Administración. Gestión de Comunicados.

Este apartado ofrece la posibilidad de preparar comunicados que se quieren hacer llegar a los proveedores, y gestionar los mismos.

Se divide en cuatro subapartados:

Comunicados

Esta pestaña ofrece la siguiente información:

Tipo de Publicados
Tipo o asunto del comunicado.
Título: del comunicado.
Publicado: fecha de publicación.
Fin publicación: o fecha en la que deja de aparecer publicado. Para indicar la fecha fin de publicación sólo hay que seleccionar el comunicado con doble click del ratón en el Título del comunicado e incluir la fecha fin en su apartado correspondiente.
Zonas: a los que va dirigido el comunicado
: para visualizar el adjunto del comunicado en el caso que haya.
Pulsando en el nombre , se abre la ficha del comunicado con las siguientes funcionalidades

Ficha Comunicado: donde se puede modificar

Tipo de comunicado
Zona
Idioma
Imagen
Título
Cuerpo del comunicado

Adjunto: desde donde se puede añadir o eliminar un documento adjunto al comunicado. Se puede añadir desde el Gestor Documental o desde el propio equipo.
Destinatario: desde donde se consulta o modifica los destinatarios del comunicado.
Notificaciones: aquí se indica si el comunicado se va a notificar o no. Y, si se notifica, si se va a hacer con un envío único o periódico, desde qué fecha y con qué periodicidad.
Publicación: se indica desde qué fecha y hasta cuando va a estar visible el comunicado.
Trazabilidad: para consultar quién y cuando se han realizado acciones sobre el comunicado.
Informes: sobre el comunicado se pueden realizar las consultas sobre quién ha pulsado en «me gusta» o «no me gusta», quién ha accedido al enlace adjunto, se ha descargado el adjunto o quién lo ha leído, así como los envíos realizados.

Icono desde donde se puede consultar o modificar los destinatarios:

: Notificaciones: aquí se indica si el comunicado se va a notificar o no. Y, si se notifica, si se va a hacer con un envío único o periódico, desde qué fecha y con qué periodicidad.

: Indica el estado de visibilidad del documento. En verdeestá visible y en rojo no. Se puede cambiar el estado haciendo clic en el mismo icono, o bien, seleccionando el comunicado y seleccionando los iconos de la parte inferior «Hacer visible» o «Hacer no visible».

/: Informa que el comunicado está completo o está sin acabar.

: Para eliminar el comunicándose puede hacer pulsando en la papelera únicamente o marcando en y pulsando en el icono inferior «Borrar comunicado»

Desde esta ventana también se puede dar de alta nuevos comunicados con el icono inferior derecho del mismo modo que la pestaña superior «Nuevo comunicado» .

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Nuevo Comunicado

En un comunicado hay que definir varios aspectos:

Ficha Comunicado

Esta ventana permite crear un nuevo comunicado. Las funcionalidades son:

Cliente: Empresa de grupo que realiza la comunicación.
Tipo de comunicado: o asunto del comunicado. En este listado, aparecen los tipos de documentos creados en Tablas Maestras de Gestión de Comunicados.
Zona: A los que va dirigido el comunicado, Intranet, Contrata/subcontrata, Cliente/Empresario Principal, Coordinador Seg. Salud. Se puede elegir una zona o varias
Idioma: en que idioma se crea el comunicado. Lo elegimos del desplegable.
Imagen: se puede añadir una imagen al comunicado pulsando en . Subirán los archivos con extensión BMP, JPG, JPEG, PCX, PNG, TIF, TIFF, GIF. Para eliminar una imagen anteriormente subida pulsaremos en .
Título: del comunicado.
Contenido: la información que se quiere aportar.

Enlace: la dirección a la que se enlaza el comunicado. En dicha dirección el comunicado aparecerá de modo más extenso.

: para guardar los cambios y así crear el comunicado.

Los campos con * son obligatorios. Si no se cumplimentan, el comunicado no se crea porque no se pueden guardar los cambios.

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Adjunto

Al comunicado se le puede añadir un documento adjunto desde:

El Gestor Documental
El propio equipo

Para ello, se debe pulsar en Añadir desde el Gestor Documental o en Añadir desde mi Equipo.

El resto de las funcionalidades de esta ventana son:

Idioma: a través del desplegable, se puede elegir el idioma.
: Borrar, eliminar el documento adjunto

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Destinatario

Para consultar los destinatarios del comunicado, debe pulsarse la pestaña superior Destinatarios.

En la parte de la izquierda, se ve un resumen de las zonas seleccionadas y las zonas desglosadas. Al pulsar en las zonas desglosadas (Intranet, Contrata/Subcontrata, Cliente/Empresario Principal, Coordinador Seg. Salud), la aplicación ofrece filtrar usuarios a notificar.

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Notificaciones

Los comunicados también se pueden envíar por correo electrónico, notificar. Se puede hacer a todos los destinatarios o a los destinatarios seleccionados en la pestaña Destinatarios.

Si se elige notificar a todos los destinatarios, las funcionalidades son:

Envío agrupado: Hacer clic en esta opción permite agrupar los comunicados en un único email. De esta forma, el usuario receptor recibirá un único correo con todos los comunicados.
Fecha inicio publicación, en el momento que se publica, este campo se autocumplimenta.
Fecha fin publicación, en el momento que deja de publicarse, este campo se autocumplimenta.
Tipo de envío: Se puede enviar una sola vez o de forma periódica. Si se elige de forma periódica, se habilitan los campos

Fecha comienzo Envío
Fecha fin envío
Intervalo
Periodicidad: días, meses, años
Fecha próximo envío
Fecha último envío

Fecha comienzo envío.

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Publicación

Un vez definido el comunicado, se debe marcar la casilla Visible para lanzar el comunicado. Se puede definir la fecha de inicio de la publicación y la fecha de fin de publicación.

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Trazabilidad

En esta ventana se puede consultar todas las acciones que se han realizado sobre el comunicado. Es una pantalla meramente informativa.

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Informes

Una vez lanzado el comunicado, la aplicación permite:

A los destinatarios indicar si les gusta o no el mensaje,
Consultar si han accedido al enlace o descargado el documento adjunto
Consultar los comunicados que están marcados como leídos.
Consultar los envíos realizados.

Además permite exportar a Excel dinámico los resultados de los informes.

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Informes

Informes Generales

Se puede obtener un informe relativo a los comunicados creados, pudiendo utilizar para ello, los siguientes filtros:

Zona: permite seleccionar todas o ninguna o aleatoriamente las que correspondan. Son de manera general Intranet, Extranet Subcontratas, Extranet Contratas y Extranet Promotores.
Generado por: permite seleccionar todo o nada o aleatoriamente quien genera el comunicado. Puede ser General, Partner, Cliente…etc.
Tipo de comunicado: permite seleccionar todas o ninguna o aleatoriamente las que correspondan. Son de manera general Aula Permanente, Consejos Médicos, FAQs, Más Info…, Mejoras, Nuevas Funcionalidades, Ofertas, Próximos Desarrollos.
Comunicado: buscando el comunicado con , seleccionar el comunicado y guardar .
Tipo de acción:

Marcar como leído,
Me gusta
No me gusta
Enlace accedido
Adjunto descargado

Motivos Me Gusta: Permite seleccionar todas o ninguna o aleatoriamente las que correspondan. Son de manera general Ahorro coste/efectividad, Consigo más información de la herramienta, Me ahorra tiempo, etc.
Motivos No Me Gusta: Permite seleccionar todas o ninguna o aleatoriamente las que correspondan. Son de manera general Me retrasa, No me aporta nada, No me parece una mejora, etc…
Periodicidad de acciones: permite seleccionar tres opciones distintas:

1º) Años / Meses: Se generan la pestaña «Años» y la pestaña «Meses» para realizar en ambas el filtro correspondiente.

2º) Rango de Fechas: Se generan la pestaña «Fecha Inicio» y la pestaña «Fecha Fin» para realizar en ambas el filtro correspondiente.

3º) Fecha: Se genera la pestaña «Fecha» para realizar en ella el filtro correspondiente.

Años de acciones
Meses de Acciones
Cliente

El resultado del informe se puede exportar a Excel dinámico.

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Informes NO volver a mostrar ventana de comunicados al inicio

En este informe se puede consultar los usuarios que han pulsado el botón No volver a mostrar esta ventana, de la ventana emergente Avisos, Comunicados y noticias sin leer.

Tiene las siguientes funcionalidades:

Zona: permite filtrar por Intranet, Contrata/Subcontrata, Cliente/Empresario Principal, Coordinador Seg. Salud. Se puede marcar una opción o varias
Periocidades: permite filtrar por Años/Meses, Rango de fechas o por una Fecha concreta
Cliente

El informe puede exportarse a Excel Dinámico, pulsando en y se divide en las siguientes pantallas:

Cliente
Zona
Empresa a la que pertenece el usuario que ha pulsado el botón «No volver a mostrar esta ventana»
Usuario, que ha pulsado el botón «No volver a mostrar esta ventana»
Tipo de acción
Fecha de acción
Año
Mes
Días
Horas
Minutos

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Tablas Maestras

En Tablas Maestras se configuran los siguientes aspectos:

Tipo de comunicado
Motivos Me Gusta
Motivos No me gusta
Colores
Configuración Correo
Trazabilidad

Tipos de Comunicado

Desde aquí se configura los modelos de comunicados que se pueden publicar. Las funcionalidades de esta pantalla son:

Tipo de Publicador: Siempre es el Cliente
Tipo de comunicado: El nombre que se ha elegido para el comunicado
Descripción: Definición del tipo de comunicado
: Permite modificar

El idioma original incluso copiar el contenido al resto de idiomas
El nombre del tipo de comunicado
La descripción del comunicado.

: pulsando aquí, se elimina el tipo de comunicado. Antes la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminar el tipo de comunicado
: pulsando aquí y en Borrar tipo comunicado, también se puede eliminar el tipo de comunicado. Antes de eliminar el tipo de comunicado, la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminarlo.

Para crear un tipo de documento, debe pulsarse Nuevo Documento.

En la ventana que se abre, se debe cumplimentar el nombre del Tipo de Comunicado y una descripción del mismo. Después .

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Motivos Me gusta

Cuando se lee un comunicado, se puede opinar sobre él. Al usuario se le facilicita el opinar, al configurar unos motivos de por qué le gusta el comunicado.

Las funcionalidades de esta pantalla son:

Tipo de publicador: siempre es el Cliente
Motivo: de porqué «Me gusta»
: Permite modificar
- El idioma, incluso copiar el contenido al resto de idiomas
- Denominación del motivo
: Pulsando aquí, se elimina el motivo de «Me gusta». Antes la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminar el motivo

: Pulsando aquí y en Borrar motivo, también se puede eliminar el motivo. Antes de eliminar el motivo, la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminarlo.

Para crear un motivo nuevo, debe pulsarse Nuevo motivo.

En la ventana que se abre, debe cumplimentarse el nombre del motivo.

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Motivos No me gusta

Cuando se lee un comunicado, se puede opinar sobre él. Al usuario se le facilicita el opinar, al configurar unos motivos de por qué no le gusta el comunicado.

Las funcionalidades de esta pantalla son:

Tipo de publicador: siempre es el Cliente
Motivo: de porqué «No me gusta»
: Permite modificar

El idioma, incluso copiar el contenido al resto de idiomas
Denominación del motivo

: Pulsando aquí, se elimina el motivo de «No me gusta». Antes la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminar el motivo
: Pulsando aquí y en Borrar motivo, también se puede eliminar el motivo. Antes de eliminar el motivo, la aplicación pregunta si el usuario está seguro de querer eliminarlo.

Para crear un motivo nuevo, debe pulsarse Nuevo motivo.

En la ventana que se abre, debe cumplimentarse el nombre del motivo.

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Colores

Se puede configurar el color de los comunicados. Los de la plataforma y los del Cliente son fijos, no se pueden modificar. Pero si los comunicados internos.

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Configuración Correo

Los comunicados se pueden notificar por correo electrónico. Este correo se configura desde esta pestaña. Sus funcionalidades son:

Idioma: se puede elegir en qué idioma se crea el correo. Pulsando ense copia el contenido al resto de idiomas.
Asunto: del correo electrónico
Cabecera: del correo electrónico. Permite configurar el tipo de formato, fuente , tamaño de la letra…
Contenido: del correo electrónico.Permite configurar el tipo de formato, fuente , tamaño de la letra…
Pie: del correo electrónico.Permite configurar el tipo de formato, fuente , tamaño de la letra…
: Una vez definido el correo electrónico, se guarda.