Coordinación. Trabajadores Externos. Biblioteca

• Código de la ficha documental
• Fecha de publicación de la ficha documental
• Título de la ficha documental
• Editor de la ficha
• Ruta de carpetas y subcarpetas del gestor documental donde está la ficha documental

• Permite ver el fichero adjunto de una ficha documental, es decir, automáticamente saldrá una vista del archivo (PDF, imágenes) o pedirá que se descargue el archivo.
• Permite ver los ficheros adjuntos de una ficha documental,  aparecerá la siguiente pantalla desde la que se puede visualizar o descargar los archivos adjuntos, pulsando en el nombre de cada fichero.

• Permite realizar la asociación del proceso de coordinación con la ficha documental seleccionada, para realizar envíos automáticos de documentación del trabajador externo en el centro de trabajo o del trabajador. Aparecerá la lista de documentos que se pueden enviar de coordinación, pulsar en el icono de para realizar la asociación.

Las fichas documentales al desasociarlas de la biblioteca de la empresa NO SE ELIMINAN del gestor documental.

• Pulsando en este icono se puede acceder a la información de ayuda de esta pantalla.
• Pulsando en el icono de impresora se puede imprimir el listado de fichas documentales de la biblioteca del trabajador externo.
• Expandir y Reducir.   Permite visualizar u ocultar todas las fichas documentales de una carpeta, respectivamente.

También es posible crear la ficha documental que se quiere asociar al trabajador externo, desde ésta pantalla, sin necesidad de ir al gestor documental. Para ello pulsar «Nuevo documento» y aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana que aparece se debe realizar el siguiente procedimiento:

• Seleccionar la carpeta donde se quiere crear el nuevo documento
• Pulsar en la opción de «Seleccionar carpeta»
• Aparece una segunda pestaña llamada Ficha donde hay que indicar los datos del nuevo documento, como se puede apreciar en la siguiente pantalla

 Solo se verán las carpetas donde se tengan permisos de gestión.

• Pulsar Guardar que almacenará la nueva ficha documental
• Aparecen dos pestañas más, para añadir ficheros a la ficha documental y para asociar la ficha a otros elementos del sistema:

Ficheros: Añadir ficheros físicos de nuestro equipo

1. Pulsar en Seleccionar Archivo para buscar el fichero del equipo que se quiera adjuntar a la ficha documental
2. Describir el nombre del archivo
3. Pulsar en el icono de para cargar el fichero en el sistema
4. El fichero se cargará en la aplicación

• Volver a la pestaña de ficha, una vez que se considere que el documento está correcto, pulsar en Pasar a Pendiente Publicar ó Pasar a Pendiente de Revisar (ficha documental con flujo) para que la ficha documental siga su proceso hasta ser publicada por los administradores de su carpeta.
• Una vez publicado por los administradores, se podrá visualizar en la pestaña de Biblioteca de Empresa desde la que se ha creado el documento

También es posible asociar fichas documentales publicadas en el gestor documental al trabajador externo, desde ésta pantalla, pulsar «Asociar documento» y aparecerá la siguiente pantalla:

Se pueden filtrar las fichas documentales introduciendo caracteres directamente en los espacios de Código Documento, Título o Carpeta para acotar la búsqueda de la ficha, o pulsar directamente sobre para ejecutar la búsqueda.

Aparecen todos los documentos publicados sobre los que se tengan permisos de consulta o de gestión. Pulsando en el documento que se quiera asociar, éste se integrará en la pestaña Biblioteca. Se pueden adjuntar tantos documentos como se quiera. En la información del documentos asociado se puede ver:

• Código de la ficha documental
• Fecha publicación de la ficha documental
• Título de la ficha documental
• Editado por nombre del usuario que editó el documento
• Vigencia de la ficha documental:
  • Indica que la ficha documental no tiene control de vigencias
  • Indica que la ficha documental está vigente
  • Indica que la ficha documental está caducada.
• Adjuntos de la ficha del documento.

1. Permite ver el fichero adjunto de una ficha documental, es decir, automáticamente se abrirá una vista del archivo (PDF, imágenes) o pedirá que se descargue el archivo.
2. Permite ver los ficheros adjuntos de una ficha documental, aparecerá la siguiente pantalla desde la que se puede visualizar o descargar los archivos adjuntos, pulsando en el nombre de cada fichero.

• Seleccionar la ficha documental para asociarla a la biblioteca del trabajador externo.