Ficha Tipo de Documento Coordinación

Para añadir un nuevo tipo de documento se pulsará el icono disponible en todas las pestañas de coordinación, en la zona inferior derecha. Aparecerá la siguiente pantalla donde se deben introducir los siguientes campos:

Campos Obligatorios

• Tipo documento: nombre del tipo de documento que se quiere enviar o solicitar

Campos Opcionales

• Recibo: Si se marca este campo, se indica que el documento será de RECEPCIÓN, es decir la contrata/subcontrata lo debe enviar desde la extranet. Al pulsarlo aparecerá el campo de Periodicidad y el de Autogeneración (excluyentes entre sí)
• Envío: Si se marca este campo, se indica que el documento será de ENVÍO, es decir, el cliente de la aplicación lo debe enviar a la plataforma y/o a las contratas/subcontratas. Al pulsarlo aparecerá el campo de Periodicidad y el de Autogeneración (excluyentes entre sí)

NOTA. Si no se selecciona al menos una de las dos opciones, el tipo de documento estará definido en la aplicación pero NO se utilizará en el proceso de coordinación

• Periodicidad: Indica, a título informativo y de ayuda, el periodo de vigencia que se da a este tipo de documento. Si el documento es de autogeneración no es posible indicar periodo de vigencia. Este valor de periodicidad será obligatorio en la configuración de propiedades del documento, al forzar que la fecha fin esté bloqueada o que se utilice el Autocompletar de Fechas de Vigencia
• Autogeneración de Recibo: Permite indicar si este documento se autogenerará periódicamente por la aplicación. Si se selecciona autogeneración, es obligatorio indicar
  • Intervalo: Indica el intervalo de tiempo en el que se volverá a generar el documento
  • Periodo de tiempo: Se debe seleccionar un valor de la lista (Días – Meses – Años)
• Autogeneración de Envío: Permite indicar si este documento se autogenerará periódicamente. Si se selecciona es obligatorio indicar
  • Intervalo: Indica el intervalo de tiempo en el que se volverá a generar el documento
  • Periodo de tiempo: Se debe seleccionar un valor de la lista (Días – Meses – Años)

Campos solo en Tipo de Coordinación de Centro

• Control documental por nivel de subcontratación: Si se marca SI es un documento que va a depender de la cadena de subcontratación de cada empresa, sus trabajadores y equipos. Si se selecciona es obligatorio indicar algún valor:
  
  • Padre dependiente: Es un documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación
  • Padre independiente: Es un documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su empresa padre.
  • Rama dependiente: Es un documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a todas las empresas superiores de su cadena de sub-contratación (Padre, Abuelo, Bisabuelo…..)
  • Rama independiente: Es un documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a toda la cadena de sub-contratación de la que depende la empresa. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su cadena de sub-contratación superior.

Una vez incorporados todos los campos se pulsará en el botón de guardar y se creará el tipo de documento y aparecerán el resto de pestañas que se deben configurar para definir las propiedades y características del tipo de documento (ver modificación del tipo de documento en el siguiente apartado)

¡¡MUY IMPORTANTE!! Siempre que se crea un nuevo documento, es necesario incorporarlo a las tipificaciones existentes o nuevas para que se solicite o envíe a las empresas. La aplicación para las tipificaciones no es RETROACTIVA a la hora de solicitar o enviar nuevos documentos, por tanto será necesario RETIPIFICAR las tipificaciones de los elementos afectados. El procedimiento lleva los siguientes pasos

1. Se crea/modifica el tipo de documento
2. Se asigna el tipo de documento a las tipificaciones adecuadas (ver asignación de tipificaciones al documento, en el siguiente apartado)
3. Se retipifica la(s) tipificación(es) modificadas para los elementos (centros, empresas, trabajadores, equipos, clientes, promotores, empresas x equipo) indicados.

Pulsar aquí para comprimir el apartado de Crear Tipos de Documentos

Para modificar un documento existente, se pulsará en el icono de lapicero asociado a cada tipo de documento. Aparecerá la siguiente pantalla:

La ficha del tipo de documento se compone de diferentes pestañas:

• Documento: donde se determina el sentido de la comunicación del tipo de documento y su periodicidad
• Propiedades: donde se define el comportamiento del tipo de documento a nivel de control de accesos, control de pagos, restricciones de las fechas de vigencia, control de adr, control de residuos, control OCR etc….
• Caducidad automática: Nos permite asociar la caducidad de un documento de envío a uno de recibo, para que cuando haya una modificación en el documento de envío, automáticamente se caduque y se vuelva a pedir el documento de recibo.
• Doc. Asociados: desde esta pestaña, se puede añadir un fichero que sea de obligada lectura, antes de subir cualquier fichero. Si el usuario que va a subir el fichero, no abre este documento, no podrá enviar nada.
• Plantillas: donde se pueden asociar formatos personalizados del cliente para que las contratas/subcontratas lo utilicen a la hora de mandar el documento
• Idiomas: donde se modifica el título del tipo de documento en cada uno de los idiomas que cada cliente tenga activado (español-ES, inglés, portugués, francés, italiano, alemán, catalán, euskera)
• Criterios: donde se determinan los criterios de validación que se aplicarán en el momento de la revisión de la documentación
• Asociación de Formatos: esta pestaña, solo aparece en ciertos tipos de documentos y para algunos clientes concretos, que hayan contratado la automatización de formatos o plantillas. Esta funcionalidad de automatización e incluso de lectura de OCR y validación automática, se puede contratar para cada plantilla que se desee. Contacte con nosotros.>
• eSignID Firma Digital: desde esta pestaña, se configura la obligatoriedad de firmar digitalmente este documento.

Documento

En esta pestaña de la ficha del documento, se determina la configuración de la comunicación del tipo de documento:

• Recibo: Si se marca este campo, se indica que el documento será de RECEPCIÓN, es decir la contrata/subcontrata lo deben enviar desde la extranet. Al pulsarlo aparecerá el campo de Periodicidad y el de Autogeneración (excluyentes entre sí)
• Envío: Si se marca este campo, se indica que el documento será de ENVÍO, es decir, el cliente de la aplicación lo debe enviar a la plataforma y/o a las contratas/subcontratas. Al pulsarlo aparecerá el campo de Periodicidad y el de Autogeneración (excluyentes entre sí)

NOTA. Si no se selecciona al menos una de las dos opciones, el tipo de documento estará definido en la aplicación pero NO se utilizará en el proceso de coordinación.

• Periodicidad: Indica, a título informativo y de ayuda, el periodo de vigencia que se da a este tipo de documento. Si el documento es de autogeneración no es posible indicar periodo de vigencia. Este valor de periodicidad será obligatorio en la configuración de propiedades del documento, al forzar que la fecha fin esté bloqueada o que se utilice el Autocompletar de Fechas de Vigencia
• Autogeneración de Recibo: Permite indicar si este documento se autogenerará periódicamente por la aplicación. Si se selecciona autogeneración, es obligatorio indicar
  • Intervalo: Indica el intervalo de tiempo en el que se volverá a generar el documento
  • Periodo de tiempo: Se debe seleccionar un valor de la lista (Días – Meses – Años)
• Autogeneración de Envío: Permite indicar si este documento se autogenerará periodicamente. Si se selecciona es obligatorio indicar
  • Intervalo: Indica el intervalo de tiempo en el que se volverá a generar el documento
  • Periodo de tiempo: Se debe seleccionar un valor de la lista (Días – Meses – Años)
• Control documental por nivel de subcontratación: Si se marca SI es un documento que va a depender de la cadena de subcontratación de cada empresa, sus trabajadores y equipos. Si se selecciona es obligatorio indicar algún valor:
  • Padre dependiente: Es un documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación
  • Padre independiente: Es un documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su empresa padre.
  • Rama dependiente: Es un documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a todas las empresas superiores de su cadena de sub-contratación (Padre, Abuelo, Bisabuelo…..)
  • Rama independiente: Es un documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a toda la cadena de sub-contratación de la que depende la empresa. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su cadena de sub-contratación superior.

  Si a un tipo documento existente se le cambia la propiedad y se le asigna una de las opciones de “Control documental por nivel de subcontratación», después de retipificar, ocurrirá lo siguiente:
  1.- La documentación pendiente de autorizar, recibida y enviada, se pasará a histórico.
  2.- La documentación pendiente de recibir se elimina.
  3.- Se creará nueva documentación en función del parámetro seleccionado.

Propiedades

En esta pestaña de la ficha del documento, se determina el comportamiento del tipo de documento dentro del proceso de coordinación:

• Agrupación Extranet: Si se marca este campo indica que el tipo de documento se puede enviar de forma agrupada, es decir el envío de un único fichero por tipo de documento sirve para uno o varios elementos (empresas, trabajadores, equipos). Este parámetro se utiliza conjuntamente con la configuración de parámetros generales (envío masivo de documentos) definiendo si es por tipo de documento o de forma general, es decir.
• Control de pagos: Reteniendo el pago hasta la recepción y validación del documento sujeto a éste parámetro.
• ¿Se necesita adjuntar Fichero?: Al marcar esta opción, se obliga al usuario a subir un fichero.
• Control Accesos: Reteniendo el acceso al Centro de Trabajo hasta la recepción y validación del documento sujeto a éste parámetro.
• Fecha Fin Bloqueada: Impide la modificación de la fecha Fin Vigencia del documento a adjuntar.
• Fechas obligatorias: Impide el envío del documento si no se ha introducido las fechas de inicio y fin de vigencias.
• Autocompletar Fechas: Su selección conlleva la aparición en Fecha de Inicio y Fecha Fin de Vigencia de la fecha actual en la pantalla desde la cual se envía el documento. Seleccionando Fechas obligatorias sin seleccionar Ayuda Fechas, obliga a la empresa que adjunta el documento a introducir la fecha de Inicio de Vigencia y la fecha Fin de Vigencia (si ésta es gestionable) para poder enviar el documento.
• Visado: Esta opción indica que el documento debe ser revisado y autorizado por más de un usuario.
• Plantilla de Auditorias: Desde este campo, se puede adjuntar un cuestionario o auditoria para que la cumplimente el usuario, en vez de subir un fichero.

Caducidad automática

Esta propiedad nos permite asociar la caducidad de un documento de envío con otro de recibo. De esta manera, cuando el fichero asociado al documento de envío se modifica desde el gestor documental, el documento de recibo asociado a través de esta propiedad, se caducará automáticamente para volver a ser solicitado.

Pulsando en seleccionaremos que documento de recibo se caducara al realizar la modificación del documento de envío.

Pulsando en tras haber seleccionado una linea de documento se eliminara la asociación.

Pulsando en podremos ver los cambios que se han ido realizando en este apartado dentro de el documento de envío.

Doc. Asociados

Desde esta pestaña, se puede añadir un fichero que sea de obligada lectura, antes de subir cualquier fichero. Si el usuario que va a subir el fichero, no abre este documento, no podrá enviar nada.

El documento de obligada lectura puede ser:

• Tipo de Documento
• Gestor Documental
• Fichero del PC del usuario que crea este documento

Plantillas

La pestaña Plantilla permite adjuntar una plantilla al documento que posteriormente las empresas podrán descargarse.

En el caso de los documentos por Centro de Trabajo, permite asociar una plantilla diferente por cada centro de trabajo. En este caso, la pantalla se divide en Genérico y Particular.

Idiomas

Para modificar el título del documento, se selecciona la pestaña Idiomas. Seleccionando el idioma que se quiere modificar, se cambia el título del tipo de documento y se pulsa en el botón de guardar .

Desde este apartado, también se traduce el nombre del documento en los idiomas disponibles en la aplicación. Para ello se clica en el título, se elige el idioma y se traduce el título del documento.

Criterios

Desde esta pestaña se pueden introducir criterios o instrucciones específicas del documento seleccionado permitiendo indicar si son de obligado cumplimiento o no. Pulsando en el icono se añade un nuevo criterio y se marca su obligatoriedad o no.

Asociación de Formatos

Desde esta pestaña se pueden adjuntar plantillas propias de Generación automática asociadas al documento que luego las subcontratas deben cumplimentar. Atención está opción sólo está disponible bajo demanda

eSignID

Desde esta pestaña se configura la obligatoriedad de firmar un documento digitalmente y si la firma será visible o no.

• eSignID: Permite activar o desactivar dicha función en el documento.
• Firma Visible: Establece si la firma se verá reflejada en el documento una vez firmado o no.
• Firmantes: Campo obligatorio. Es un listado de los roles que deben firmar el documento. Se podrán añadir o eliminartantos roles como se necesiten.
  

  El orden de firmantes es importante para establecer la secuencia de firma.

Pulsar aquí para comprimir el apartado de Modificar un Tipo de Documentos

Para asociar el tipo de documento a una o varias tipificaciones del origen documental adecuado, se pulsa en el icono de hoja del tipo de documento seleccionado en la pantalla anterior y aparecen las tipificaciones a las que ya está asociado, como se puede apreciar en la siguiente imagen

La pantalla tiene dos iconos en la zona inferior derecha

Permite eliminar la asociación de las tipificaciones seleccionadas del listado. Para seleccionar las tipificaciones que se desean quitar, se pulsa sobre el recuadro asociado a cada una;. Antes de eliminar la asociación definitivamente, el sistema solicita la confirmación de la eliminación, como se puede ver en la siguiente imagen

Pulsando en este icono el sistema permite asociar de forma masiva el tipo de documento seleccionado a otras tipificaciones disponibles que todavía no estén asociadas. Aparece una pantalla con el listado de las tipificaciones disponibles, como se puede apreciar a continuación. Se seleccionan las tipificaciones a las que se quiere asociar el tipo de documento, pulsando en el recuadro asociado a cada una y finalmente se pulsa en el botón guardar .

En el siguiente vídeo explicativo se muestra como funciona la asociación masiva de un tipo de documento a diferentes tipificaciones. 

Pulsar aquí para comprimir el apartado de Asociar un Tipo de Documento a Varias Tipificaciones

Para eliminar un documento existente, se pulsará en el icono de papelera asociado a cada tipo de documento. Aparecerá el siguiente aviso, pidiendo confirmar la eliminación del documento.

Un tipo de documento no se podrá eliminar si se cumple cualquiera de las condiciones siguientes:

• El tipo de documento está asociado a alguna tipificación
• El tipo de documento ha sido recibido o enviado o se encuentra en históricos (en éste caso no se podrá eliminar nunca y habría que ponerse en contacto con Soporte Técnico de la aplicación

La ventana de aviso que aparecerá en estos casos será:

Para eliminar un tipo de documento asociado a una tipificación, siempre que no esté enviado o recibido, se debe realizar el siguiente proceso:

1. Se elimina el tipo de documento de la tipificación asociada

2. Se elimina el tipo de documento pulsando en su papelera asociada

Pulsar aquí para comprimir el apartado de Eliminar Tipos de Documentos

Los tipos de documentos que se pueden generar o configurar en el proceso de coordinación disponen de diferentes funcionalidades asociadas al proceso, estas funcionalidades vienen recogidas en la definición del tipo de documento, en función de diferentes iconos representativos

• Si tiene el icono de indica que el tipo de documento es de RECEPCIÓN es decir, se recibe de las empresas. Las empresas lo podrán enviar desde las Extranet de Contratas/Subcontratas, Clientes y Coordinadores de Seguridad y Salud/Promotores
• Si está marcado indica que el tipo de documento es de AUTOGENERACIÓN de RECEPCION, es decir es la propia aplicación la que generará periódicamente el documento en función de su definición. Ver proceso de autogeneración
• Si tiene el icono de indica que el tipo de documento es de ENVÍO es decir, el cliente de la aplicación lo envía a la propia aplicación o a las empresas (contratas/subcontratas, clientes, promotores/coordinadores de seguridad)
• Si está marcado indica que el documento es de AUTOGENERACIÓN de ENVÍO, es decir es la propia aplicación la que generará periódicamente el tipo de documento en función de su definición. Ver proceso de autogeneración
• Si está marcado indica que la aplicación tendrá en cuenta el estado de ese tipo de documento a la hora de indicar si SE PUEDEN PAGAR las facturas de una contrata/subcontrata en un periodo de tiempo
• Si está marcado indica que la aplicación tendrá en cuenta el estado de ese tipo de documento a la hora de controlar el acceso al centro de trabajo de una Contrata/Subcontrata, de sus trabajadores y de sus equipos
• Si está marcado indica que la aplicación tendrá en cuenta el estado de ese tipo de documento a la hora de permitir realizar EXPEDICIONES/RECEPCIONES DE MERCANCÍAS PELIGROSAS (ADR) a una contrata/subcontrata, a sus trabajadores y a sus equipos
• Si está marcado indica que ese tipo de documento se podrá enviar agrupado, junto con otros documentos, por las empresas desde su extranet.
• Si está marcado indica que ese tipo de documento se va a analizar mediante Reconocimiento Automático de Caracteres (OCR) de forma automática por la propia aplicación. Actualmente los tipos de documentos a los que se puede aplicar el OCR son el ITA y RNT (Relación Nominal de Trabajadores)
• Si está marcado indica que está habilitada la opción eSignID y el documento debe ser firmado digitalmente.
• Indica que el tipo de documento depende de la cadena de subcontratación, solo hay estos tipos de documentos en la coordinación de centros de trabajo con contratas/subcontratas, trabajadores ajenos y equipos ajenos. Puede tener alguno de estos iconos:
  • Padre dependiente: Es un tipo de documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación
  • Padre independiente: Es un tipo de documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a la empresa padre en su cadena de sub-contratación. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el tipo de documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su empresa padre.
  • Rama dependiente: Es un tipo de documento que depende del centro de trabajo donde se gestione y afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a todas las empresas superiores de su cadena de sub-contratación (Padre, Abuelo, Bisabuelo…..)
  • Rama independiente: Es un tipo de documento que NO depende del centro de trabajo donde se gestione, pero que afecta tanto a la empresa a la que se tiene que enviar/recibir como a toda la cadena de sub-contratación de la que depende la empresa. Si esta relación de sub-contratación se produce en diferentes centros, el tipo de documento solo se enviará/recibirá, una única vez para esa empresa en relación con su cadena de sub-contratación superior.
• Si el tipo de documento tiene este candado, indica que la fecha de fin de vigencia está bloqueada, es decir, el usuario al introducir la fecha de inicio de vigencia del tipo de documento automáticamente obtendrá la fecha fin de vigencia, como resultado de la suma de la periodicidad del tipo de documento a la fecha de inicio. El usuario no podrá cambiar nunca esta fecha de fin de vigencia
• VS: Solo aparece este acrónimo en coordinación con trabajadores. Si está marcado indica que ese tipo de documento es un documento de vigilancia de la salud y de forma obligatoria al enviarlo a la aplicación, el sistema solicita no solo la vigencia del tipo de documento sino también el resultado del reconocimiento médico a partir de la lista de valores definidos en las tablas maestras
• FPRL: Solo aparece este acrónimo en coordinación con trabajadores. Si está marcado indica que ese tipo de documento es un documento de formación de prevención de riesgos laborales y de forma obligatoria al enviarlo a la aplicación, el sistema solicita no solo la vigencia del tipo de documento sino también el resultado de la formación de prevención a partir de la lista de valores definidos en las tablas maestras.