Ficha de Envío y Recepción

La primera parte de la ficha de envío y recepción del documento es de consulta. En ella se pueden ver los siguientes campos:

Documento. Es el nombre del documento que se envía o se recibe.
Empresas. Nombre de la empresa a la que se le envía el documento o de la que se recibe el documento.
Centro de Trabajo. Nombre del centro de trabajo al que está asociado el documento. Si el documento no es de centro de trabajo, este campo no aparece.
Trabajador. Nombre del trabajador al que pertenece este documento. Si el documento no es de trabajador, este campo no aparece.
Equipo. Nombre del equipo al que pertenece este documento. Si el documento no es de equipo, este campo no aparece.
Fecha Creación. Fecha en la que se solicita por primera vez el documento.
Estado del documento. Puede ser:

Pendiente Autorizar: Estado de documentos que se deben revisar en la Intranet para su autorización o rechazo.
Pendientes Recibir: Estado de documentos que las contratas/subcontratas deben enviar.
Pendientes Enviar: Estado de documentos que las empresas de grupo deben enviar a la plataforma, bien para sus contratas/subcontratas bien para gestionar su propia coordinación documental.
Recibidos: Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet y están vigentes.
Enviados: Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma y están vigentes.
Histórico Recibidos: Estado de documentos que las contratas/subcontratas enviaron y se autorizaron en la intranet pero que caducaron, es decir no están vigentes.
Histórico Enviados: Estado de documentos que las empresas de grupo enviaron a la plataforma pero que caducaron, es decir ya no están vigentes.
Cancelados Recepción: Estado de Documentos de recepción de contratas/subcontratas que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan
Cancelados Envío: Estado de Documentos de envío que se han sacado del flujo de coordinación documental y que ya no se solicitan ni se tramitan

Fecha Envío /Recepción
Usuario. Nombre del usuario que envía el documento.
Fechas de Inicio y Fin Vigencia del documento.

La parte inferior de esta ficha se divide en varias pestañas:

Ficha

En esta pestaña aparecen los siguientes campos:

Fecha de Inicio de vigencia del documento
Fecha de Fin de vigencia del documento. Puede ser parametrizada para que se autocomplete al escribir la fecha de inicio de vigencia, incluso no ser gestionable.
Tipo de almacenamiento. El documento puede estar:

Gestor Documental. Esta opción solo aparece cuando es el Cliente cuando envía el documento
Biblioteca. Esta opción solo aparece cuando es el Cliente cuando envía el documento.
Fichero en PC. Permite enviar un documento almacenado en el ordenador del usuario que hace el envío.
Papel. Indica que el documento se ha enviado físicamente.

Adjuntar Fichero. Para adjuntar el fichero, debe pulsarse en. Solo se puede elegir un único fichero por documento. Si se quieren subir más ficheros, deben unirse en un archivo ZIP. Si el documento requiere una firma eSignID, el documento debe tener formato PDF
Descripción. Permite incluir una descripción del documento que se sube.
Observaciones. Permite incluir una observación o aclaración sobre el documento que se sube.
Si el documento tiene una Plantilla Asociada, aparece en la parte inferior. El usuario que quiere subir el documento, debe pulsar en el clip, descargar y cumplimentar el fichero.

Si el documento tiene una auditoria de coordinación, aparece escrito en rojo, Generación Automática. Pulsando en esa leyenda, se abrirá la auditoria para que la cumplimente el usuario que envía el documento. Una vez cumplimentada la auditoria, según el resultado obtenido y según la parametrización de la auditoria, pasará a estado recibido, estado pendiente de autorizar o a pendiente de recibir, si ha sido rechazado. Todo esto, automáticamente.

Si en el documento se debe firmar digitalmente mediante Docusign, se indicará mediante las palabras Generación automática.

Cuando el documento está pendiente de firmar, en la carpeta de pendiente de enviar, se sustituye el icono por el icono , que irá cambiando de color según se avance con el proceso.

Verde : En progreso

Azul : Completado

Si el documento debe ser firmado mediante eSignID, se indicará mediante una franja de color amarillo.

En este caso, se pulsará en la pestaña eSignID Firma Digital

Pulse aquí para comprimir el apartado Ficha

Notas

Esta pestaña permite añadir notas, incluso imágenes, referentes al documento que se sube. Para ello debe pulsarse en Crear. Para saber cómo utilizar este Editor campo multimedia, pulse aquí.

Vídeo Formativo. Uso del Editor

Uso del Editor HTML Multimedia

Pulse aquí para comprimir el apartado Notas

Características

Pestaña de consulta. En ella se detallan las características y propiedades que se definen cuando se crea el documento

Pulse aquí para comprimir el apartado Características

Asociación

En esta pestaña, están los documentos que podemos asociar al que se envía. Es la agrupación extranet. Para cumplimentarla, se debe marcar la casilla que se encuentra a la izquierda del documento y, en la parte inferior, cumplimentar las fechas de vigencia o de resultado de Vigilancia de la Salud o Formación en Prevención Riesgos Laborales. Después debe pulsarse en . Si se pulsa en el ticket y no se ha cumplimentado ningún campo, los campos obligatorios, de color blanco, se colorean en color amarillo. Los campos grises, son campos no obligatorios.
Pulse aquí para comprimir el apartado Asociación

Documentos

Es una ventana emergente, que aparece en cuanto se abre la ficha. En ella están los ficheros de obligada lectura, para poder subir el documento. Estos documentos se definen cuando se crea el documento

Si no se abren estos ficheros de obligada lectura, no se podrá enviar el documento requerido.
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Trazabilidad

En esta pestaña se puede consultar:

Las fechas en las que se ha solicitado el documento y quién lo ha solicitado. Es decir, si ha sido durante el proceso nocturno o de forma manual por algún usuario.
Las fechas en las que se ha enviado o recibido el documento y quién lo ha hecho.
Las fechas en las que se ha rechazado el documento, quién lo ha rechazado y los motivos de rechazo.

Pulse aquí para comprimir el apartado Trazabilidad

Historial

Pestaña de consulta de los estados por los que ha pasado el documento y sus fechas de inicio y fin vigencia.
Pulse aquí para comprimir el apartado Historial