Administración. Coordinación.Notificaciones

El primer paso para configurar las notificaciones, es crear un formato.

Pulsando en , se abre una ventana en la que se debe cumplimentar

• Nombre, denominación del formato
• Marcar si se que quiere que:
  • La notificación sea de solicitud de nuevo documento
  • La notificación sea por próxima caducidad del documento

Una vez definidos estos campos, se debe guardar la selección .

El formato de las notificaciones se divide en:

• Formato Notificación. Desde esta pestaña se debe configurar el idioma en el que se van a mandar las notificaciones y el asunto. Se debe insertar el enlace Excel, pulsando . La información de las notificaciones no van en el cuerpo del correo, si no en formato Excel.
• Destinatarios. Permite elegir si la notificación se envía a:
  • Email indicado en la ficha de la empresa o
  • Email indicado en la ficha del trabajador
• Adjuntos. Permite añadir documentos adjuntos. Estos pueden ser del Gestor documental o del propio ordenador del usuario.
• Notificaciones. Permite asociar este formato a notificaciones ya creadas.

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El siguiente paso es definir la notificación. Pulsando en , se abre la ventana dónde se cumplimentan los siguientes campos:

• Tipo: debe elegirse si la notificación va a ser de solicitud o de próxima caducidad.
• Formato Notificación: debe elegirse qué formato va a tener la notificación.
• Activo: marcando esta opción, comienzan las notificaciones.
• Nombre: se debe indicar un nombre para la notificación.
• Intervalo Prox. Caducidad: si se ha elegido el tipo Próxima Caducidad, se debe indicar en qué momento se mandará la notificación.
• Intervalo Recordatorio: marcar cada cuanto se va mandar un recordatorio
• Fecha desde cuando se quiere que se inicien las notificaciones.
• Último envío: permite indicar cuándo va a ser la última notificación.
• Próximo envío: indica cuándo se va a producir la próxima notificación.

Una vez definidas las diferentes notificaciones se procede a su configuración particular clicando en el icono  .

Se rellenan los siguientes campos dentro de la pestaña Notificaciones los campos a cumplimentar son los siguientes.

• Formato Notificación: Elegir uno entre los diferentes formatos de notificación configurados anteriormente.
• Activo: marcar el check si se desea iniciar el proceso de notificación definido.
• Nombre: Se puede editar el nombre de la notificación seleccionada.
• Intervalo Próxima Caducidad: Si la notificación es de tipo «Próxima Caducidad» se debe indicar el periodo previo a la caducidad de los documentos (en días, semanas, meses o años) en el que se inicia la notificación. 
• Intervalo Recordatorio: Indicar cada cuanto tiempo se enviará la notificación (en días, semanas, meses o años).
• Fecha desde: Fecha en la que se realizará la primera notificación.

En la pestaña Configuración se define si la Notificación se realizará en base a

• Tipos de Documentos: Seleccionando en este caso los documentos concretos a notificar (pulsando en el icono para añadirlos) 

• Características: En función de las diferentes características presentes en los documentos CAE de eGestiona.

Por último, en la pestaña Entidades se selecciona si la Notificación se realizará a nivel de Empresa o de Centros de Trabajo.

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Esta pestaña permite consultar los envíos realizados. En el buscador se puede filtrar por:

• Fechas indicando desde y hasta
• Asunto de la notificación
• Destinatarios de la notificación que se quiere consultar

Pulsando en  , el resultado de la búsqueda aparece en la parte inferior de la pantalla, dividido en las siguientes columnas:

• Tipo de notificación, si es de solicitud o de proximidad de caducidad.
• Fecha de notificación.
• Asunto, nombre de la notificación.

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Permite consultar qué usuario ha creado, actualizado y/o borrado una notificación o el formato de notificación.

Notificación

El buscador permite filtrar por:

• Nombre de la notificación
• Tipo de la notificación: si es de solicitud o de próxima caducidad
• Fecha de la acción a consultar
• Sección: permite indicar a qué afecta la notificación:
  • Ficha
  • Características
  • Metadatos
  • Tipos de documentos
  • Empresas
  • Centros de Trabajo

El resultado de la búsqueda se divide en las columnas:

• Fecha Acción
• Acción
• Usuario que realiza la acción
• Descripción del usuario que realiza la acción: nombre y apellidos
• Tipo usuario Acción
• Idioma usuario acción
• Tipo de la notificación

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Formato Notificación

El buscador permite filtrar por:

• Fecha en la que se ha producido la acción, indicando desde  y hasta.
• Sección a la que afecta la acción:
  • Ficha
  • Contenido de correo
  • Destinatarios
  • Adjuntos
  • Notificaciones

El resultado de la búsqueda se divide en las siguientes columnas:

• Fecha en la que se produce la acción
• Acción a consultar: Crear, Actualizar, Establecer por defecto o Borrar
• Usuario que ha realizado la acción
• Descripción Usuario Acción: nombre y apellidos
• Tipo usuario acción
• Idioma usuario acción

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