Estado Resumen. Coordinación por Centros y Zonas

Para filtrar los documentos de la pestaña Resumen, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Estado: Este campo permite filtrar los documentos en base al estado documental que tienen. Si no se indica ningún estado, saldrán todos los documentos en todos los estados documentales. Se pueden elegir uno o varios estados, seleccionando los mismos de la   

• Pendiente Autorizar: Estado de documentos que se deben revisar en la Intranet para su autorización o rechazo.
• Pendientes Recibir: Estado de documentos que las contratas/subcontratas deben enviar.
• Pendientes Enviar: Estado de documentos que las empresas de grupo deben enviar a la plataforma, bien para sus contratas/subcontratas bien para gestionar su propia coordinación documental.
• Recibidos:  Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet y están vigentes.
• Enviados: Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma y están vigentes.
• Histórico Recibidos:   Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet pero que caducaron, es decir no están vigentes.
• Histórico Enviados:  Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma pero que caducaron, es decir ya no están vigentes.
• Cancelados Recepción: Estado de Documentos de recepción de contratas/subcontratas que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan
• Cancelados Envío: Estado de Documentos de envío que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono . 

Especialidad: Permite filtrar la documentación específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono .

Tipología: Permite filtrar la documentación específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono .

Empresa: Permite filtrar la documentación específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono .

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono . 

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocolos existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales….)
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

 

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros preconfigurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. Son siempre las mismas, al margen del estado que se elija. Esta pestaña es solo de consulta documental, no permite realizar ninguna acción sobre los documentos al poder estar cada uno de ellos en diferentes estados, con diferentes acciones sobre los mismos.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de Administración – Coordinación – Documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Origen: Indica a qué elemento afecta el tipo de documento gestionado. Puede tener los siguientes valores:

• Subcontrata: Documentación de contrata/subcontrata independiente del centro donde desarrolle su actividad
• Subcontrata en Centro Documentación de contrata/subcontrata dependiente del centro(s) donde desarrolle su actividad
• Trabajador Ajeno Documentación de trabajador externo, independiente del centro donde desarrolle su actividad
• Trabajador Ajeno en Centro Documentación de trabajador externo, dependiente del centro donde desarrolle su actividad
• Trabajador Propio Documentación de trabajador interno, independiente del centro donde desarrolle su actividad
• Trabajador Propio en Centro Documentación de trabajador interno, dependiente del centro donde desarrolle su actividad
• Equipo Ajeno Documentación de equipo/maquinaria/vehículo externo, independiente del centro donde desarrolle su actividad
• Equipo Ajeno en Centro Documentación de equipo/maquinaria/vehículo externo, dependiente del centro donde desarrolle su actividad
• Equipo Propio Documentación de equipo/maquinaria/vehículo interno, independiente del centro donde desarrolle su actividad
• Equipo Interno en Centro Documentación de equipo/maquinaria/vehículo interno, dependiente del centro donde desarrolle su actividad

Estado: Indica el estado del documento listado. Los estados de un documento pueden ser:

• Pendiente Autorizar: Estado de documentos que se deben revisar en la Intranet para su autorización o rechazo.
• Pendientes Recibir: Estado de documentos que las contratas/subcontratas deben enviar.
• Pendientes Enviar: Estado de documentos que las empresas de grupo deben enviar a la plataforma, bien para sus contratas/subcontratas bien para gestionar su propia coordinación documental.
• Recibidos:  Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet y están vigentes.
• Enviados: Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma y están vigentes.
• Histórico Recibidos:   Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet pero que caducaron, es decir no están vigentes.
• Histórico Enviados:  Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma pero que caducaron, es decir ya no están vigentes.
• Cancelados Recepción: Estado de Documentos de recepción de contratas/subcontratas que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan
• Cancelados Envío: Estado de Documentos de envío que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

Envío desde Extranet: Fecha en la que se envió el documento desde la extranet de Contratas/Subcontratas.

Usuario: Indica el usuario de la contrata/subcontrata que envió el documento desde la extranet.

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el usuario que envió el documento desde la extranet de contratas/subcontratas.

Autorizado: Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la extranet, aquí aparece la fecha en la que el documento fue autorizado.

Usuario: Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la extranet, aquí aparece el nombre del usuario que autorizó el documento.

Empresa: Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la extranet, aquí aparece el nombre de la empresa a la que pertenece el usuario que autorizó el documento.

Recepción: Si el documento está en los estados vigente o en histórico y no se envió desde la extranet, sino que se cargó manualmente desde la intranet, aquí aparece la fecha en la que se recepcionó manualmente el documento por un usuario interno.

Usuario:  Si el documento está en los estados vigente o en histórico y no se envió desde la extranet, sino que se cargó manualmente desde la intranet, aquí aparece el nombre del usuario interno que recepcionó manualmente el documento.

Empresa:  Si el documento está en los estados vigente o en histórico y no se envió desde la extranet, sino que se cargó manualmente desde la intranet, aquí aparece el nombre de la empresa a la que pertenece el usuario interno que recepcionó manualmente el documento.

Envío desde Intranet: Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la intranet, aquí aparece la fecha en la que se envió el documento.

Usuario:  Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la intranet, aquí aparece el nombre del usuario que envió el documento.

Empresa:  Si el documento está en los estados vigente o en histórico y se envió desde la intranet, aquí aparece el nombre de la empresa a la que pertenece el usuario que envió el documento.

Solicitud: Indica la fecha de la última vez que se solicitó a la contrata/subcontrata el envío de este documento.

Número de solicitudes Este campo recoge el número de veces que se ha solicitado a la contrata/subcontrata el envío de este documento, bien de forma automática por la propia aplicación o bien de forma manual por diferentes usuarios internos.

Inicio Vigencia. Si el estado del documento es pendiente de autorizar, vigente o histórico y además el tipo de documento tiene periodicidad definida, aquí aparece la fecha de inicio de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración aparecerá el campo vacío

Fin Vigencia Si el estado del documento es pendiente de autorizar, vigente o histórico y además el tipo de documento tiene periodicidad definida, aquí aparece la fecha de fin de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración aparecerá el campo vacío

CA: Control Accesos. Indica si el documento es necesario y obligatorio tenerlo vigente para poder acceder a los centros de trabajo.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de documentos

Para filtrar los documentos de la pestaña Pendientes de Autorizar, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono  

Especialidad: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono . 

Tipología: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono .

Empresa: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono . 

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación pendiente de autorizar no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono . 

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocolos existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza .

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas.
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas.
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales…).
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente.
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas.
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos.
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales.

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

 

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación pendiente de autorizar de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Envío: Este filtro permite buscar los documentos pendientes de autorizar que se hayan enviado desde la extranet dentro de un periodo de tiempo. Se debe indica fecha desde y fecha hasta.

• Si no se indica la fecha hasta, buscará todos los documentos desde la fecha de inicio hasta hoy.
• Si no se indica la fecha desde, buscará todos los documentos desde el principio de los tiempos hasta la fecha hasta.

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros preconfigurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. En esta pestaña se pueden autorizar, rechazar y/o consultar los documentos enviados desde la extranet. También, con documentos que tengan un flujo de autorización definido, se puede autorizar el documento para siga su trámite dentro del flujo de gestión.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Origen del Documento: Mediante los diferentes iconos de cada documento se indica que origen documental tiene el documento:

Sentido de la Comunicación: Mediante este icono se refleja si el documento se envía a la contrata/subcontrata o se recibe de la contrata/subcontrata.

 Indica que es la contrata/subcontrata la que envía o debe enviar el documento

 Indica que es la intranet la que debe enviar o ha enviado el documento

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de Administración – Coordinación – Documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Envío: Fecha en la que se envió el documento desde la extranet de Contratas/Subcontratas.

Inicio Vigencia. Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha  es obligatoria, aquí aparece la fecha de inicio de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias, aparecerá el campo vacío

Fin Vigencia Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha es obligatoria, aquí aparece la fecha de fin de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias aparecerá el campo vacío

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

CA: Control Accesos. Indica si el documento es necesario y obligatorio tenerlo vigente para poder acceder a los centros de trabajo.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Sobre los documentos que aparecen en el listado se pueden realizar las siguientes acciones:

Consultar la Ficha Documental. Pulsando en el icono de la hoja  (Documentos normales de coordinación) o en el icono de la hoja con un visto  (documento con flujo documental) se abrirá la ficha del documento. Ver ficha del documento 

Consultar el fichero(s) adjunto(s) del documento Pulsando en el icono de adjunto  (si es un único fichero) o en el icono de adjuntos  (si son varios ficheros enviados desde el gestor documental) se accede al fichero adjunto, bien en el propio navegador (visor integrado de PDF) o bien descargando el fichero y abriéndolo con las aplicaciones de escritorio adecuadas.

Autorizar el Documento. Para autorizar documentos desde el listado, se seleccionan los documentos a autorizar, pulsando en el icono de recuadro   asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Autorizar Documentos 

Rechazar el Documento Para rechazar documentos desde el listado, se seleccionan los documentos a autorizar, pulsando en el icono de recuadro   asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior   de Rechazar Documentos. Al pulsar en el icono aparecerá una ventana, como se puede apreciar a continuación, donde aparecen los tipos de rechazo y los motivos de rechazo pre-configurados por cada cliente  Para generar el correo de rechazo a la contrata/subcontrata, simplemente seleccionar los motivos preconfigurados, que se mostrarán en el editor HTML de la pantalla y modificar o completar el motivo. Finalmente pulsar en el icono de guardar para que el sistema, dependiendo de la configuración del envío de las notificaciones de rechazo, envíe el motivo de rechazo o solicite al usuario el envío del mismo o por el contrario no genere el correo. En cualquiera de los casos, el documento se rechaza y pasará otra vez a pendiente de recibir y si se ha configurado el almacenamiento del fichero rechazado se guardará y si no, se eliminará

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de doc. pendientes de autorizar

Para filtrar los documentos de la pestaña Pendientes, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Estado del Documento. Permite filtrar bien los documentos que están pendientes de recibir de las contratas/subontratas, bien los documentos que están pendientes de enviar desde la intranet a la plataforma. Si no se marca ninguno de los dos estados saldrán tanto los pendientes de recibir como los pendientes de enviar (misma función que si se marcan los dos estados)

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación pendiente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono  

Especialidad: Permite filtrar la documentación pendiente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono  

Tipología: Permite filtrar la documentación pendiente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono 

Empresa: Permite filtrar la documentación pendiente específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono  

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación pendiente no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación pendiente de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación pendiente por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono  

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocoloes existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales….)
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación pendiente de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación pendiente de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros preconfigurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros de pestaña pendientes

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. En esta pestaña se puede consultar la ficha documental y volver a solicitar manualmente a las contratas/subcontrata la documentación pendiente. También se pueden cancelar los documentos, para que no se tengan en cuenta en el proceso de coordinación documental ni en el control de accesos ni en el control de acreditaciones.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Origen del Documento: Mediante los diferentes iconos de cada documento se indica que origen documental tiene el documento:

Sentido de la Comunicación: Mediante este icono se refleja si el documento se envía a la contrata/subcontrata o se recibe de la contrata/subcontrata.

 Indica que es la contrata/subcontrata la que envía o debe enviar el documento

 Indica que es la intranet la que debe enviar o ha enviado el documento

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de administración – coordinación – documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Solicitud: Fecha en la que se solicitó por última vez el documento a la contrata/subcontrata o si es de envío a las empresas de grupo que lo tienen que tramitar.

Inicio Vigencia. Este campo aparecerá vacío ya que no hay constancia de documento asociado

Fin Vigencia Este campo aparecerá vacío ya que no hay constancia de documento asociado

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

Nº de Solicitudes. Indica el nº de correos electrónicos enviados a las empresas solicitándoles ese documento pendiente.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Sobre los documentos que aparecen en el listado se pueden realizar las siguientes acciones:

Consultar la Ficha Documental. Pulsando en el icono de la hoja  se abrirá la ficha del documento. Ver ficha del documento 

Solicitar Documentos. Para solicitar, de forma manual, por correo electrónico, a las listas de distribución si las hubiese o en su caso al correo de la empresa, los documentos pendientes, se seleccionan los documentos a solicitar, pulsando en el icono de recuadro   asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Solicitar

Cancelar Documentos. Para cancelar documentos, es decir, sacarlos del circuito normal de coordinación documental y que por tanto ni se vuelvan a pedir, ni se gestionen, se seleccionan los documentos a cancelar, pulsando en el icono de recuadro   asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Cancelar Documentos. ¡¡¡ Importante ¡¡¡se recomienda usar con precaución este estado de cancelación, ya que los documentos que se encuentren cancelados, no se tienen en cuenta en la gestión de coordinación, control de accesos y/o acreditaciones dentro de la plataforma.

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de doc. pendientes

Para filtrar los documentos de la pestaña Vigentes, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Estado del Documento. Permite filtrar bien los documentos que están recibidos y vigentes de las contratas/subontratas, bien los documentos que están enviados y vigentes desde la intranet a la plataforma. Si no se marca ninguno de los dos estados saldrán tanto los vigentes (misma función que si se marcan los dos estados)

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación vigente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono  

Especialidad: Permite filtrar la documentación vigente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono  

Tipología: Permite filtrar la documentación vigente específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono 

Empresa: Permite filtrar la documentación vigente específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono  

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación vignete no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación vigente de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación vigente por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono  

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocoloes existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales….)
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

 

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación vigente de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación vigente de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Filtro de Próximas Caducidades. Este filtro permite determinar por fechas, periodos o intervalos de tiempo, los documentos que caducarán próximamente. el filtro se puede utilizar de 3 formas diferentes:

• Por Fecha. Seleccionando en filtro fecha, se puede indicar el intervalo de fechas, desde – hasta. Saldrán todos los documentos cuya fecha de fin de vigencia, se encuentre comprendida en dicho intervalo.
  • Si no se indica la fecha hasta, buscará todos los documentos cuya fecha de fin de vigencia esté comprendida desde la fecha de inicio marcada hasta hoy.
  • Si no se indica la fecha desde, buscará todos los documentos cuya fecha de fin de vigencia esté comprendida desde el principio de los tiempos hasta la fecha hasta indicada.
• Por Periodo. Seleccionando en filtro Periodo, se puede indicar un próximo periodo de tiempo, determinando un nº de periodos y un tipo de periodo (día, mes, año). Saldrán todos los documentos cuya fecha de fin de vigencia, se encuentre comprendida en dicho periodo de tiempo.
• Por Rango de tiempo. Seleccionando en filtro Rango, se puede indicar que rango o rangos de días se desea filtrar (7,15, 30….150 días). Saldrán todos los documentos cuya fecha de fin de vigencia, se encuentre comprendida en alguno de esos rangos de días definidos.

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros pre-configurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros de pestaña vigentes

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. En esta pestaña se pueden consultar los documentos o volverlos a pasar a pendientes de autorizar.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Origen del Documento: Mediante los diferentes iconos de cada documento se indica que origen documental tiene el documento:

Sentido de la Comunicación: Mediante este icono se refleja si el documento se envía a la contrata/subcontrata o se recibe de la contrata/subcontrata.

 Indica que es la contrata/subcontrata la que envía o debe enviar el documento

 Indica que es la intranet la que debe enviar o ha enviado el documento

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de administración – coordinación – documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Envío: Fecha en la que se envió el documento desde la extranet de Contratas/Subcontratas.

Inicio Vigencia. Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha  es obligatoria, aquí aparece la fecha de inicio de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias, aparecerá el campo vacío

Fin Vigencia Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha es obligatoria, aquí aparece la fecha de fin de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias aparecerá el campo vacío

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Sobre los documentos que aparecen en el listado se pueden realizar las siguientes acciones:

Consultar la Ficha Documental. Pulsando en el icono de la hoja  se abrirá la ficha del documento. Ver ficha del documento 

Consultar el fichero(s) adjunto(s) del documento Pulsando en el icono de adjunto  (si es un único fichero) o en el icono de adjuntos  (si son varios ficheros enviados desde el gestor documental) se accede al fichero adjunto, bien en el propio navegador (visor integrado de PDF) o bien descargando el fichero y abriéndolo con las aplicaciones de escritorio adecuadas.

Pasar a Pendiente de Autorizar. Un documento vigente puede volver al estado Pendiente de Autorizar si un usuario interno con permisos así lo decide, para que nuevamente sea verificado y en su caso autorizado/rechazado. Para realizar este cambio de estado, se seleccionan los documentos a pasar a pendientes de autorizar, pulsando en el icono de recuadro  asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior de paso a Pendiente de Autorizar. Los documentos desaparecerán de esta pestaña y aparecerán en la pestaña de Pendientes de Autorizar  

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de doc. vigentes

Para filtrar los documentos de la pestaña Históricos, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Estado del Documento. Permite filtrar bien los documentos que están en Histórico Recibidos de las contratas/subontratas, bien los documentos que están en Histórico Enviados desde la intranet a la plataforma. Si no se marca ninguno de los dos estados saldrán tanto los históricos (misma función que si se marcan los dos estados)

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación histórica específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono 

Especialidad: Permite filtrar la documentación histórica específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono  

Tipología: Permite filtrar la documentación histórica específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono 

Empresa: Permite filtrar la documentación histórica específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono  

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación histórica no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación histórica de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación histórica por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono  

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocoloes existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales….)
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación histórica de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación histórica de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros pre-configurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros de pestaña históricos

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. En esta pestaña se pueden consultar o eliminar los documentos.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Origen del Documento: Mediante los diferentes iconos de cada documento se indica que origen documental tiene el documento:

Sentido de la Comunicación: Mediante este icono se refleja si el documento se envía a la contrata/subcontrata o se recibe de la contrata/subcontrata.

 Indica que es la contrata/subcontrata la que envía o debe enviar el documento

 Indica que es la intranet la que debe enviar o ha enviado el documento

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de administración – coordinación – documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Envío: Fecha en la que se envió el documento desde la extranet de Contratas/Subcontratas.

Inicio Vigencia. Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha  es obligatoria, aquí aparece la fecha de inicio de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias, aparecerá el campo vacío

Fin Vigencia Si el tipo de documento tiene periodicidad definida o esta fecha es obligatoria, aquí aparece la fecha de fin de vigencia del documento. Si el documento es de autogeneración o las fechas de vigencia no son obligatorias aparecerá el campo vacío

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Sobre los documentos que aparecen en el listado se pueden realizar las siguientes acciones:

Consultar la Ficha Documental. Pulsando en el icono de la hoja  se abrirá la ficha del documento. Ver ficha del documento 

Consultar el fichero(s) adjunto(s) del documento Pulsando en el icono de adjunto  (si es un único fichero) o en el icono de adjuntos  (si son varios ficheros enviados desde el gestor documental) se accede al fichero adjunto, bien en el propio navegador (visor integrado de PDF) o bien descargando el fichero y abriéndolo con las aplicaciones de escritorio adecuadas.

Eliminar Documento. Un documento que esté en histórico se puede eliminar de la aplicación, evitando que ocupe espacio en la misma ¡¡¡Importante¡¡¡ Si se borra, solo se podrá recuperar contratando un proceso de recuperación de las copias de seguridad, por lo que antes de borrar documentos, es preferible, bien mediante la descarga ZIP o bien mediante la solicitud de copias de seguridad, realizar un proceso de almacenamiento en local (ordenadores del cliente) de la información documental que se quiere eliminar. 

Para eliminar los documentos deseados, primero se seleccionan, pulsando en el icono de recuadro  asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Eliminar Documento.  

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de doc. históricos

Para filtrar los documentos de la pestaña de Cancelados, se pueden utilizar diferentes filtros de búsqueda: 

Estado del Documento. Permite filtrar bien los documentos que están en Cancelados de Recepción de las contratas/subcontratas, bien los documentos que están en Cancelados de Envío desde la intranet a la plataforma. Si no se marca ninguno de los dos estados saldrán tanto los documentos cancelados (misma función que si se marcan los dos estados)

Centro Trabajo: Permite filtrar la documentación cancelada específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a los centros de trabajo filtrados. Para realizar el filtrado de centros, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan los centros disponibles para este usuario y se pueden filtrar por Código, Nombre del Centro de Trabajo, Empresa de Grupo, Cliente/contrata del centro (propietario del centro), Tipología y Especialidad del centro y también por Provincia. Para limpiar el filtro de centro, se pulsa en el icono  

Especialidad: Permite filtrar la documentación cancelada específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la especialidad o especialidades seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de especialidades de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de especialidad, se pulsa en el icono  

Tipología: Permite filtrar la documentación cancelada específica de empresas, trabajadores y equipos que estén asociados a centros de trabajo que tengan la tipología o tipologías seleccionadas. Al pulsar en el icono  aparece el listado de tipologías de los centros, se selecciona una o varias y se guarda. Para limpiar el filtro de tipología, se pulsa en el icono 

Empresa: Permite filtrar la documentación histórica específica de la empresa o empresas seleccionadas, de sus trabajadores y de sus equipos que estén asociados a centros de trabajo. Para realizar el filtrado de empresas, se pulsa en el icono   y en la ventana que aparece, se listan las empresas disponibles y se pueden filtrar por Código, CIF/ID de la Empresa, Nombre/Razón Social de la Empresa, Tipología de Empresa. Para limpiar el filtro de empresa, se pulsa en el icono  

Nivel de Subcontratación. Este campo solo aparece cuando se seleccionan empresas en el filtro anterior. Si se marca el campo, indica que se sacará la documentación cancelada no solo de las empresas seleccionadas y de sus trabajadores y equipos, sino también la documentación cancelada de empresas, trabajadores y equipos que estén en las cadenas de subcontratación de los diferentes centros de trabajo, de las empresas filtradas.

Origen: Permite filtrar la documentación cancelada por el origen documental de la misma, es decir, permite filtrar la documentación por empresa, por trabajador, por equipo o por los elementos asociados a los centros.  Pulsando en  sale un listado de orígenes de documentos y se puede seleccionar uno o varios, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de origen de documento, se pulsa en el icono  

Tipo Documento: Permite filtrar la documentación por el tipo de documento o tipos de documentos seleccionados. Pulsando en  sale un buscador más detallado que permite filtrar los tipos de documentos, según se puede apreciar en la siguiente pantalla. 

Este filtrador detallado de tipo de documento, dispone de diferentes filtros de búsqueda de tipos de documentos:

• Origen(es) documental(es) de los tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con los orígenes documentales que hay en la aplicación, seleccionamos los orígenes por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo origen pulsamos en el icono de limpieza

 

• Tipificación(es) que tengan asociados esos tipos de documentos. Es un campo multi-selección. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las tipificaciones existentes en la aplicación, agrupadas por sus orígenes documentales, seleccionamos las tipificaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo tipificación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Acreditaciones tanto de puesto de trabajo como de requisitos de equipo donde se gestionen esos tipos de documentos. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las acreditaciones (puestos y requisitos de equipos) existentes en la aplicación, agrupadas por su árbol de sectores, seleccionamos las acreditaciones por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Actividades a las que se solicite esos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja por actividades, tareas, proyectos, pedidos dentro de un centro de trabajo. Pulsando en el icono sale una ventana con todas las actividades existentes en la aplicación, sobre las que el usuario tenga permisos, seleccionamos las actividades por las que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo acreditación pulsamos en el icono de limpieza

 

• Protocolo médicos o formativos que tengan asociado estos tipos de documentos. Este campo de búsqueda solo es útil, si el cliente trabaja de forma detallada con protocolos médicos desglosados o con protocolos formativos específicos, dentro de las acreditaciones.  Pulsando en el icono sale una ventana con todos los protocoloes existentes en la aplicación, seleccionamos los protocolos por los que deseemos filtrar los tipos de documentos y pulsamos en guardar . Si queremos limpiar los filtros del campo protocolo pulsamos en el icono de limpieza

 

• Características del propio tipo de documento
  • Recibo. Si queremos filtrar tipos de documento que se reciben de las empresas externas
  • Envío. Si queremos filtrar tipos de documentos que se envían a la aplicación (internos) o a las empresa externas
  • Autogeneración. Si queremos filtrar tipos de documentos que se generan de forma periódica y automática por la propia aplicación (seguros sociales….)
  • Control de accesos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de acceso a los centros de trabajo o actividades de cada cliente
  • Control de pagos. Si queremos filtrar tipos de documentos que afectan al control de pagos a empresas
  • VS. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de vigilancia de la salud/reconocimientos médicos
  • FPRL. Si queremos filtrar tipos de documentos que son de específicos de formación de prevención de riesgos laborales

 

• Aplicaciones del tipo de documento
  • Tipificación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna tipificación
  • Acreditación. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún puesto de trabajo o requisito de manejo de equipos
  • Actividad. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a alguna actividad definida en la herramienta. Solo para clientes que utilicen el módulo de gestión de coordinación de actividades empresariales por actividades/proyectos/tares/pedidos en centros de trabajo
  • Protocolo. Si queremos filtrar tipos de documentos que estén asociados a algún protocolo concreto de vigilancia de la salud o formación, dentro de alguna acreditación

Los filtros que se explican a continuación, solo aparecerán en el buscador de coordinación por centros, si se ha activado el parámetro de control de gestión documental por zonas.

Tipo Zona: Permite filtrar la documentación cancelada de los trabajadores que tengan ese tipo de zona seleccionada, también saca la información de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes tipos de zonas definidos por cada cliente (existen zonas geográfica predefinidas), gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta. Se puede seleccionar uno o varios tipos de zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Si después se aplica el filtro de Zona, solo saldrán zonas de los tipos pre-seleccionados. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Zona: Permite filtrar la documentación cancelada de los trabajadores que tengan asignada esa zona o zonas seleccionadas, también muestra la documentación de sus empresas y la documentación de los mismos en los centros de trabajo donde estén asociados. Pulsando en  sale un listado con los diferentes valores de zona, agrupados por tipos de zonas. Si se han seleccionado previamente los tipos de zonas, solo saldrán zonas de esos tipos. Las zonas por cada tipo de zona son definidos por cada cliente, gestionados en las tablas maestras de la configuración de la herramienta y en las tablas de zonas geográficas (país, comunidad autónoma, provincia, municipio) . Se puede seleccionar una o varias zonas, como se puede apreciar en la siguiente imagen. Para limpiar el filtro de tipo de documento, se pulsa en el icono  .

Una vez elegidos los filtros, se debe pulsar en el icono de la lupa  para realizar la búsqueda con los criterios definidos. Hay que tener en cuenta que sólo se mostrarán los primeros 3.000 registros, para optimizar los resultados de las búsquedas. Si se quiere limpiar todos los campos del buscador, se debe pulsar en el icono de limpieza .

El buscador dispone también de la posibilidad de crear o ejecutar filtros pre-configurados que agilizan la gestión de los criterios de búsqueda. El icono de filtros personalizados  por cada usuario, permite guardar pre-filtros y automatizar las búsquedas más utilizadas. Pulsar aquí para ver como funcionan estos filtros personalizados

Pulsar aquí para comprimir el apartado de filtros de pestaña cancelados

La información que se obtiene, se divide en varias columnas. En esta pestaña se pueden consultar las fichas documentals, eliminar los documentos de autogeneración y devolver los documentos al ciclo de coordinación de actividades empresariales, dejando los documentos en estado pendiente de recibir/enviar.

Las columnas que aparecen en el listado de documentos son:

Origen del Documento: Mediante los diferentes iconos de cada documento se indica que origen documental tiene el documento:

Sentido de la Comunicación: Mediante este icono se refleja si el documento se envía a la contrata/subcontrata o se recibe de la contrata/subcontrata.

 Indica que es la contrata/subcontrata la que envía o debe enviar el documento

 Indica que es la intranet la que debe enviar o ha enviado el documento

Tipo Documento: son los nombres de los tipos de documentos que cada cliente ha definido en el sistema, en el apartado de administración – coordinación – documentación y que se gestiona con las empresas, trabajadores y equipos a través de tipificaciones y acreditaciones.

Solicitud: Fecha en la que se solicitó por última vez el documento a la contrata/subcontrata o si es de envío a las empresas de grupo que lo tienen que tramitar.

Elemento: Indica la empresa/trabajador o equipo al que afecta el documento

Empresa: Indica la razón social de la empresa a la que pertenece el elemento

Centro Trabajo: Si el origen del documento es de Centro Trabajo, en este campo aparece el nombre del centro en el que está asociado el elemento, en caso contrario, aparecerá vacío, indicando que el documento no depende del centro de trabajo.

Este listado de documentos que cumplen los criterios de filtrado definidos anteriormente se puede ordenar, filtrar, exportar a excel etc. Para ver estas funcionalidades pulsar aquí.

Sobre los documentos que aparecen en el listado se pueden realizar las siguientes acciones:

Consultar la Ficha Documental. Pulsando en el icono de la hoja  se abrirá la ficha del documento. Ver ficha del documento 

Eliminar Documentos de Autogeneración. Solo se pueden eliminar documentos cancelados que sean de autogeneración  ¡¡Importante!! Si se borran estos documentos, será necesario regenerar manualmente la documentación de autogeneración desde la fecha eliminada, para que el sistema los vuelva a gestionar.. 

Para eliminar los documentos de autogeneración deseados, primero se seleccionan, pulsando en el icono de recuadro  asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Eliminar Documento.  

Restaurar Documentos. Si se desean devolver documentos cancelados al estado pendiente de recibir/enviar, y por tanto al ciclo normal de gestión documental de coordinación, se seleccionan los documentos a volver a poner en pendientes, pulsando en el icono de recuadro   asociado a cada uno de ellos y una vez seleccionados, se pulsa en el icono inferior  de Restaurar Documentos.¡¡¡ ¡¡Importante!! Se recomienda usar con precaución este estado de cancelación, ya que los documentos que se encuentren cancelados, no se tienen en cuenta en la gestión de coordinación, control de accesos y/o acreditaciones dentro de la plataforma.

Pulsar aquí para comprimir el apartado de listado de doc. cancelados