Gestor Documental. Actualización de Versiones.

Este menú de Actualización de Versiones solo aparecerá si se ha seleccionado en los Parámetros Generales – Control de Gestión – Actualización automática Gestor, Manual por Ficha Documental o Manual Genérica.

Para acceder al Actualizador de Versiones se selecciona el menú Gestor Documental y el submenú Actualización de Versiones. Visualizaremos una pantalla con dos pestañas:

Documentos Activos

Vemos todas las fichas documentales del gestor documental que han sido modificadas y que afectan al proceso de coordinación, es decir, tienen nuevas versiones de su ficha documental y están enviadas como documentos de coordinación a Empresas, Trabajadores y/o Equipos bien a nivel de cada elemento o bien a nivel de cada elemento asociado a cada centro de trabajo.

La información que aparece:

Tipo de Documento de coordinación que se ve afectado por las nuevas versiones de las fichas documentales del gestor.
Elemento de coordinación al que está asociado el tipo de documento:

Empresa se repetirá el mismo nombre que en el campo siguiente

Trabajador

Equipo

Empresa a la que pertenece el elemento
Centro de Trabajo al que está asociado el elemento. Si aparece vacío indica que el tipo de documento corresponde al elemento, independientemente de en qué centro de trabajo desarrolle su actividad.
Documento Enviado Actualmente : Se refiere a la versión antigua del documento que fue enviado Se puede consultar el documento pinchando en el icono .
Versión de Documento Actualizada : Se refiere a la nueva versión del documento que se acaba de publicar y va a ser enviado a partir de ahora. Se puede consultar el documento pinchando en el icono .
Iconos representativos del tipo de elemento y si está asociado o no a un centro de trabajo:

Empresa

Trabajadores

Equipos

Empresa en CT

Trabajadores en CT

Equipos en CT

Para realizar el envío de las nuevas versiones disponibles de las fichas documentales:

1º. Se seleccionan los documentos de los que se quieren enviar las nuevas fichas documentales, pulsando en el icono .

2º. Pulsar en el icono de actualizar envíos, en la parte inferior derecha,.

3º. La aplicación enviará correos electrónicos a cada empresa indicando las fichas documentales actualizadas y el acceso directo a sus ficheros asociados.

4º. Los documentos actualizados desaparecerán de la lista de actualización.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Documentos Desactivados

Vemos todas las fichas documentales del gestor documental que han sido desactivadas y que tenemos la posibilidad de activar desde ésta pantalla.

La información que aparece:

Tipo de Documento de coordinación que se ve afectado por las nuevas versiones de las fichas documentales del gestor.
Elemento de coordinación al que está asociado el tipo de documento:
Empresa a la que pertenece el elemento
Centro de Trabajo al que está asociado el elemento. Si aparece vacío indica que el tipo de documento corresponde al elemento, independientemente de en qué centro de trabajo desarrolle su actividad.
Documento Enviado Actualmente : Se refiere a la versión antigua del documento que fue enviado Se puede consultar el documento pinchando en el icono .
Versión de Documento Actualizada : Se refiere a la nueva versión del documento que se acaba de publicar y va a ser enviado a partir de ahora. Se puede consultar el documento pinchando en el icono .
Iconos representativos del tipo de elemento y si está asociado o no a un centro de trabajo: