Administración. Seguridad. Usuarios Internos

Al seleccionar la pestaña de Búsqueda, se pueden definir los criterios de filtrado de la información en función de los siguientes filtros:

• Nombre y Apellidos del Trabajador
• DNI/NIE/NIF del trabajador
• EMAIL del usuario
• Usuario, nombre del usuario asignado
• Estado del usuario, puede estar activo o inactivo
• Bloqueado, el usuario puede estar bloqueado o no bloqueado
• Contraseña activa, puede estar contraseña activa o pendiente de gestión
• Empresa de grupo a la que pertenece el trabajador
• Departamento al que pertenece, seleccionable desde la lista de departamentos existentes

Una vez introducidos los filtros, se debe pulsar en o en  para borrar todos los datos introducidos en el formulario de búsqueda. En la siguiente pantalla se pueden apreciar estos conceptos.

Aparece el listado de usuarios que cumplen con los filtros aplicados.

El listado de usuario dispone de las siguientes funcionalidades:

•  Pulsando este icono o en cualquiera de los campos Acceso a la ficha del usuario. 
• Bloquear/Desbloquear al usuario : Si el candado aparece cerrado  significa que el usuario esta bloqueado y no puede entrar en la aplicación. Esto suele ocurrir cuando el usuario ha superado el número de intentos de acceso a la aplicación de forma errónea. Para desbloquearlo se debe pinchar encima de dicho icono. Saldrá el mensaje «el usuario ha sido desbloqueado», el candado se abrirá y al usuario le llegara un email con nueva contraseña para poder acceder.
• Desactivar al usuario pulsando en el icono, nos solicitará confirmación de la activación y al confirmar nos aparecerá el usuario con el estado a  y el icono de desactivación

•  Activar al usuario pulsando en el icono , nos solicitará confirmación de la desactivación y, al confirmar aparecerá el usuario con el estado a y el icono de activación 
• El usuario está activo y puede acceder a la aplicación según sus perfiles.
  El usuario está desactivado y no puede acceder a la aplicación.
• Eliminar Usuario pulsando en el icono de la papelera . Pedirá confirmación de la acción y no se podrá eliminar un usuario que tenga incidencias, objetivos /o algún documento asociado a él.

No se puede eliminar un USUARIO INTERNO que esté gestionando incidencias, objetivos, acciones, tareas y/o tenga asociados documentos del gestor documental donde haya o tenga que participar. Para poderlo eliminar contacte con soporte.

Diferencia entre DESACTIVAR y ELIMINAR:

• DESACTIVAR. El usuario no puede entrar en la aplicación pero toda su actividad desarrollada dentro de la aplicación queda registrada y guardada, en cualquier momento se puede volver a activar para volver a tener acceso
• ELIMINAR. El usuario no puede entrar en la aplicación y además se pierde toda la actividad/trazabilidad de lo que este usuario haya desarrollado en la aplicación. Para volver a darle a acceso a la aplicación hay que volver a crear al usuario.

Ficha usuario

Tanto eligiendo un usuario del listado de usuarios como creando un nuevo usuario, se accede a la ficha completa del usuario que se divide en cuatro pestañas:

Ficha

Esta ficha es igual a la que se solicita a la hora de la creación de un nuevo usuario. En este caso, la ficha ya tendrá todos los campos cumplimentados:

En esta pantalla se pueden modificar algunos campos del usuario, una vez modificados clicando en , se enviara un nuevo correo al usuario con los parámetros modificados.

Al pulsarlo, se podrá desactivar el usuario con una previa confirmación.

   Al pulsarlo, se podrá activar el usuario con una previa confirmación.

es para regenerar la contraseña mediante un email, del mismo modo que cuando se entra por primera vez a la plataforma. Pichando en el enlace recibido mediante correo electrónico, le aparecerá la siguiente pestaña:

Una vez realizado el cambio de contraseña, el usuario recibirá un mail al correo electrónico indicando que la contraseña ha sido modificada.

  es una manera de ampliar la seguridad del acceso del usuario mediante la introducción de un código de autenticación adicional a la contraseña. 

• Una vez activada la verificación en dos pasos, el usuario verá un mensaje de confirmación.

• En su próximo inicio de sesión, tras introducir sus credenciales, se le mostrará una pantalla adicional para configurar el segundo factor de autenticación, que podrá realizarse mediante una aplicación de autenticación o a través del correo electrónico

• Si el usuario elige la opción de una aplicación, deberá escanear el código QR siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla, y recibirá un código de Autenticación.

Este paso solo será necesario la primera vez; en los accesos posteriores bastará con introducir las credenciales y, a continuación, el código generado por la aplicación.

• Si el usuario selecciona la opción de correo electrónico, recibirá en su bandeja de entrada un código de verificación. Este código será únicamente válido para un acceso inmediato y en cada posterior acceso el usuario recibirá un correo con un nuevo código.

En ambos casos, la pantalla que se mostrará al usuario será la siguiente:

. Este botón solo se muestra si la verificación en dos pasos está activada. Al pulsarlo, se podrá reiniciar todo el proceso de verificación mediante código de autenticación.

. Este botón solo se muestra si la verificación en dos pasos está activada. Al pulsarlo, se podrá desactivar la verificación tras un proceso de doble confirmación: primero, se solicitará confirmar si se desea desactivar la función.

Si la contraseña no ha cambiado no se enviará en el correo electrónico

Pulse aquí para comprimir este apartado

Perfiles

Al entrar en esta pantalla, se mostrarán los botones de añadir y desasociar.

Para asignar un perfil, basta con seleccionar , a continuación, se abrirá una ventana emergente con el listado de perfiles disponibles.

Para completar la asociación del perfil, es necesario seleccionar el recuadro situado a la izquierda de la línea correspondiente y, posteriormente, pulsar en .

Para desasociar un perfil, se debe seleccionar el recuadro correspondiente a la línea del perfil que se desee quitar y, a continuación, pulsar en , Seguidamente, se mostrará una ventana emergente solicitando la confirmación de la acción. Esta misma acciona se puede realiza pulsando en , de la linea que desee desasociar.

 mostrara los permisos del perfil seleccionado.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Centros de Trabajo

En esta pestaña parecen los centros que el usuario tiene asociados. 

Desde esta misma pantalla, si se desea, se pueden asignar permisos sobre el Control de Marcajes-Accesos en los Centros.

Para ello, se selecciona el Centro sobre el que se quiere dar permisos y se pulsa el botón de Editar configuración. Se abre la siguiente ventana:

Donde se pueden seleccionar tanto los permisos como las notificaciones que se quieren asignar al usuario interno sobre el Centro seleccionado referidas al Control de Marcajes-Accesos. Al pulsar en Guardar se verán inmediatamente los cambios en el Centro que se ha editado.

La herramienta permite, si se desea, crear una jerarquía dentro del Control de Marcajes-Accesos (configurable desde Tablas Maestras) con diferentes categorías en función de nuestras necesidades.

Desde esta pestaña también se pueden asociar o quitar Centros de Trabajo al usuario tanto a nivel de Coordinación y Gestión como de Control de Marcajes y Accesos.

Para añadir centros de trabajo se pulsa en Asociar centros de trabajo . Se seleccionan los centros de la lista de centros y se guarda la selección. Solo aparecerán centros que no estén ya asociados al usuario.

Para quitar centros de trabajo del usuario. Se seleccionan los centros y se pulsa en Desasociar Centro de Trabajo . El usuario ya no podrá consultar ni gestionar esos centros. También se borrarán los permisos y notificaciones que tuviera sobre el Control de Marcajes y Accesos en esos centros.

Desde la pantalla principal de Centros de de trabajo colocando el cursor encima de permisos o de notificaciones aparecerá una ayuda con una explicación de los iconos respectivos

Iconos Permisos	Iconos Notificaciones

Pulse aquí para comprimir este apartado

Trazabilidad

Al seleccionar la pestaña Trazabilidad, se muestra la siguiente pantalla:

Desde esta pestaña, se pueden consultar las actualizaciones realizadas sobre el usuario a nivel de:

• Ficha
• Perfiles
• Centros de trabajo
• Login

Pulse aquí para comprimir este apartado

Pulse aquí para comprimir este apartado

Pulse aquí para comprimir este apartado

Al seleccionar la pestaña Nuevo Usuario, se podrá crear un nuevo usuario interno de acceso a la aplicación, para ello deberá seleccionar al trabajador pinchando en y aceptar. Antes de crear un usuario interno se debe crear un trabajador interno porque, un usuario interno tiene que estar asociado a un trabajador interno.

Una vez seleccionado se completan los datos de la ficha rellenando los siguientes campos:

• Correo electrónico del usuario, para que el sistema le envíe un correo de alta en la aplicación con sus datos de acceso a la misma.
• Usuario: Nombre de usuario de acceso a la aplicación.
• Idioma: Debe seleccionar el idioma con el que se iniciara la plataforma por defecto.
• Perfiles: debe elegirse el Perfil con el que va a trabajar el usuario.
• Accesos Directos: si el usuario tiene asignado uno por defecto o alguno específico.
• Verificador: indica si el usuario puede realizar verificaciones de la vigencias documentales, activando la casilla , bien a la hora de entrar en la aplicación bien en el menú administración – verificación de vigencias.
• ¿Puede regenerar la contraseña?, por defecto esta marcada para que el usuario pueda regenerar su contraseña desde la página de inicio de sesión cuando lo necesite. Si se desmarca esta opción el usuario no podrá regenerar contraseña.

El resto de campos vienen dados por los datos que tenga el trabajador en su ficha. Una vez introducidos todos los datos obligatorios, se debe pulsar en el botón de guardar  para crear el usuario y enviarle un correo de bienvenida con sus datos de acceso. El sistema nos mostrará la ficha completa del usuario y el nuevo usuario recibirá un email con un link, para que él mismo cree su contraseña con los criterios exigidos por la plataforma.

Una vez creado el usuario interno, la plataforma nos mostrara la ficha del usuario creado, donde podremos añadir perfiles y asociar centros de trabajo.

El usuario creado no podrá acceder a la aplicación mientras no tenga asociado algún perfil

Pulse aquí para comprimir este apartado

Desde esta pestaña se configuran los modelos de correo que va a recibir un usuario interno en las diferentes situaciones relacionadas con su contraseña y acceso.

Como se indica en la pantalla, se pueden incluir en los campos un parámetro dinámico, utilizando la nomenclatura $x, que se sustituirá por el valor del parámetro correspondiente.

Los diferentes correos son:

• Bienvenida Usuario: El usuario interno recibe este correo cuando es dado de alta en la plataforma
• Recordar/regenerar contraseña: El usuario interno recibe este correo cuando se regenera su contraseña desde la pantalla de acceso o desde su ficha
• Usuario modificado: El usuario interno recibe este correo cuando se modifica algún dato de su ficha
• Usuario eliminado: El usuario interno recibe este correo cuando es eliminado de la plataforma.
• Bloqueo cuenta usuario: El usuario interno recibe este correo cuando se produce un bloqueo de su cuenta (según los parámetros establecidos en Parámetros Generales–Seguridad)
• Desbloqueo usuario: El usuario interno recibe este correo cuando se desbloquea su cuenta.
• Enviar correo de verificación en dos pasos: El usuario interno recibe este correo cuando elige la autenticación en dos pasos a través del correo electrónico.

Una vez finalizado las modificaciones se deberá .

Pulse aquí para comprimir este apartado

Desde esta pestaña se podrán adjuntar los usuarios que quedan exentos del acceso con código de autenticación, con el fin de evitar su activación por error.

Una vez incluido el usuario en el listado de Excepciones no parecerá el icono de en su ficha correspondiente.

Pulse aquí para comprimir este apartado

Al seleccionar la pestaña Trazabilidad, se muestra la siguiente pantalla:

Desde esta pestaña, se pueden consultar las actualizaciones realizadas por los usuario a nivel de:

• Ficha
• Acciones
• Perfiles
• Centros de trabajo
• Plantillas
• Login

Pulse aquí para comprimir este apartado