El Libro de Registro es el proceso de registro de siniestralidad en base a la gestión manual o automática de las horas trabajadas y los incidentes/ accidentes.
Los datos se generan manualmente, tanto por la extranet como por la intranet. También hay una alimentación automática, a través de los módulos de Control Marcajes Accesos y el Módulo de Calidad.
Funcionalidades
- Introducir horas/incidentes: Funcionalidad desde la que se validarán los datos introducidos por las contratas o donde se podrá cargar la información de las horas trabajadas y de los incidentes /accidentes acontecidos por centro de trabajo o por actividad
- Configuración: En este apartado definimos como queremos que el libro de registro trabaje:
• ¿Cómo controlar las horas y los incidentes/accidentes?. Gestión por meses, días, centros, actividades….
• Qué tipos de incidentes/accidentes vamos a gestionar y los posibles resultados
• Que incidentes/accidentes afectan a la siniestralidad
• Constantes de cálculo de los índices de siniestralidad
• Campos necesarios a incluir en cada tipo de incidente/accidente - Informe EHS: Recoge el informe específico de CLIENTE según formato específico de siniestralidad por centro de trabajo y con acumulado mensual y por años
- Informe Proyectos/Contratas: Informe específico de CLIENTE según formato específico, tabla de centros – empresas y por tipo de incidente/accidente. Envío automático 1º viernes mes
- Informes generales de la herramienta, pudiendo automatizar la gestión y envío automático de los informes.
- Informes dinámicos en Excel
- Trazabilidad. Control global de todas las acciones realizadas en el libro de registro por todos los usuarios (internos/externos) en todas las funcionalidades que se pueden gestionar del libro.
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Configuracion
Antes de empezar a trabajar con Libro de Registro, hay que hacer una serie de configuraciones:
Centros de Trabajo
Se puede hacer una configuración por defecto, que afecte a todos los centros de trabajo o una configuración particular por centro de trabajo.
Configuración por Defecto
Procedimiento. Se debe definir:
- Control de Horas Trabajadas.
- Por empresa: horas globales de todos los trabajadores de la empresa en el centro
- Por trabajador: horas de cada trabajador en cada centro de trabajo.
- Periodo Introducción de horas.
- Por días: horas trabajadas en el día
- Por meses: horas trabajadas cada mes
- Por años: horas trabajadas cada año
- Detalle de Horas Trabajadas y Siniestralidad
- General por centro: horas totales por centro
- Detallado por actividad: horas totales en cada actividad de cada centro de trabajo
- Gestión Siniestrabilidad
- Gestión básica: módulo básico de CAE
- Gestión integral: módulo Calidad (opcional)
Pulsando en 
, se guarda la configuración general para todos los centros que no tengan una configuración personalizada.
Pulsando en 
, se elimina la configuración genérica preestablecida.
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Configuración Particular por Centro
En la Configuración Particular por Centro, aparecen todos los centros que tienen una configuración de libro de registro personalizada, diferente de la configuración global.
Procedimiento:
- Seleccionar el centro que se quiere personalizar (columnas Código y Centro Trabajo)
- Elegir de cada uno de los componentes de control (4 elementos) su parámetro personalizado, pulsando doble clic en el campo de control asociado al centro seleccionado. (columna Control horas trabajadas por)
Marcar el campo de selección del centro, a la derecha del registro
Guardar la configuración de los centros seleccionados, pulsando
Para añadir una configuración específica a un centro de trabajo concreto, debe pulsarse 
.
Para eliminar la configuración de los centros de trabajo seleccionados, debe pulsarse 
. Aquellos centros que ya tengan datos recogidos de horas o incidentes/ accidentes, no se puede eliminar su configuración y no se verá el icono para poder seleccionar 
.
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Tipos Incidentes-Accidentes
En este apartado se definen los tipos de incidentes / accidentes que se van a gestionar, configurando, por cada tipo, los resultados que pueden ocurrir y cuales afectarán a la siniestralidad.
Pulsando en 
, se crea un nuevo tipo de incidente / accidentes. Una vez creado, se puede editar el nombre del tipo de incidente / accidente, pulsando 
. También se pueden eliminar los tipos de incidentes / accidentes, pulsando en . Para esta última acción, hay que tener en cuenta que, si ya tienen datos los tipos de incidentes / accidentes, no aparecerá el icono para seleccionar.
Los Resultados del Tipo de Accidente, se muestran al pulsar en el nombre del tipo de incidente / accidente.
Pulsando en , se pueden asociar nuevos resultados al tipo incidente / accidente seleccionado. Se abrirá la ventana:
Por el contrario, pulsando en 
, se quitan resultados seleccionados del tipo de incidente / accidente elegido. Para seleccionar los resultados, debe marcarse. Si los resultados ya tienen datos de ese tipo, no aparecerá la casilla para seleccionar.
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Resultados Tipos Incidentes-Accidentes
Para definir si al incidente / accidentes le afecta la siniestralidad, qué campos se van a mostrar o cuáles son obligatorios, se debe pulsar en Resultados Tipos Incidentes Accidentes.
La funcionalidad de esta pantalla es:
- Nuevo Registro : Pulsar para añadir un nuevo resultado, se deben cumplimentar los siguientes campos
- Resultado: definir el nombre del resultado
- Aplica a Siniestralidad: se debe indicar si el resultado afecta a los índices de siniestralidad o no. En este último caso, se deja en blanco
- Campo. Mostrar Campo: se debe marcar qué campos se quieren visibles en el formulario de registro del incidentes / accidente.
- Campo. Obligatorio: donde se marcan los campos obligatorios que se deben rellenar en el registro de incidentes / accidentes.
- Pulsando en este icono, se guarda la configuración
- Eliminar Registro: para eliminar resultados, seleccionarlos y pulsar en el icono. Si los resultados ya tienen datos de ese tipo introducidos en la aplicación, no aparecerá el icono de la selección.
- Permite editar la configuración de cada resultado.
- Pulsando en el nombre de un tipo de resultado, se le pueden asociar los tipos de incidentes/ accidentes.
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Formula
Debe definirse el valor constante de cada índice para el cálculo automático del índice de siniestralidad. Se configuran la constante de 4 tipos de índice:
- Frecuencia: se define el valor constante para el cálculo de la frecuencia de la siniestralidad, el cual se multiplicará por el número resultante de la división del número de incidentes / accidentes entre el número de horas trabajadas.
- Gravedad: se define el valor constante para el cálculo del índice de gravedad de siniestralidad, el cual se multiplicará por el número resultante de la división de número de jornadas perdidas entre el número de horas trabajadas.
- Incidencia: se define el valor constante para el cálculo del índice de incidencia, el cual se multiplicará por el número resultante de la división de número de jornadas perdidas entre el número de horas trabajadas.
- Duración de la Incidencia: se define el valor constante para el cálculo de la duración de la incidencia, el cual se multiplica por el número resultante de la división de número de jornadas perdidas entre el número de incidentes /accidentes
Estos valores se definen para todos los resultados que apliquen siniestralidad.
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Introducir Horas Incidentes
Una vez configurado el control de horas trabajadas y el periodo de introducción de las mismas de cada centro de trabajo, se podrá definir el control de horas en base a empresa o trabajador y el periodo en función de días, meses o años.
Primero se debe seleccionar el centro de trabajo, pulsando en 
, en el icono de selección
y guardando la selección 
. Una vez seleccionado el centro, aparecerá la información de su configuración.
A continuación, se filtra por empresas y fechas que se quieran:
- Pulsar en para seleccionar las empresas
- Seleccionar el periodo de fechas, a través de los campos Año y Meses
- Pulsar en
.
Desde la ventana que aparece, se introducen las horas, incidentes / accidentes y se realizan las validaciones:
- Origen: consulta del origen de los valores introducidos
- Intranet, la última gestión del registro ha sido realizada por un usuario interno
- Extranet, la última gestión del registro ha sido realizada por un usuario externo
- Control de accesos, los datos de horas han sido implementados de la gestión de accesos. Pulsando en
, se copiarán en las columnas, el cálculo de los marcajes del control de accesos. 
: Pulsando en este icono, se introducen horas trabajadas. En la pantalla emergente, se deben cumplimentar las horas normales y las horas extras. 
: Pulsando en este icono, se introducen incidentes /accidentes En el primer campo aparecen los datos de la empresa en Centros de trabajo, en el intervalo de fechas en el que se van a añadir incidentes / accidentes. En el segundo campo, se ve el listado de incidentes / accidentes que ya se hayan añadido.
- Para añadir nuevos incidentes/accidentes, debe pulsarse en
- Debe cumplimentarse la fecha del accidente, el tipo al que pertenece y el resultado del incidente / accidente. Una vez cumplimentados estos campos, aparecen los siguientes.
- Trabajador, pulsando en, se despliega la lista de trabajadores
- Hora, en la que se produjo el incidente /accidente
- Días de baja, del trabajador, a consecuencia del incidente/accidente
- Consecuencias, que ha tenido el incidente / accidente
- Localización, de la lesión
- Descripción- Causas
- Acciones correctivas propuesta
- Una vez cumplimentados y guardados los campos, se pueden subir imágenes y archivos, relacionados con el incidente, pulsando en
.
: Verificación parcial, en este estado de validación, las incidencias /accidentes, solo pueden ser modificadas por usuarios internos.
: Verificación total, en este estado de validación, las incidencias / accidentes ya no pueden ser modificadas por ningún tipo de usuario.
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Informes
Consultar Informes
Desde la pestaña Informes, se puede consultar los informes de siniestralidad, horas trabajadas e incidentes /accidentes.
- Elegir el tipo de informe
- Siniestralidad
- Horas Trabajadas
- Incidentes / Accidentes
- Elegir el tipo de búsqueda
- Estática, permite seleccionar el año y el mes de búsqueda
- Dinámica, se establecen los últimos periodos en meses o años
- Elegir el Centro de trabajo, pulsando en
- Elegir Empresas, puede ser una o varias, pulsando en
- Elegir periodo de fechas
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Una vez definidos todos los campos de búsqueda, pulsar en 
. Hay que tener en cuenta que los índices de siniestralidad estarán premarcados cuando en el tipo de informe seleccionado sea sinistralidad.
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Automatización envió informes
La funcionalidad de esta pantalla es la siguiente:
- Tipo de Informe: siniestralidad, horas trabajadas, incidentes / accidentes
- Nombre del Informe: se define al generarse
- Descripción: se describe al generarse
- : Pulsando en la lupa, se pueden consultar los registros del informe
: Pulsando en el libro, se parametrizan o editan los filtros de generación del informe, su configuración y notificación 
- Parámetros
- Búsqueda: estática o dinámica
- Centros: con, se elige el centro de trabajo
- Empresas: con, se elige empresas
- Año y Meses: introducir filtros del tiempo. Si la búsqueda es estática, se podrán introducir años y meses. Si la búsqueda es dinámica, se introducirán últimos periodos.
- Índices: Frecuencia, Gravedad, Incidencia y Duración incidencia. Sólo aparecen en los informes de siniestralidad.
- Notificaciones
- Asunto: personalizar el correo
- Cuerpo del correo: personalizar el contenido del correo
- Destinatarios
: Pulsando en Asociar Usuarios, aparece la ventana para seleccionar los usuarios. 
: Pulsando en Nuevo Destinatario, se abre una ventana para añadir los datos del nuevo destinatario. 
: Pulsando en la papelera, se elimina el informe
: pulsando aquí, se genera un nuevo informe parametrizado 
- Debe definirse el tipo de informe: siniestralidad, horas trabajadas, incidente/ accidente
- Definir el nombre del informe
- Posibilidad para introducir una descripción del informe
- Guardar el nuevo informe para generar
- Configuración
- Seleccionar la fecha Inicio de envíos de correos.
- Seleccionar la peridocidad de ejecución. Se configura cada cuanto se enviará el informe.
- Guardar la configuración.
- Trazabilidad
- Definir el periodo de fechas sobre el que se quiere conocer la trazabilidad de las acciones.
- Definir el Origen * sobre el que se hayan realizado las acciones:
- Ficha: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre la ficha del informe
- Parámetros: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los filtros pre configurados
- Notificaciones: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre las personalización de los correos de notificación
- Destinatarios: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los destinatarios de las notificaciones
- Configuración:: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los la configuración del informe definido.
- Envío: recoge la trazabilidad de los envíos realizados. Podemos consultar los destinatarios, consulta de la notificación, contenido del informe
- Pulsar en Buscar .
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Trazabilidad
Para consultar la trazabilidad de una acción:
- Definir el periodo de fechas sobre el que quiero conocer la trazabilidad de las acciones.
- Definir el Origen* sobre el que se hayan realizado las acciones.
- Configuración de centros: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre la configuración de los centros de trabajo.
- Tipos Incidentes/Accidentes: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los tipos de incidentes/accidentes.
- Añadir horas trabajadas: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre las horas trabajadas.
- Accidentes: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre los accidentes
- Fórmulas: recoge la trazabilidad de las acciones realizadas sobre las fórmulas
- Pulsar en Buscar .
El informe resultante se puede exportar a Excel. Para ello se debe posicionar el ratón sobre la cabecera de una columna y pulsar el botón derecho.
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