Coordinación. Equipos. Maquinaria. Biblioteca

Permite acceder y visualizar el listado de fichas documentales del gestor documental asociadas a este equipo y además adjuntar todos aquellos documentos del gestor documental que queramos asociar a este equipo:

Campos de la Ficha Documental

Código de la ficha documental
Fecha de publicación de la ficha documental
Título de la ficha documental
Editor de la ficha
Ruta de carpetas y subcarpetas del gestor documental donde está la ficha documental

Funcionalidades de los Iconos de la Ficha Documental

Permite ver o descargar el fichero adjunto de una ficha documental. Al pulsar sobre este icono se abre una nueva ventana donde se puede visualizar una vista del archivo (PDF, imágenes)o descargar automáticamente.
Permite ver los ficheros adjuntos de una ficha documental, se abre una nueva ventana donde se puede visualizar o descargar los archivos adjuntos, al pulsar en el nombre de cada fichero.

Permite realizar la asociación del proceso de coordinación con la ficha documental seleccionada, para realizar envíos automáticos de documentación del equipo en el centro de trabajo o del equipo. Nos aparecerá la lista de documentos que se pueden enviar de coordinación, pulsaremos en el icono de para realizar la asociación.

Permite eliminar la asociación de la ficha documental de la biblioteca del equipo

Las fichas documentales al quitarlas de la biblioteca de la empresa NO SE ELIMINAN del gestor documental.

Pulsando en este icono podremos acceder a la información de ayuda de esta pantalla
Pulsando en el icono de impresora podremos imprimir el listado de fichas documentales de la biblioteca del equipo

Funcionalidades subpestañas inferiores

Expandir/Reducir

Permite expandir o reducir todas las fichas documentales pulsando sobre las subpestañas expandir y reducir y también sobre .

Nuevo Documento

Permite crear la ficha documental que queremos asociar al equipo, desde esta pantalla, sin necesidad de ir al gestor documental.

Procedimiento:

Seleccionar la carpeta donde se desea crear el nuevo documento. Opción «Seleccionar carpeta»

Sólo nos aparecerán carpetas donde nosotros tengamos permisos de gestión

En la pestaña llamada Ficha deben indicarse los datos del nuevo documento.

Guardar para almacenar la nueva ficha documental

Después de Guardar aparecen dos pestañas nuevas:

Pesataña Ficheros

Ficheros: Permite añadir ficheros fisicos de nuestro equipo

Procedimiento:

Examinar: permite buscar el fichero de nuestro equipo para adjuntarlo a la ficha documental
Descripción fichero: nombre del archivo
Para cargar el fichero en el sistema.

El fichero se cargará en la aplicación codificando el nombre del fichero físico con el siguiente formato DDMMYYYYHHMM_Usuario (Día, Mes, Año, Hora, Minuto, Código.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Pestaña Asociar

Permite asociar la ficha documental a otros elementos del sistema (empresas, trabajadores, equipos, centros, incidencias…)

Procedimiento:

A través de la subpestaña correspondiente se debe seleccionar el tipo de elemento al que se desea asociar el documento.
- Permite asociar los nuevos elementos a la ficha documental

Una vez que que el documento está correcto hay que volver a la pestaña de ficha, pulsar en Pasar a Pendiente Publicar ó Pasar a Pendiente de Revisar (ficha documental con flujo) para que la ficha documental siga su proceso hasta ser publicada por los administradores de su carpeta.

Ya publicado por los administradores, se podra visualizar en la pestaña de Biblioteca de Equipo desde la que hemos creado el documento.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Asociar Documento

Permite asociar fichas documentales publicadas en el gestor documental.

Pulsando directamente sobre la se ejecuta la búsqueda abriéndose la tabla de la parte inferior de la ventana. También permite filtrar las fichas documentales introduciendo caracteres directamente en los espacios de Código, Publicación, Título, Editado o Vigencia de la ficha documental para acotar la búsqueda de la ficha.

Aparecen todos los documentos publicados sobre los que tengamos permisos de consulta o de gestión.

Pulsando en el documento que se desea asociar, éste se integrará en la pestaña Biblioteca. Se pueden adjuntar tantos documentos como queramos.

Funcionalidades de lo iconos:

Indica que la ficha documental no tiene control de vigencias
Indica que la ficha documental está vigente
Indica que la ficha documental está caducada.

Permite ver el fichero adjunto de una ficha documental (pdf, imágenes)
Permite ver los ficheros adjuntos de una ficha documental.
Permite seleccionar la ficha documental para asociarla a la biblioteca del equipo.