Coordinación. Centros de Trabajo. Biblioteca

También es posible crear la ficha documental que se quiere asociar al centro de trabajo, desde esta pantalla, sin necesidad de ir al gestor documental. Para ello hay que pulsar en «Nuevo documento» y aparecerá la siguiente pantalla:

En la ventana que aparece hay que realizar el siguiente procedimiento:

• Seleccionar la carpeta donde se quiere crear el nuevo documento.
• Pulsar en la opción de «Seleccionar carpeta».
• Aparece una segunda pestaña llamada Ficha donde se deben indicar los datos del nuevo documento, como se puede apreciar en la siguiente pantalla.

Sólo aparecerán las carpetas donde el propio usuario tenga permisos de gestión

• Pulsar Guardar y almacenará la nueva ficha documental.
• Aparecen dos pestañas más, para añadir ficheros a la ficha documental y para asociar la ficha a otros elementos del sistema:

Ficheros: Añadir ficheros físicos de nuestro equipo

• Pulsar en Seleccionar Archivo para buscar el fichero en el equipo que se quiere adjuntar a la ficha documental.
  • Describir el nombre del archivo.
  • Pulsar en el icono de para cargar el fichero en el sistema
  • El fichero se cargará en la aplicación.

• Asociar la ficha documental a otros elementos del sistema (empresas, trabajadores, equipos, centros,….)
  • Seleccionar el tipo de elemento al que se quiere asociar el documento, eligiendo la subpestaña adecuada.
  • Seleccionar nuevos elementos del tipo elegido pulsando en el icono de para asociarlos a la ficha documental.

• Volver a la pestaña de ficha, una vez que se considere que el documento está correcto, pulsar en Pasar a Pendiente Publicar ó Pasar a Pendiente de Revisar (ficha documental con flujo) para que la ficha documental siga su proceso hasta ser publicada por los administradores de su carpeta.
• Una vez publicado por los administradores, se puede visualizar en la pestaña de Biblioteca de Empresa desde la que se ha creado el documento.

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También es posible asociar fichas documentales publicadas en el gestor documental a la empresa, desde esta pantalla, pulsar «Asociar documento» y aparecerá la siguiente pantalla:

Se pueden filtrar las fichas documentales introduciendo caracteres directamente en los espacios de Código Documento, Título o Carpeta para acotar la búsqueda de la ficha, o pulsar directamente sobre para ejecutar la búsqueda:

Aparecen todos los documentos publicados sobre los que se tienen permisos de consulta o de gestión.Seleccionar las fichas que se quieren asociar y luego pulsando se guardan las nuevas asociaciones y la ficha documental se integrará en la pestaña Biblioteca. Se pueden adjuntar tantos documentos como se deseen. En la información del documentos asociado se pueden ver:

• Código de la ficha documental.
• Fecha publicación de la ficha documental.
• Título de la ficha documental.
• Editado por nombre del usuario que editó el documento.
• Vigencia de la ficha documental
  • Indica que la ficha documental no tiene control de vigencias.
  • Indica que la ficha documental está vigente.
  • Indica que la ficha documental está caducada.

• Adjuntos de la ficha del documento:
  • Permite ver el fichero adjunto de una ficha documental, es decir, automáticamente saldrá una vista del archivo (pdf, imágenes) o pedirá que se descargue el archivo.
  • Permite ver los ficheros adjuntos de una ficha documental, aparecerá una pantalla desde la que se puede visualizar o descargar los archivos adjuntos, pulsando en el nombre de cada fichero.
• Seleccionar las fichas documentales para asociarlas a la biblioteca de la empresa.
• Guardan las nuevas asociaciones

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