Coordinación. Empresa. Nueva

Para dar de alta una empresa, se tiene que ir al menú de Coordinación, seleccionar el menú de Empresa y aparecerá una ventana con tres pestañas, se seleccionará la pestaña de Nuevo

Antes de poder crear cualquier empresa e introducir sus datos, es necesario, seleccionar el Tipo de Empresa que se quiere crear, se selecciona en el primer campo, de la lista de posibles tipos de empresa definidos:

Empresa de Grupo
Cliente
Cliente/Subcontrata
Subcontrata

Después se deben cumplimentar el resto de los campos obligatorios del formulario, marcados con un asterisco

CIF/NIF de la empresa, donde se introduce el valor del nº de identificación de la empresa.

¡¡IMPORTANTE!! El reconocimiento automático de caracteres utiliza el CIF/NIF de la empresa para la identificación de los trabajadores dentro de los documentos de TC2 / RNT Relación nominal de trabajadores / ITA etc. por tanto es fundamental que se indique dos campos adicionales que permitirán que el sistema verifique que el CIF introducido es correcto. Si la empresa es Española, el tipo de documento debe ser elegido CIF, NIE o DNI/NIF para que la aplicación determine si el dato de CIF/NIF es correcto

País donde está registrada la empresa
Tipo de documento, donde se define el modelo de control que se puede aplicar a ese Nº de Identificación de la Empresa, según los modelos predefinidos para ese país.

Ejemplo. El control de CIF en España sigue los dos modelos ( Letra y 8 Dígitos) ó (Letra 8 dígitos y Letra). En caso de que se introduzca el control de CIF en España y no se verifique el número de CIF introducido con esos modelos no permitirá dar de alta la empresa.

Razón Social nombre legal de la empresa
Denominación nombre comercial de la empresa
Correo, corresponde al correo electrónico por defecto de la empresa, a la cuenta que irán todos los correos de la aplicación para esta empresa, en caso de no tener configuradas sus listas de distribución

Los campos NO obligatorios del formulario son:

Código es un identificador alfanumérico interno, que asigna el cliente o puede asignar cada contrata.
Código REA es el código que la administración otorga a las empresas que se han registrado en el Registro de Empresas Acreditadas (sector construcción). Las empresas suelen pedir esta información en la documentación de coordinación para tipificaciones orientadas al mundo de la construcción.
Tipología permite definir la clase de empresa según los valores gestionados en la tabla maestra de tipologías.
Las funcionalidades asociadas a la tipología son:
- Buscar los tipos y filtrar uno o varios a la vez ( Ejecutar la búsqueda)
- Limpiar los filtros de búsqueda.

¡¡Nota!! Si falta algún campo obligatorio por cumplimentar, pulsando en el icono guardar la aplicación no permitirá guardar los datos de la nueva empresa y coloreará los campos faltan por formalizar.

¡¡IMPORTANTE!! No se puede crear una empresa que tenga el mismo CIF o el mismo código que otra empresa ya creada en el sistema. La aplicación avisará de tal circunstancia y no permitirá crear la nueva empresa.

Asignación de Tipificaciones

Haciendo clic en las casillas de la izquierda de la imagen , se selecciona la tipificación o tipificaciones documentales que se asignarán a la empresa que se está creando. Estas tipificaciones documentales determinarán la documentación que el cliente está solicitando.

Para ver que documentos se gestionan en cada tipificación, se pulsa en el icono de la hoja asociado a cada tipificación y se podrán ver los documentos asociados y sus características

La funcionalidad asociada al proceso de asociar la(s) tipificación(es) es la siguiente. La ventana se divide en dos zonas:
Tipificaciones disponibles donde aparecen las tipificaciones del subcontratista configuradas en la coordinación.
- Asocia las tipificaciones seleccionadas a las tipificaciones de la subcontrata
- Permite visualizar los documentos definidos en la tipificación seleccionada (tanto el listado de documentos como la información de autogeneración) . Aparecerá la siguiente ventana
- Refleja si el documento es de recibo para la empresa propia (la empresa propia lo recibe) o no lo es
- Indica si el documento se autogenera periódicamente según la frecuencia que se haya configurado
- Indica si el documento es de envío (se envía desde la empresa propia) o no lo es
- Indica si el documento se autogenera periódicamente según la frecuencia configurada
- Indica si el documento es obligatorio para poder pagar facturas de proveedores/subcontratistas (si lo es o no lo es )
- Indica si el documento es obligatorio para dejar pasar a un trabajador/equipo al centro de trabajo (si lo es o no lo es )
- Indica si el documento es obligatorio para poder realizar transporte de mercancías peligrosas por parte de una empresa, sus trabajadores y sus equipos (si lo es o no lo es )
- Indica si el documento se puede enviar de forma agrupada desde la extranet de contratas, subcontratas y/o promotores(si se puede o no se puede )
- Únicamente válido para documentos de trabajadores para el control de la Vigilancia Salud y/o de la Formación de Prevención de Riesgos Laborales. Marca la prioridad del documento a la hora de reflejar el estado de la VS o de la FPRL de un trabajador a través de sus semáforos asociados.
- Indica si el documento debe ser procesado mediante el tratamiento OCR, es decir, revisado automáticamente por la aplicación. No requiere validación manual en caso de que el proceso automático lo valide y se son objeto de proceso OCR los documentos TC2 e ITA.
- Periodo vigencia, es un periodo de tiempo que marcará la vigencia del documento y que ayudará a calcular la fecha de fin de vigencia del documento una vez que se reoja la fecha de inicio de vigencia del mismo

Tipificaciones asociadas donde aparecerán las tipificaciones que se asignarán al subcontratista.
- Permite quitar las tipificaciones seleccionadas del subcontratista
- Permite visualizar los documentos definidos en la tipificación asociada al subcontratista. Aparecerá la ventana anterior

A la hora de tipificar, la aplicación permite configurar en el menú Administración, la Asignación Incial de la Tipificación, es decir, se pueden señalar unas tipificaciones concretas para que se asignen inicialmente de forma automática cuando se crea una empresa nueva, sin necesidad de que haya que tipificarse cada vez que se crea un elemento. Esta función es opcional, y aunque esté automatizada la tipificación de elementos, cualquier asignación posterior o cambio prevalecerá siempre sobre el automático inicial.

El listado de tipificaciones se puede consultar, ordenar, filtrar, exportar…..pulsar aquí para ver todas las opciones disponibles

¡¡Nota!! Si la empresa no tiene asignada ninguna tipificación a la hora de darla de alta, pulsando en el icono guardar no permitirá guardar los datos de la nueva empresa e indicará que es necesario asignar una tipificación

Gestión Documentos Autogeneración

Si la(s) tipificación(es) asociadas a la empresa de grupo, tienen documentos de autogeneración, el sistema permitirá configurar la información de los documentos de autogeneración

En esta ventana de documentos de autogeneración aparecen los documentos que se van a generar de forma automática por el sistema y se pueden configurar ciertos comportamientos de los diferentes documentos:

Tipo de Documento – Tipo de Elemento (empresa, centro, trabajador, equipo) – Tipo de Coordinación (Envío/Recepción) son campos a título informativo de que documento se auto-generará y a quien le afecta y si es de envío o recepción
Intervalo donde se indica cada cuanto tiempo se generará el documento (en días, meses, años)
Último día, cuando se desea que el documento de autogeneración se genere el último día de cada mes.
Inicio de solicitud, hay que poner la fecha a partir de la que se va a empezar a generar el documento
Día de Solicitud, donde se indica en que día concreto se va a solicitar el documento
1ª Creación a título informativo recoge el día en que se generará por primera vez la información

Pulse aquí para comprimir este apartado

Asignación de Centros de Trabajo

¡¡IMPORTANTE!! Dependiendo de la configuración, este apartado puede ser obligatorio, es decir, no se podrá crear una empresa sin indicar en qué centro de trabajo va a desempeñar su trabajo. Si en vez de trabajar por centros de trabajo lo hace mediante actividades (tareas, procesos, etc…) dentro de un centro de trabajo, no aparecerá esta asignación, aparecerá la asignación del siguiente apartado Asignación de Actividades.

Haciendo clic en la casilla de la izquierda se selecciona el o los centros de trabajo donde puede trabajar la empresa que se está creando. Es muy importante analizar la cadena de sub-contratación, es decir, de qué empresa va a depender esta nueva subcontrata.

El listado de centros de trabajo se puede consultar, ordenar, filtrar, exportar…..pulsar aquí para ver todas las opciones disponibles

¡¡Nota!! Si la empresa no tiene asignado ningún centro de trabajo y es obligatorio o bien tiene seleccionados centros de trabajo pero no se ha asignado la tipificación de la empresa en ese centro a la hora de darla de alta, pulsando en el icono guardar no permitirá guardar los datos de la nueva empresa e indicará que es necesario asignar al menos un centro de trabajo o que falta de asignar tipificaciones a alguno de los centros asignados.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Asignación de Actividades

¡¡IMPORTANTE!! Dependiendo de la configuración, este apartado puede ser obligatorio, es decir, no se podrá crear una empresa sin indicar en qué actividad o actividades va a desempeñar su trabajo. Si en vez de trabajar por actividades lo hace mediante centros de trabajo, no aparecerá esta asignación, aparecerá la asignación del apartado anterior, Asignación de Centros de Trabajo.

Metadatos

Al crear una nueva empresa si el cliente ha definido METADATOS obligatorios adicionales para el tipo de elemento empresa y estos son de carácter obligatorios, aparecerá la siguiente ventana, donde hay que incorporar dichos datos.

Impidiendo la aplicación que se continúe con el proceso de alta si no se cumplimenten estos. Si se intenta guardar la empresa sin todos los metadatos obligatorios, saldrá el siguiente mensaje de error:

Pulse aquí para comprimir este apartado

Gestión Documentos AutoGeneración

Si la(s) tipificación(es) asociadas a la subcontrata, tienen documentos de autogeneración, una vez gestionada la lista de distribución de la empresa, el sistema permitirá configurar la información de los documentos de autogeneración

En esta ventana se pueden elegir las propiedades de cada documento:

Intervalo: para indicar cada cuánto tiempo se pide el documento
Último día: en caso de que se quiera pedir el documento el último día de cada mes
Inicio solicitud: indicar a partir de qué fecha se tendrá en consideración el «Día solicitud»
Día solicitud: el día de cada intervalo que se quiere generar el documento
1ª creación: la primera fecha en la que se creará el documento (en el ejemplo indicado, el día 1 después del inicio de solicitud es también el 01/12/2010)

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Gestión Lista de Distribución Empresa

Gestión Lista de Distribución Empresa Si la aplicación ha guardado la información de la nueva subcontrata, aparecerá una nueva ventana para gestionar la lista de distribución de correos para esta empresa. A esta lista de distribución se enviarán todas las notificaciones del proceso de coordinación que tengan que ver con la empresa, sus trabajadores y sus equipos.

La ventana se encuentra dividida en cuatro subpestañas:

Trabajadores Internos de las diferentes empresas del grupo
Trabajadores Externos de la empresa
Contactos de la empresa
Otros contactos que es un campo abierto para introducir de forma sencilla direcciones que no están previamente en la aplicación

Una vez gestionadas las subpestañas de la lista de distribución pulsar en el icono de continuar y tipificar a la empresa

Trabajadores Internos

En esta subpestaña aparecerán los trabajadores internos que estén en la lista de distribución, indicando de cada uno de ellos:

Nombre y Apellidos
Empresa del grupo a la que pertenecen
Correo electrónico del trabajador

Las funcionalidades de la pestaña son:

Permite asociar a la lista de distribución nuevos trabajadores internos
Permite quitar trabajadores internos de la lista de distribución

En ambos casos la funcionalidad es similar, es decir, aparecerá la siguiente pantalla

Si es para añadir saldrán el resto de trabajadores no asociados todavía. Hay que seleccionar los que se quieran añadir a la lista y pulsar en el icono de guardar
Si es para quitar saldrán los trabajadores actualmente asociados a la lista. Hay que seleccionar los que se quieran quitar de la lista y pulsar en el icono de guardar

Permite imprimir la lista de trabajadores internos de la lista de distribución.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Trabajadores Externos

En esta subpestaña aparecerán los trabajadores ajenos de la empresa, que estén en la lista de distribución, indicando de cada uno de ellos:

Nombre y Apellidos
Empresa a la que pertenecen
Correo electrónico del trabajador

Las funcionalidades de la pestaña son:

Permite asociar a la lista de distribución nuevos trabajadores ajenos
Permite quitar trabajadores ajenos de la lista de distribución

En ambos casos la funcionalidad es similar, es decir, aparecerá la siguiente pantalla

Si es para añadir saldrán el resto de trabajadores, no asociados todavía, de la empresa. Seleccionar los que se quieran añadir a la lista y pulsar en el icono de guardar
Si es para quitar saldrán los trabajadores ajenos actualmente asociados a la lista. Seleccionar los que se deseen quitar de la lista y pulsar en el icono de guardar

Permite imprimir la lista de trabajadores ajenos de la lista de distribución

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Contactos

En esta subpestaña aparecerán los contactos, de las empresa, que estén en la lista de distribución, indicando de cada uno de ellos:

Nombre y Apellidos
Empresa a la que pertenecen
Correo electrónico del contacto

Las funcionalidades de la pestaña son:

Permite asociar a la lista de distribución nuevos contactos

Permite quitar contactos de la lista de distribución

En ambos casos la funcionalidad es similar, es decir, aparecerá la siguiente pantalla

o Si es para añadir saldrán el resto de trabajadores, no asociados todavía, de la empresa. Seleccionar los que se quieran añadir a la lista y pulsar en el icono de guardar

o Si es para quitar saldrán los trabajadores ajenos actualmente asociados a la lista. Seleccionar los que se deseen quitar de la lista y pulsar en el icono de guardar

Permite imprimir la lista de contactos de la lista de distribución

Pulse aquí para comprimir este apartado

Otros

En esta subpestaña aparecerán otros contactos, que pueden ser de otras empresas, indicando de cada uno de ellos:

Nombre y Apellidos
Empresa a la que pertenece
Correo electrónico del contacto

Las funcionalidades de la pestaña son:

- Permite asociar a la lista de distribución un nuevo contacto

Indicar únicamente como campo obligatorio el Correo Electrónico del contacto
Se pueden indicar otros datos del contacto
Nombre y apellidos del contacto
Empresa del contacto
Pulsar en el icono de guardar , para asociar el nuevo contacto a la lista de distribución
Permite quitar contactos de la lista de distribución. Saldrán los contactos actualmente asociados a la lista. Seleccionar los que se quieran quitar de la lista y pulsar en el icono de guardar

no images were found

Permite imprimir la lista de los otros contactos de la lista de distribución.

Pulse aquí para comprimir este apartado

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