En este menú de Metadatos, dentro del menú principal de Administración se crean y configuran los campos que cada cliente necesita asociar a diferentes elementos de la aplicación. Los elementos a los que se les pueden asociar nuevos campos definidos y personalizados por cada cliente son:
- Acción: Permite asociar metadatos por tipo de acción.
- Actividad: Permite asociar metadatos por tipo, familia o grupo de actividades.
- Centros de Trabajo: Permite indicar los metadatos asociados según la tipología y/o especialidad del centro.
- Control de Accesos: Permite indicar los metadatos asociados al control de accesos
- Documentos de coordinación: Permite asociar metadatos tanto por origen documental como por cada tipo de documento creado en el proceso de coordinación.
- Documentos del Gestor Documental: Permite asociar metadatos tanto por el tipo de documento, su temática o su ámbito de aplicación.
- Empresa: Permite indicar los metadatos por rol, actividad, tipo de empresa, tipología y/o por tipificación.
- Equipo: Permite asociar metadatos por tipo, familia o grupo de equipo, por equipo interno/externo o por la tipificación del propio equipo.
- Incidencia: Permite metadatos tanto por tipo como por tipo y origen de la incidencia.
- Objetivo: Permite donde se puede asociar metadatos por tipo de objetivo.
- Trabajador Externo: Permite asociar metadatos por tipificación del trabajador.
- Trabajador Interno: Permite asociar metadatos por tipificación del trabajador.
- Visita
- Visitantes (control de accesos)
Los tipos de campos que se pueden crear y asociar a los diferentes elementos son:
- Texto
- Número entero
- Número decimal
- Hora
- Fecha
- Mes
- Año
- Casilla de selección única entre diferentes valores definidos
- Seleccionar (radio button) con diferentes valores excluyentes
- Lista desplegable multiselección entre diferentes valores definidos
- Casilla de resultado (check button) con diferentes alternativas no excluyentes
- Fichero
Para utilizar los metadatos, el menú se divide en cinco pestañas:
- Búsqueda de asociaciones.
- Nueva asociación: En este menú se indicará que campos se utilizarán en cada tipo de elemento.
- Búsqueda metadatos.
- Nuevo metadato: En este menú se crearán los campos que después se podrán asociar a uno o a varios tipos de elementos y también se definirán los requisitos y limitaciones que tendrán que tener los datos de esos campos.
- Trazabilidad: permite controlar todos los cambios de configuración, creación y gestión no solo de las asociaciones de los metadatos a los elementos sino también de la creación y gestión de los mismos.
Seguridad
Para tener visibilidad sobre estas pestañas, hay que parametrizarlo a través de la pestaña de «permisos» dentro del perfil correspondiente.
Como se puede ver en la imagen se pueden dar estos permisos para las 5 pestañas indicadas, tanto a nivel de consulta como de gestión.
En caso de ser de «consulta» podrá solamente ver la información relativa a dichas pestañas, pero no podrá gestionar nada, ni sobre los distintos metadatos, ni sobre sus asociaciones. Esto en lo referente a la configuración de dichos metadatos, esto es, dentro de Administración/Metadatos.
- Intranet; donde se recogen los permisos asignados a perfiles, usuarios y departamentos a tres niveles de seguridad:
- Administración; este permiso permite modificar la plantilla de metadato, sus requisitos e incluso eliminar la asociación del metadato con el elemento, así como dar permisos, ver el menú «Buscador de asociaciones» y gestionar las suyas propias
- Gestión; este permiso permite añadir o modificar los valores del metadato en cada elemento
- Consulta; este permiso permite solo consultar los valores del metadato en cada elemento
- Extranet; donde se recogen los permisos asignados a perfiles, usuarios a dos niveles de seguridad:
- Gestión; este permiso permite añadir o modificar los valores del metadato en cada elemento
- Consulta; este permiso permite solo consultar los valores del metadato en cada elemento
- Para asociar permisos a perfiles, usuarios (intranet/extranet) o departamentos (intranet), hay que pulsar en el botón de añadir
y aparecerá una ventana, como la siguiente, con el listado de usuarios, perfiles o departamentos (según lo seleccionado), hay que seleccionar el elemento o elementos e indicar que rol de seguridad (administración, gestión, consulta) tendrán y pulsar finalmente en el botón guardar 
Nuevo Metadato
- Debe elegirse un tipo de metadato, con el desplegable.
- Poner un nombre al metadato
- Ayuda: en este campo de texto, se puede introducir texto que facilite la comprensión y uso del nuevo metadato en los diferentes elementos que lo utilicen en la aplicación. Pulse aquí para saber mas de este campo multimedia
- Obligatorio: indicar si este metadato tendrá que tener de forma obligatoria o no un valor cuando esté asignado a un elemento (empresa, centro…)
- Aplicar en buscadores: indicar si se quiere aplicar este metadato en los buscadores de los elementos.
Guardar
Al guardar la selección, se pueden ver las características del metadato creado, divido en tres pestañas:
- Ficha: en la que se ve
- El nombre del metadato
- El tipo de metadato
- Si es obligatorio o no
- Si se aplica en buscadores o no
- Requisitos: en esta pestaña, se pueden añadir requisitos al metadato. Los requisitos será diferentes, dependiendo del tipo de metadato que se ha elegido.
- Asociaciones: desde esta pestaña, se puede asociar el metadato a algún elemento.
Nuevo Metadato
Nueva Asociación
Al seleccionar la pestaña de nueva asociación, por defecto sale seleccionado el tipo de elemento Empresa y el listado de metadatos que potencialmente todavía no están asociados a empresas.
Dependiendo del tipo de elemento seleccionado la información que saldrá de cada uno de ellos es diferente y se puede ver en detalle en los siguientes apartados:
Permite asociar metadatos a tipos de acción. Los tipos de acción se definen en Tablas Maestras. Una vez elegidos los tipos de acción, a los que asociar los metadatos, debe realizarse la asociación. Para ello se marcará el 
de los metadatos deseados y se pulsará en 
. El listado de metadatos informa de:
Permite asociar metadatos a todo tipo de actividades, pero también permite realizar asociaciones a unas actividades concretas, con los filtros:
Permite definir la asociación para todos los centros de trabajo, independiente del tipo de centro o tipología o especialidad de los centros, pero también se pueden realizar asociaciones de metadatos para un tipo de centro específico y/o para unas tipologías o especialidades de centros concretos, utilizando los campos:
Permite asociar metadatos en referencia al control de acceso de trabajadores y equipos.
Permite definir la asociación para todos los documentos del gestor, independiente del estado del documento, su temática o su ámbito de actuación, pero también se pueden realizar asociaciones de metadatos para unos documentos concretos o para unos estados concretos o para unas temáticos o ámbitos específicos, utilizando los campos:
En el tipo de elemento empresa, donde se puede definir la asociación para todas las empresas, independiente del tipo o tipología de empresas, pero también se pueden realizar asociaciones de metadatos para un tipo de empresa definido y/o para unas tipologías de empresas concretas, utilizando los campos:
Permite la asociación para todos los equipos o para algunos en concreto, filtrando en los siguientes campos:
Permite la asociación de metadatos a todas las incidencias o algunas en concreto, filtrando en los siguientes campos:
Permite la asociación de metadatos a todos los objetivos o algunos en concreto, filtrando en el campo:
Permite definir la asociación para todos los trabajadores externos o para algunos en concreto, en base a su tipificación.
En el listado de metadatos, realizar esa selección, marcando el icono de check
de los metadatos deseados, que se quieran asociar a los trabajadores externos y luego pulsar en el icono de guardar
El listado de metadatos informa de:
Permite definir la asociación para todos los trabajadores internos o para algunos en concreto, en base a su tipificación.
En el listado de metadatos, realizar esa selección, marcando el icono de checkde los metadatos deseados, que se quieran asociar a los trabajadores internos y luego pulsar en el icono de guardar
El listado de metadatos informa de:
Permite asociar metadatos a todas la visitas. En el listado de metadatos, hay que realizar esa selección, marcando el icono de check de los metadatos deseados, que se quieran asociar a las visitas y luego pulsar en el icono de guardar
El listado de metadatos informa de:
Permite asociar metadatos a todos los visitantes. En el listado de metadatos, hay que realizar esa selección, marcando el icono de check de los metadatos deseados, que se quieran asociar a los visitantes y luego pulsar en el icono de guardar
El listado de metadatos informa de:
Pulse aquí para comprimir este apartado
Dependiendo del tipo de elemento seleccionado la información que saldrá de cada uno de ellos es diferente y se puede ver en detalle en los siguientes apartados:
Acción
de los metadatos deseados y se pulsará en . El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Actividad
- Tipo: permite seleccionar uno o varios tipos de actividad, en las que asociar el metadato.
- Familia: permite seleccionar una o varias familias de actividad, en las que asociar el metadato.
- Grupo: permite seleccionar uno o varios grupos de actividades, en las que asociar el metadato.
Pulse aquí para comprimir este apartado
Centro Trabajo
- Tipo donde se puede seleccionar uno o varios tipos de centros (Fijo, Temporal, Ajeno,etc.) Estos nombres dependen de cada cliente, por lo que pueden variar según la propia configuración de cada usuario
- Tipología donde se pueden seleccionar una o varias tipologías de centros, según la clasificación de tipologías definidas por cada cliente.
- Especialidad donde se pueden seleccionar una o varias especialidades de centros, según la clasificación de especialidades definidas por cada cliente.
Una vez elegido sobre qué centros se aplicarán los metadatos, debe realizarse esa selección, marcando el icono de check de los metadatos deseados y pulsando en el icono de guardar
El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio
o no - Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
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Control de Accesos
- Ubicación: permite seleccionar entre «Entrada» y «Salida».
- Tipo Entidad: permite seleccionar entre «Trabajadores» y «Equipos».
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Documento Coordinación
Permite definir la asociación para todos los documentos CAE, independiente del origen o del tipo de documento concreto, pero también se pueden realizar asociaciones de metadatos para un origen concreto de documentos o para unos tipos de documentos concretos, utilizando los campos:
- Selección donde se puede indicar si se van a aplicar metadatos a uno o varios Orígenes documentales o uno o varios Tipos de documentos concretos. Dependiendo de la selección, el campo siguiente cambia
- Origen (selección anterior Origen Documental) donde se pueden seleccionar uno o varios orígenes de documentos (Subcontrata en Centro, Trabajador Interno, Subcontrata, Equipo Ajeno en Centro, etc…)
- Tipo donde se puede seleccionar uno o varios tipos de documentos concretos sobre los que aplicar los metadatos. Los tipos de documentos son configurables por cada cliente.
Una vez elegidas sobre qué documentos de coordinación se aplicarán los metadatos, debe realizarse esa selección, marcando el icono de check de los metadatos deseados y pulsando en el icono de guardar .
El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
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Documento del Gestor
- Temática donde se pueden seleccionar uno o varias temáticas asociadas a los documentos. Estas temáticas dependen de cada cliente, por lo que pueden variar según la propia configuración de cada usuario
- Estado donde se puede seleccionar específicamente sobre que estados del flujo documental se aplicarán los metadatos asociados a los documentos. Estos estados documentales son fijos dentro del flujo documental del gestor.
- Ámbito donde se puede seleccionar uno o varios ámbitos asociados a los documentos. Estos ámbitos dependen de cada cliente, por lo que pueden variar según la propia configuración de cada usuario.
Una vez elegidos sobre qué documentos, estados o clasificación de los documentos se aplicarán los metadatos, debe realizarse esa selección, marcando el icono de check 
de los metadatos deseados y pulsando en el icono de guardar . El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
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Empresa
- Actividad: permite seleccionar una o varias actividades en las que asociar el metadato
- Rol: permite seleccionar uno o varios roles en las que asociar el metadato. Los roles se define en Tablas Maestras.
- Tipo: permite seleccionar uno o varios tipos de empresa (Contrata/Subcontrata, Cliente, Cliente/Contrata, Grupo de Empresa, Coordinador Seg. y Salud/Proveedor…estos nombres dependen de cada cliente, por lo que pueden variar según la propia configuración de cada usuario)
- Tipología: permite seleccionar una o varias tipologías de las empresas, según la clasificación de tipologías definidas por cada cliente.
- Tipificación: permite seleccionar una o varias tipificaciones de las empresas, en las que asociar el metadato.
Una vez elegidas sobre qué empresas se aplicarán los metadatos, en el listado de metadatos debe realizarse esa selección. Para ello, se marcará el icono de check de los metadatos deseados y pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
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Equipo
- Origen: Permite elegir entre equipo propio o equipo ajeno.
- Tipo: Permite elegir entre los diferentes tipos de equipos, definidos en Tablas Maestras.
- Familia: Permite elegir entre las diferentes familias de equipos, definidas en Tablas Maestras.
- Grupo: Permite elegir entre los diferentes grupos de equipos, definidos en Tablas Maestras.
- Tipificación: Permite elegir entre las diferentes tipificaciones, definidas por el cliente.
Una vez elegidas sobre qué empresas se aplicarán los metadatos, en el listado de metadatos debe realizarse esa selección. Para ello, se marcará el icono de check de los metadatos deseados y pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
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Incidencia
- Tipo de incidencia, definido en Tablas Maestras.
- Origen de incidencia, definido en Tablas Maestras.
Una vez elegidas sobre qué incidencias se aplicarán los metadatos, en el listado de metadatos debe realizarse esa selección. Para ello, se marcará el icono de check de los metadatos deseados y pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Objetivo
- Tipo de objetivo, definido en Tablas Maestras.
Una vez elegidas sobre qué objetivos se aplicarán los metadatos, en el listado de metadatos debe realizarse esa selección. Para ello, se marcará el icono de check de los metadatos deseados y pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Trabajador Externo
En el listado de metadatos, realizar esa selección, marcando el icono de check
de los metadatos deseados, que se quieran asociar a los trabajadores externos y luego pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Trabajador Interno
En el listado de metadatos, realizar esa selección, marcando el icono de check
de los metadatos deseados, que se quieran asociar a los trabajadores internos y luego pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Visita
de los metadatos deseados, que se quieran asociar a las visitas y luego pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Visitante
de los metadatos deseados, que se quieran asociar a los visitantes y luego pulsar en el icono de guardar El listado de metadatos informa de:
- Metadato obligatorio o no
- Metadato que recoge el nombre del metadato
- Tipo de metadato que indica de qué tipo de metadato
- Requisitos de uso del metadato
Pulse aquí para comprimir este apartado
Nueva Asociación
Búsqueda Asociaciones
- Entidad: Debe seleccionarse un elemento de la lista de elementos disponibles. Son tipos de elementos de la aplicación, que actualmente pueden tener metadatos asociados (empresa, trabajadores, equipos, documentos, etc.)
- Metadato: Permite filtrar las asociaciones a partir del nombre parcial o total del metadato
- Tipo: Permite indicar de qué tipo de metadato se quiere realizar la búsqueda de los metadatos y los elementos.
Una vez definidos los filtros, pulsar en el icono de buscar 
. Si se desea limpiar los filtros definidos, pulsar el icono de limpiar 
Al pulsar el icono de buscar aparecerán las asociaciones realizadas entre plantillas de metadatos y los elementos de la aplicación, que cumplan con los filtros establecidos.
El resultado de la búsqueda se divide en las siguientes columnas de las plantillas de metadatos:
- Pulsando en este icono, permite consultar y añadir/quitar permisos sobre este metadato.
Pulsando en el icono se pueden ver todos los metadatos asociados a ese tipo de elemento y se puede configurar la seguridad de acceso al metadato tanto a usuarios internos como a usuarios externos- Si se selecciona este icono asociado a cada asociación, se pueden eliminar de forma masiva con el icono de eliminar
situado en la zona inferior derecha de la pantalla - Obligatorio. Este campo indica si el metadato para este elemento es obligatorio que tenga valor o no es obligatorio
- Entidad. Recoge el tipo de elemento afectado por el metadato
- Clasificación. Dependiendo del tipo de elemento, esta columna recogerá específicamente que subgrupo de elementos se verán afectados por el metadato. Ej. Si es una empresa, en clasificación aparece vacío si son todos los tipos de empresa o contrata/subcontrata si solo afecta a este tipo de empresa
- Metadato. Nombre de la plantilla de metadato asociada al elemento
- Tipo de metadato. Indica a qué tipo de metadato pertenece la plantilla
- Requisitos que se deben tener en cuenta a la hora de incorporar valores al metadato para ese tipo de elemento
Sobre el listado completo de asociaciones o marcando alguna de ellas, se pueden realizar toda una serie de acciones:
- Pulsando en su icono de selección asociado se pueden eliminar pulsando en el icono inferior de eliminar . Aparece un mensaje de advertencia, que indica que si se elimina la asociación, se eliminará este campo de todos los elementos que lo tuviesen, eliminando también los valores asociados al campo.
Seleccionando las asociaciones y pulsando en el candado inferior, permite la asignación de permisos de una forma masiva.- Intranet; donde se recogen los permisos asignados a perfiles, usuarios y departamentos a tres niveles de seguridad:
- Administración; este permiso permite modificar la plantilla de metadato, sus requisitos e incluso eliminar la asociación del metadato con el elemento
- Gestión; este permiso permite añadir o modificar los valores del metadato en cada elemento
- Consulta; este permiso permite solo consultar los valores del metadato en cada elemento
- Extranet; donde se recogen los permisos asignados a perfiles, usuarios a dos niveles de seguridad:
- Gestión; este permiso permite añadir o modificar los valores del metadato en cada elemento
- Consulta; este permiso permite solo consultar los valores del metadato en cada elemento
- Para asociar permisos a perfiles, usuarios (intranet/extranet) o departamentos (intranet), hay que pulsar en el botón de añadir y aparecerá una ventana, como la siguiente, con el listado de usuarios, perfiles o departamentos (según lo seleccionado), hay que seleccionar el elemento o elementos e indicar que rol de seguridad (administración, gestión, consulta) tendrán y pulsar finalmente en el botón guardar
- Para eliminar de un perfil, usuario o departamento, permisos sobre un metadato asociado a un elemento, simplemente, hay que seleccionarlo pulsando en el icono de check y posteriormente seleccionar el icono de eliminar
Búsqueda Asociación
Búsqueda Metadatos
- Tipo de metadato. Hay que seleccionar el valor de la lista de tipos de metadatos definidos
- Texto
- Número entero
- Número decimal
- Hora
- Fecha
- Mes
- Año
- Casilla de selección única entre diferentes valores definidos
- Seleccionar (radio button) con diferentes valores excluyentes
- Lista desplegable multiselección entre diferentes valores definidos
- Casilla de resultado (check button) con diferentes alternativas no excluyentes
- Fichero
- Metadato. En este campo de texto, se pueden buscar los metadatos por el nombre parcial o completo que se le haya puesto a este.
- Obligatorio. Con este campo de selección se puede indicar que solo aparezcan los campos obligatorios, los no obligatorios o todos si no se selecciona nada
- Aplicar en buscadores. Permite buscar metadatos que están aplicados en los buscadores o no.
- Ayuda. En este campo de texto, se pueden buscar los metadatos por el texto parcial o completo de la ayuda que se haya incorporado a los metadatos
Una vez definidos los filtros, hay que pulsar en el icono de buscar . Si se quieren limpiar los filtros definidos, pulsar en el icono de limpiar .
El resultado de la búsqueda se divide en la siguientes columnas:
- Tipo de metadato. Indica a qué tipo de metadato pertenece la plantilla
- Metadato. Nombre de la plantilla de metadato definida
- Obligatorio. Donde se recoge si la plantilla de metadato será obligatoria o no que tenga un valor
- Aplicar en buscadores. Indica si el metadato se aplica en los buscadores o no.
- Ayuda. Definida para la plantilla del metadato
Marcando ende los metadatos y pulsando en , se elimina el metadato.
Búsqueda Metadatos
Trazabilidad
En esta pestaña se puede consultar la trazabilidad relativa a la edición de las plantillas de los metadatos, así como de las asociaciones.
Pulse aquí para comprimir este apartado
o eliminar 
