concreto, en el que se ha enviado la documentación. Si no se utiliza este filtro, saldrán todas la fechas en el informe.
  • Usuarios Revisión: permite elegir uno o varios de los usuarios internos que revisan la documentación que se encuentra en estado pendiente de autorizar. Si no se utiliza este filtro, saldrán todos los usuarios.
  • Fecha Revisión: permite definir el informe en base a un intervalo de tiempo concreto o un periodo de tiempo concreto, en el que se ha revisado la documentación.
  • Apartado Festivos: permite elegir el festivo de un ámbito geográfico concreto. Si no se elige ninguno, saldrán todos los festivos en el informe.
• Notificaciones: permite definir el correo electrónico que se va a utilizar para enviar el informe.
  • Idioma: permite elegir el idioma en el que se va a enviar el correo electrónico.
  • Asunto: permite definir el asunto del correo electrónico.
  • Plantilla: este tipo de informe solo tiene una plantilla de Excel, que es la que hay que marcar. 
• Destinatarios: permite definir a qué destinatarios se va a mandar el informe:
  • Asociar: permite asociar usuarios internos como destinatarios
  • Añadir: permite añadir destinatarios que no son usuarios de la aplicación.
  • Eliminar: permite eliminar destinatarios.
  • : permite exportar a formato excel el listado de los destinatarios.
• Configuración: permite gestionar la periodicidad con la que se quieren enviar los informes seleccionados a los destinatarios elegidos en las pestañas previas. Se debe marcar la fecha del primer envío y la cadencia con la que se desea que se hagan los envíos posteriores.
• Envíos: permite consultar todos los envíos realizados con el título del informe y la fecha de envío. Esta información se puede exportar a Excel pulsando en .
• Trazabilidad: consultar todos las modificaciones que se han realizado de este informe, eligiendo un origen:
  • Ficha
  • Configuración
  • Destinatarios
  • Notificaciones
  • Parámetro

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En este apartado se pueden consultar las plantillas pre-cargadas y pre-configuradas del informe Tiempo de Respuestas, los filtros que se pueden aplicar al informe y los campos de datos que aparecerán en el informe de Excel que se genera.

El tipo de informe de Tiempos de Respuesta, se compone de la siguiente plantilla pre-cargada y pre-configurada:

• Tiempos Respuesta: Informe que controla los tiempos de respuesta, tanto de autorización como de rechazo de los documentos que las empresas suben desde la extranet, y que tiene en cuenta los días festivos y fines de semana que cada cliente defina en la configuración de su aplicación.

El Excel se compone de 5 pestañas:

Datos Acciones

Contiene los datos del informe, divididos en columnas:

• • Fecha Envío: indica fecha y hora en la que se ha subido el documento.
  • Fecha Revisión: indica la fecha y hora en la que se ha revisado el documento.
  • Tipo de Documento: indica el tipo de documento sobre el que se está analizando el tiempo de respuesta.
  • Origen: indica el origen documental del tipo de documento.
  • Centro: indica a qué centro de trabajo hace referencia el documento.
  • Elemento: indica a qué elemento pertenece el documento: empresa, trabajador o equipo.
  • CIF: de la empresa a la que pertenece el elemento.
  • Empresa: a la que pertenece el elemento.
  • Usuario: que ha revisado el documento y lo ha autorizado o rechazado.
  • Acción: indica si el documento ha sido rechazado o autorizado.

Configuración:

Aparecen los días festivos que se han seleccionado en los parámetros de configuración del informe, según la tabla maestra de definida en la base de datos. También aparece la información que define el Fin de Semana, por defecto Sábado y Domingo pero que cada cliente puede modificar según sus necesidades y su calendario laboral local, pudiendo elegir diferentes opciones. Pulsando en la celda azul sale la lista de posibles valores de fin de semana:

• • Sábado, Domingo
  • Domingo, Lunes
  • Lunes, Martes
  • Martes, Miércoles
  • Miércoles, Jueves
  • Jueves, Viernes
  • Viernes, Sábado
  • Solo domingo
  • Solo lunes
  • Solo martes
  • Solo miércoles
  • Solo jueves

Si cambiamos este parámetro de selección de fin de semana, es necesario actualizar el Excel para que haga los re-cálculos necesarios para tener en cuenta la nueva configuración de fin de semana. Para actualizar datos, en el Excel nos iremos al menú Datos y pulsaremos en el icono de Actualizar Todo. 

Por usuario:

Esta pestaña muestra la actividad en el proceso de validación medida en función de cada usuario validador.  Aparecen los siguientes gráficos

• Tiempo medio de respuesta en días: Este gráfico muestra una media de los días que tarda un usuario validador en autorizar o rechazar los documentos recibidos. Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico 
  • Acción: Autorizar o Rechazar los documentos
  • Año: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados
  • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico.

• Número de documentos gestionados por usuario: Este gráfico muestra los documentos autorizados y rechazados por cada usuario validador. Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico 
  • Acción: Autorizar o Rechazar los documentos
  • Año: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados
  • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico

Por Meses

Esta pestaña muestra la actividad en el proceso de validación documental (autorización o rechazo de los documentos) realizada cada mes. Existen los siguientes gráficos

• Tiempo medio de respuesta en días: Este gráfico muestra una media (en días) del tiempo en la validación de los documentos de cada mes. Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico.

• • Acción: Autorizar o Rechazar los documentos
  • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados
  • Años: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico

• Número de documentos. Este gráfico muestra el número de documentos validados cada mes tanto autorizados (en azul) como rechazados (en naranja). Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico.

• • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados
  • Años: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico

Cumplimiento Operacional

Esta pestaña muestra el grado de cumplimiento temporal del proceso de validación documental. En base al dato introducido en Configuración de Máximas Horas Permitidas para la validación documental se muestran sólo los documentos validados que sobrepasan ese valor. Los gráficos de esta pestaña son los siguientes.

• % de Cumplimientos/Incumplimientos de Revisión Documental por Periodo Este gráfico muestra, en el periodo de tiempo seleccionado, el porcentaje de documentos que cumplen (azul) o no cumplen (naranja) con el tiempo máximo indicado para el proceso de validación documental. Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico.

• • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados
  • Años: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico.

• Número de Cumplimientos/Incumplimientos de Revisión Documental por Periodo. Este gráfico muestra, en el periodo de tiempo seleccionado, el número de documentos que cumplen (azul) o no cumplen (naranja) con el tiempo máximo indicado para el proceso de validación documental. Se pueden hacer los siguientes filtros en el propio gráfico.

• • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados
  • Años: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico.

• Retraso medio de incumplimiento de Revisión documental (en horas). Este gráfico muestra el retraso medio en la validación documental respecto al Número de Horas Máximo establecido. (Atención: El cálculo se realiza exclusivamente con los documentos que NO han sido validados dentro el tiempo máximo establecido). Se pueden realizar los siguientes filtros sobre el gráfico

• • Usuario: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los usuarios seleccionados
  • Acción: Autorizar o Rechazar los documentos
  • Origen: En función del origen de los documentos validados (subcontrata, trabajador, equipo y de ellos en centro)
  • Tipo de documento: En función de los documentos que han requerido de una acción (autorizar/rechazar) por parte de algún usuario validador.
  • Centro: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afecten al centro seleccionado
  • Empresa: El gráfico mostrará exclusivamente los datos relativos a los documentos que afectan a la empresa seleccionada
  • Años: El gráfico mostrará exclusivamente los datos del año seleccionado
  • Mes: El gráfico mostrará exclusivamente los datos de los meses seleccionados

En función de los filtros seleccionados se mostrará el siguiente gráfico.

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